物業(yè)采購平臺管理辦法總則目的為規(guī)范物業(yè)采購平臺的管理與使用，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，加強廉政建設，維護公司及相關方的合法權益，依據國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司通過物業(yè)采購平臺進行的所有采購活動，包括但不限于物業(yè)服務所需的各類物資、設備、服務的采購。定義1.物業(yè)采購平臺：指公司建立的用于集中管理采購業(yè)務的信息化系統(tǒng)，涵蓋采購計劃制定、供應商管理、采購流程執(zhí)行、合同管理、采購結算等功能模塊。2.采購部門：負責組織和實施采購活動的部門，在采購平臺上發(fā)起采購需求、選擇供應商、簽訂合同等。3.使用部門：提出采購需求的部門，如物業(yè)維修部、保潔部、安保部等。4.供應商：通過平臺審核，為公司提供物資、設備或服務的企業(yè)或個人。采購平臺組織架構與職責組織架構公司設立物業(yè)采購平臺管理領導小組，由公司高層管理人員組成，負責采購平臺的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策和監(jiān)督管理。領導小組下設采購管理辦公室，負責采購平臺的日常運營和管理工作。采購部門、使用部門等相關部門按照各自職責參與采購平臺的各項工作。職責分工1.采購平臺管理領導小組制定采購平臺的發(fā)展戰(zhàn)略和政策，確保采購活動符合公司的整體利益和發(fā)展方向。審批重大采購項目和采購預算，監(jiān)督采購平臺的運行情況，協(xié)調解決采購過程中的重大問題。對采購平臺的管理人員進行考核和評價。2.采購管理辦公室負責采購平臺的系統(tǒng)建設、維護和升級，確保平臺的穩(wěn)定運行和數據安全。制定采購平臺的操作規(guī)范和流程，組織相關人員進行培訓。審核供應商的準入資格，建立和維護供應商數據庫。監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況，對采購活動進行統(tǒng)計分析和績效評估。3.采購部門根據使用部門的采購需求，在采購平臺上制定采購計劃，選擇合適的采購方式。發(fā)布采購信息，邀請供應商參與投標或報價。組織開標、評標、定標等工作，與中標供應商簽訂采購合同。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中的問題。4.使用部門提出準確、合理的采購需求，明確采購物資、設備或服務的規(guī)格、型號、數量、質量要求等。參與采購項目的技術評審和驗收工作，對采購結果進行反饋和評價。采購計劃管理采購計劃的編制1.使用部門應在每年年底前，根據本部門下一年度的工作任務和需求，編制年度采購計劃，并提交給采購部門。年度采購計劃應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數量、預算金額、采購時間等內容。2.采購部門對使用部門提交的年度采購計劃進行匯總和審核，結合公司的財務預算和實際情況，制定公司年度采購總計劃。年度采購總計劃應報采購平臺管理領導小組審批。3.對于臨時發(fā)生的采購需求，使用部門應填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、采購內容和預算金額等，經部門負責人審核后，提交給采購部門。采購部門根據實際情況，將臨時采購需求納入月度采購計劃。采購計劃的調整1.采購計劃一經批準，原則上不得隨意調整。如因特殊情況需要調整采購計劃，使用部門應填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整原因和調整內容，經部門負責人、采購部門負責人審核后，報采購平臺管理領導小組審批。2.采購計劃調整后，采購部門應及時在采購平臺上更新相關信息，并通知相關部門。供應商管理供應商準入1.有意向成為公司供應商的企業(yè)或個人，應在采購平臺上注冊并提交相關資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質證書、業(yè)績證明等。2.采購管理辦公室對供應商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察。審核合格的供應商，納入供應商數據庫，并在采購平臺上公布。3.對于重要物資、設備或服務的供應商，采購管理辦公室應組織相關部門進行聯合評審，確保供應商具備相應的實力和信譽。供應商評價1.采購部門應定期對供應商的表現進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.采購管理辦公室根據供應商的評價結果，對供應商進行動態(tài)管理。對于評價結果為優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對于評價結果為不合格的供應商，取消其供應商資格。供應商退出1.供應商出現以下情況之一的，應退出供應商數據庫：提供的產品或服務質量嚴重不符合要求，給公司造成重大損失的。多次延遲交貨，影響公司正常生產經營的。存在商業(yè)賄賂、欺詐等違法行為的。主動申請退出的。2.采購管理辦公室應及時在采購平臺上更新供應商信息，并通知相關部門。采購流程管理采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的采購項目。采購部門應在采購平臺上發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標。2.邀請招標：適用于采購金額較大、技術要求較高，但潛在供應商較少的采購項目。采購部門應向至少三家符合條件的供應商發(fā)出投標邀請書。3.競爭性談判：適用于技術復雜、性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求的采購項目。采購部門應與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，或發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目。采購部門應報采購平臺管理領導小組審批后，與供應商直接簽訂采購合同。5.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格型號明確、市場價格相對穩(wěn)定的采購項目。采購部門應向至少三家供應商發(fā)出詢價單，根據供應商的報價確定成交供應商。采購流程1.需求申請：使用部門在采購平臺上填寫《采購申請表》，提交采購需求。2.需求審核：采購部門對使用部門提交的采購需求進行審核，審核內容包括需求的合理性、預算的準確性等。審核通過后，采購部門制定采購計劃。3.采購信息發(fā)布：采購部門根據采購計劃，在采購平臺上發(fā)布采購信息，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、交貨期、投標截止時間等。4.供應商響應：供應商在規(guī)定的時間內，在采購平臺上提交投標文件或報價單。5.開標、評標、定標：采購部門組織開標、評標、定標工作。開標應在規(guī)定的時間和地點進行，評標應按照預先確定的評標標準和方法進行，定標應選擇綜合得分最高的供應商為中標供應商。6.合同簽訂：采購部門與中標供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務、采購金額、交貨期、質量標準、售后服務等內容。合同簽訂后，采購部門應在采購平臺上上傳合同副本。7.合同執(zhí)行：供應商按照合同約定提供物資、設備或服務，采購部門跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中的問題。8.驗收結算：使用部門對采購的物資、設備或服務進行驗收，驗收合格后，采購部門根據合同約定辦理結算手續(xù)。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，合同條款應符合國家法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定。合同簽訂前，采購部門應組織相關部門對合同條款進行審核，確保合同條款公平、合理、合法。2.采購合同應由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章。合同執(zhí)行1.采購部門和供應商應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購部門應及時支付貨款，供應商應按時交貨并提供優(yōu)質的售后服務。2.如因不可抗力等原因導致合同無法履行或部分無法履行的，雙方應及時協(xié)商解決，并簽訂補充協(xié)議。合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應報采購平臺管理領導小組審批。2.如出現以下情況之一的，合同可以解除：雙方協(xié)商一致解除合同的。因不可抗力導致合同無法履行的。一方嚴重違約，致使合同目的無法實現的。3.合同解除后，雙方應按照合同約定和相關法律法規(guī)的規(guī)定，處理善后事宜。采購監(jiān)督與審計監(jiān)督機制1.采購平臺管理領導小組應定期對采購平臺的運行情況和采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購活動合法、合規(guī)、公正、透明。2.采購管理辦公室應加強對采購流程的日常監(jiān)督，對采購活動中的違規(guī)行為及時進行糾正和處理。3.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計，審計內容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。違規(guī)處理1.對于在采購活動中存在違規(guī)行為的部門和個人，應按照公司的相關規(guī)定進行處理。違規(guī)行為包括但不限于