征管檔案歸檔管理辦法總則目的為了加強(qiáng)本公司征管檔案的科學(xué)管理，確保征管檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司所有涉及征管業(yè)務(wù)形成的各類(lèi)檔案的歸檔管理工作。包括但不限于稅務(wù)征管、財(cái)務(wù)征管、業(yè)務(wù)征管等方面產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。定義本辦法所稱征管檔案，是指在征管活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則征管檔案歸檔管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分類(lèi)歸檔、便于查閱利用的原則，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的征管檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全公司的征管檔案歸檔管理工作。各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)征管檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并接受檔案管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，制定和完善征管檔案歸檔管理制度和操作流程。2.組織開(kāi)展征管檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.建立健全征管檔案檢索工具和數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案的查閱、利用提供便利。4.定期對(duì)征管檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與記錄相符。5.負(fù)責(zé)對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。6.按照規(guī)定的程序和要求，對(duì)超過(guò)保管期限的征管檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀處理。業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)征管業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的檔案資料的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行集中管理。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用和保密工作，提供必要的協(xié)助和支持。檔案的收集與整理收集范圍1.稅務(wù)征管檔案：包括稅務(wù)登記資料、納稅申報(bào)資料、稅款繳納記錄、稅務(wù)檢查報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)及審批資料等。2.財(cái)務(wù)征管檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析資料等。3.業(yè)務(wù)征管檔案：包括業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、客戶資料、業(yè)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)審批文件等。4.其他與征管業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，如會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、全面收集。2.檔案資料的收集應(yīng)遵循“誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)收集”的原則，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者的內(nèi)容一致。4.收集的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序、業(yè)務(wù)類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)整理，以便于后續(xù)的歸檔和管理。整理方法1.檔案資料的整理應(yīng)遵循檔案管理的基本原則和方法，按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和裝訂。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得影響文件的閱讀和保存。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于檢索和查詢。4.檔案資料的整理應(yīng)做到分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊、目錄清晰，確保檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。檔案的分類(lèi)與編號(hào)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.本公司征管檔案采用“年度業(yè)務(wù)類(lèi)別保管期限”的分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)。2.年度：按照檔案形成的年份進(jìn)行劃分，如2023年、2024年等。3.業(yè)務(wù)類(lèi)別：根據(jù)征管業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)，分為稅務(wù)征管、財(cái)務(wù)征管、業(yè)務(wù)征管等類(lèi)別。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠準(zhǔn)確反映檔案的分類(lèi)、年度、順序等信息。2.檔案編號(hào)采用“年度+業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼+保管期限代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如，2023年稅務(wù)征管類(lèi)永久保管的第10份檔案，編號(hào)為“2023SWYJ010”。3.業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼：稅務(wù)征管為“SW”，財(cái)務(wù)征管為“CW”，業(yè)務(wù)征管為“YW”等。4.保管期限代碼：永久為“YJ”，長(zhǎng)期為“CQ”，短期為“DQ”。5.順序號(hào)：按照檔案在該類(lèi)別、該年度內(nèi)的排列順序依次編號(hào)，采用三位數(shù)字表示，不足三位的在前面補(bǔ)“0”。檔案的歸檔與存儲(chǔ)歸檔時(shí)間1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在每年的3月底前，將上一年度形成的征管檔案資料整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.對(duì)于一些臨時(shí)性、階段性的征管業(yè)務(wù)，檔案資料應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)移交歸檔。歸檔手續(xù)1.業(yè)務(wù)部門(mén)在移交檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《征管檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)在接收檔案資料時(shí)，應(yīng)按照《征管檔案移交清單》進(jìn)行核對(duì)，確保檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量與清單相符。3.對(duì)于不符合歸檔要求的檔案資料，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。存儲(chǔ)要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、密集架、除濕機(jī)、滅火器等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，防止檔案受潮、霉變、蟲(chóng)蛀等。3.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)的順序進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找和管理。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，如光盤(pán)、硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱征管檔案，應(yīng)填寫(xiě)《征管檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員因特殊原因需要查閱征管檔案，應(yīng)持有單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門(mén)人員的陪同下進(jìn)行查閱。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案資料，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。確因工作需要借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的時(shí)間歸還。3.查閱人員不得擅自復(fù)制、抄錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制、抄錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制、抄錄手續(xù)。利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司的征管業(yè)務(wù)提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)需要向相關(guān)部門(mén)和人員提供檔案資料的查閱、復(fù)制、咨詢等服務(wù)。2.對(duì)于一些具有重要參考價(jià)值的檔案資料，檔案管理部門(mén)可以進(jìn)行匯編、整理，形成專(zhuān)題資料，供公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)參考使用。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、利用情況進(jìn)行記錄，以便于統(tǒng)計(jì)和分析。檔案的保密與安全保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，保守征管檔案的秘密。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、加密存儲(chǔ)等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全保密。4.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將檔案資料提供給外部單位和個(gè)人。安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.對(duì)于發(fā)生的檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取有效的措施進(jìn)行處理，減少損失。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)超過(guò)保管期限的征管檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀。銷(xiāo)毀程序1.對(duì)于經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等信息，并由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.