檔案歸類存檔管理辦法一、引言親愛的同事們，在咱們公司的日常運(yùn)營(yíng)中，檔案就像是一部部記錄公司發(fā)展歷程的史書，它承載著公司從創(chuàng)立之初到不斷壯大過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。無(wú)論是重要的合同文件，還是員工的個(gè)人資料，又或是業(yè)務(wù)開展過程中的各類數(shù)據(jù)，這些檔案對(duì)于公司的決策制定、業(yè)務(wù)延續(xù)以及合規(guī)運(yùn)營(yíng)都起著至關(guān)重要的作用。隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)范圍的日益拓展，檔案數(shù)量也在迅猛增長(zhǎng)。為了確保這些檔案能夠得到妥善的管理，方便大家在需要的時(shí)候快速、準(zhǔn)確地查閱和使用，同時(shí)也遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，咱們制定了這份《檔案歸類存檔管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同守護(hù)好公司的這些寶貴財(cái)富。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及全體員工所產(chǎn)生和涉及的各類檔案資料的歸類、存檔管理工作。無(wú)論是總部各部門，還是分布在各地的分支機(jī)構(gòu)，只要是與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，都需按照本辦法執(zhí)行。三、檔案定義及分類（一）檔案定義檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。這里的形式包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、音頻、視頻等；載體則涵蓋紙張、光盤、硬盤等。（二）檔案分類1.行政檔案公司證照類：包含公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（已多證合一）、各類經(jīng)營(yíng)許可證等，這些證照是公司合法運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)證明文件。公司制度類：公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，如人事制度、財(cái)務(wù)制度、行政管理制度等，它們是公司運(yùn)營(yíng)的行為準(zhǔn)則。會(huì)議文件類：公司各類會(huì)議產(chǎn)生的會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等文件，記錄了公司重要決策過程和工作安排。往來(lái)信函類：與政府部門、合作伙伴、客戶等之間的往來(lái)信件、公函等，反映了公司對(duì)外溝通交流的情況。2.人事檔案員工入職檔案：從員工投遞簡(jiǎn)歷開始，到正式入職過程中產(chǎn)生的所有資料，如簡(jiǎn)歷、面試記錄、錄用通知、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。員工培訓(xùn)檔案：記錄員工在公司參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)成績(jī)、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料，體現(xiàn)員工的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)歷程。員工考核檔案：包含員工的績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等，是對(duì)員工工作表現(xiàn)的客觀評(píng)價(jià)依據(jù)。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證等，是記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明，也是登記賬簿的依據(jù)。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。財(cái)務(wù)報(bào)表類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映公司一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。稅務(wù)資料類：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等，與公司稅務(wù)相關(guān)的各類資料。4.業(yè)務(wù)檔案項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司開展的各類項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的所有文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等?？蛻魴n案：客戶基本信息、客戶需求記錄、與客戶的溝通記錄、銷售合同等，是公司了解客戶、維護(hù)客戶關(guān)系的重要資料。市場(chǎng)推廣檔案：市場(chǎng)調(diào)研資料、營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料、市場(chǎng)活動(dòng)記錄等，記錄了公司市場(chǎng)推廣工作的開展情況。四、檔案的收集1.收集責(zé)任主體各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，需指定專人負(fù)責(zé)具體的檔案收集工作。我們鼓勵(lì)各部門積極主動(dòng)地開展檔案收集工作，確保本部門產(chǎn)生的檔案資料無(wú)遺漏。檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)各部門收集的檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收和初步審核，協(xié)助各部門解決檔案收集過程中遇到的問題。2.收集時(shí)間常規(guī)檔案資料應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集。例如，一次會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)會(huì)議文件應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢；一份合同簽訂完成后，合同文本及相關(guān)附件也應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如重要的政策文件、緊急業(yè)務(wù)往來(lái)信函等，應(yīng)在收到或產(chǎn)生后的當(dāng)天及時(shí)收集。希望大家養(yǎng)成及時(shí)收集檔案的好習(xí)慣，避免因拖延導(dǎo)致檔案丟失或損壞。3.收集要求檔案資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。收集的文件應(yīng)是原件，若因特殊情況無(wú)法提供原件，需提供經(jīng)確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處。例如，對(duì)于一些重要的合同，必須收集原件歸檔；若因業(yè)務(wù)需要原件在其他部門暫時(shí)使用，復(fù)印件上應(yīng)注明“與原件核對(duì)無(wú)誤，原件存于[具體部門]”字樣，并加蓋提供部門公章。電子檔案應(yīng)保證格式規(guī)范、內(nèi)容清晰可辨，且具有不可修改性（如有需要）。對(duì)于電子文檔，盡量采用通用格式，如PDF、DOCX等，避免使用一些小眾軟件生成的格式，以免后續(xù)查閱困難。同時(shí)，重要的電子檔案可進(jìn)行加密處理，確保其安全性。五、檔案的歸類1.歸類原則按類別歸類：按照前面所劃分的行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等大類進(jìn)行歸類，每個(gè)大類下再細(xì)分小類，確保檔案歸類清晰明確。按時(shí)間順序歸類：在同一類別檔案中，按照檔案產(chǎn)生的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，便于追溯檔案的歷史脈絡(luò)。例如，在財(cái)務(wù)檔案的會(huì)計(jì)憑證類中，按照憑證的日期先后順序整理歸檔。按項(xiàng)目或主體歸類：對(duì)于業(yè)務(wù)檔案中的項(xiàng)目檔案和客戶檔案，以項(xiàng)目名稱或客戶名稱為單位進(jìn)行歸類，方便集中查閱與特定項(xiàng)目或客戶相關(guān)的所有資料。2.歸類方法紙質(zhì)檔案：為每一類檔案設(shè)置專門的文件夾或檔案盒，并在文件夾或檔案盒上清晰標(biāo)注檔案類別、小類及時(shí)間范圍等信息。例如，“行政檔案公司制度類2023年”。在文件夾或檔案盒內(nèi)，按照時(shí)間順序或項(xiàng)目/主體順序排列文件，并為每份文件編制編號(hào)，建立相應(yīng)的文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁(yè)碼等信息，方便快速查找。電子檔案：在公司指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備或系統(tǒng)中，按照檔案類別建立相應(yīng)的文件夾，文件夾命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案一致。每個(gè)文件夾內(nèi)再按照時(shí)間或項(xiàng)目/主體建立子文件夾，將電子文件存放其中。同時(shí)，為電子檔案建立電子索引表，記錄文件的存儲(chǔ)路徑、文件名、日期、摘要等關(guān)鍵信息，便于通過搜索功能快速定位所需文件。六、檔案的存檔（一）存檔方式1.紙質(zhì)檔案存檔公司設(shè)立專門的檔案室用于存放紙質(zhì)檔案。檔案室應(yīng)配備合適的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放整齊有序，便于查找。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，檢查檔案的完整性和存放狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。2.電子檔案存檔采用安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、移動(dòng)硬盤等，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。同時(shí)，定期對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。建議每[X]個(gè)月對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行一次數(shù)據(jù)完整性檢查，每[X]年對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，防止因設(shè)備老化導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。除本地存儲(chǔ)外，還應(yīng)利用云存儲(chǔ)服務(wù)進(jìn)行異地備份，以應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、設(shè)備故障等突發(fā)情況，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。選擇云存儲(chǔ)服務(wù)提供商時(shí)，要確保其具備良好的信譽(yù)、可靠的安全防護(hù)措施和數(shù)據(jù)隱私保護(hù)機(jī)制。（二）存檔期限1.短期存檔：部分時(shí)效性較強(qiáng)、對(duì)公司長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)影響較小的檔案，如一般性的會(huì)議通知、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)往來(lái)信函等，存檔期限為[X]年。在存檔期限屆滿后，經(jīng)檔案管理人員審核，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.中期存檔：一些與公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)密切相關(guān)，但重要性相對(duì)適中的檔案，如員工培訓(xùn)檔案、市場(chǎng)推廣活動(dòng)資料等，存檔期限為[X]年。3.長(zhǎng)期存檔：涉及公司核心利益、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案，如公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、重大項(xiàng)目合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)長(zhǎng)期存檔，永久保存。（三）存檔安全1.物理安全檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件。安裝防火報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，定期檢查消防設(shè)施的有效性；配備除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，控制室內(nèi)濕度和溫度；在檔案架、柜內(nèi)放置防蟲藥品，定期清理檔案室，防止蟲害滋生；安裝門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，確保檔案安全。對(duì)檔案室的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。檔案架、柜如有損壞，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換，避免因設(shè)備問題導(dǎo)致檔案受損。2.信息安全對(duì)于電子檔案，要采取嚴(yán)格的信息安全防護(hù)措施。設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問特定的電子檔案。例如，財(cái)務(wù)檔案僅限財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員和經(jīng)授權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)訪問；人事檔案僅限人力資源部門相關(guān)人員和員工本人（在符合規(guī)定的情況下）訪問。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。采用先進(jìn)的加密算法，對(duì)存儲(chǔ)在本地和云端的電子檔案進(jìn)行加密，確保即使數(shù)據(jù)被非法獲取，也無(wú)法讀取其中的內(nèi)容。同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染對(duì)電子檔案造成損害。七、檔案的查閱與借閱1.查閱流程員工因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類別、名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的工作需求，認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，確保查閱行為合理合規(guī)。申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交檔案管理人員。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在檔案庫(kù)中查找相應(yīng)檔案，并在專門的查閱區(qū)域提供給查閱人。查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，不得將檔案帶出查閱區(qū)域。若因特殊情況需要延長(zhǎng)查閱時(shí)間，需提前向檔案管理人員申請(qǐng)。2.借閱流程若員工需要借閱檔案帶出檔案室，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還需注明借閱期限，并提交部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人雙重審批。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)在借閱期滿前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。檔案管理人員在借出檔案前，應(yīng)與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等，并在《檔案借閱登記冊(cè)》上詳細(xì)記錄檔案名稱、借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。檔案管理人員在收回檔案時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查檔案的完整性和是否有損壞情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。八、檔案的銷毀1.銷毀鑒定對(duì)于達(dá)到存檔期限且經(jīng)評(píng)估確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，并組織相關(guān)部門人員（如業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等）進(jìn)行銷毀鑒定。鑒定過程應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、法律風(fēng)險(xiǎn)等因素。經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、類別、數(shù)量、形成時(shí)間、銷毀原因等信息。2.銷毀審批《檔案銷毀清冊(cè)》需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)鑒定意見和公司實(shí)際情況，對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行全面審核，確保銷毀行為符合公司利益和法律法規(guī)要求。審批通過后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀執(zhí)行檔案銷毀工作應(yīng)由兩人以上共同執(zhí)行，確保銷毀過程的公正性和嚴(yán)肅性。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并確保無(wú)法恢復(fù)。銷毀完成后，執(zhí)行人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。同時(shí)，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料留存，以備日后查閱。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，成員由各部門代表和檔案管理部門人員組成。監(jiān)督小組定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查，包括檔案的收集、歸類、存檔、查閱、借閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行。鼓勵(lì)員工對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)并及時(shí)報(bào)告檔案管理違規(guī)行為的員工，公司將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，對(duì)違規(guī)行為的舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密，保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益。2.考核機(jī)制將檔案管理工作納入各部門及相關(guān)人員的績(jī)效考核體系?？己酥笜?biāo)包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、檔案歸類的準(zhǔn)確