物業(yè)行業(yè)采購管理辦法總則目的為加強物業(yè)行業(yè)采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率和資金使用效益，保證采購質(zhì)量，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物業(yè)行業(yè)的實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于物業(yè)行業(yè)內(nèi)各企業(yè)及相關(guān)組織（以下簡稱“采購單位”）的各類采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。采購原則采購活動應(yīng)遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則，確保采購過程的透明度和規(guī)范性。同時，應(yīng)注重采購的經(jīng)濟性和效益性，在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本。采購管理機構(gòu)及職責(zé)采購管理委員會1.組成：采購管理委員會由公司高層管理人員、財務(wù)人員、采購人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.職責(zé)：制定和修訂采購管理辦法及相關(guān)規(guī)章制度。審議和批準(zhǔn)年度采購計劃和預(yù)算。審核重大采購項目的采購方案和供應(yīng)商選擇。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。采購部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)編制和執(zhí)行采購計劃，組織實施采購活動。收集、整理和分析市場信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。組織采購項目的招標(biāo)、談判等工作，選擇合適的供應(yīng)商。簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，確保采購物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量交付。處理采購過程中的投訴和糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。其他部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并參與采購項目的驗收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和資金使用情況，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。3.審計部門：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購資金的使用效益。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需要和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，在每年[具體時間]前提出下一年度的采購需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報采購部門。2.采購部門應(yīng)根據(jù)需求部門提出的采購需求，結(jié)合公司的年度預(yù)算和庫存情況，編制年度采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。3.年度采購計劃經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報采購部門。2.采購部門應(yīng)根據(jù)需求部門的申請，對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，并報采購管理委員會審議批準(zhǔn)。采購方式及程序采購方式1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的采購項目。公開招標(biāo)應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定進(jìn)行，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。2.邀請招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜，但供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目。邀請招標(biāo)應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。3.競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的的采購項目。競爭性談判應(yīng)邀請至少三家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的采購項目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的采購項目。單一來源采購應(yīng)報采購管理委員會批準(zhǔn)。5.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。詢價采購應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較價格后確定供應(yīng)商。采購程序1.采購申請：需求部門根據(jù)采購計劃和實際工作需要，填寫采購申請表，說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，對符合采購計劃和預(yù)算要求的采購申請，報采購管理委員會或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.選擇供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇合適的采購方式，并按照相應(yīng)的采購程序選擇供應(yīng)商。4.簽訂合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。5.合同執(zhí)行：采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付采購物資和服務(wù)。需求部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，在物資和服務(wù)交付后及時進(jìn)行驗收。6.付款結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核無誤后辦理付款結(jié)算手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價體系，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評價。2.選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。3.對于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和質(zhì)量保證體系。供應(yīng)商的管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、供貨情況、質(zhì)量反饋等內(nèi)容。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限制合作或終止合作。3.加強與供應(yīng)商的溝通和合作，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂前，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司的利益。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分送需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付采購物資和服務(wù)。2.需求部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，在物資和服務(wù)交付后及時進(jìn)行驗收。驗收合格后，需求部門應(yīng)出具驗收報告。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，審核無誤后辦理付款結(jié)算手續(xù)。合同變更和終止1.在合同執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、市場變化等原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)報采購管理委員會或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.如因不可抗力、供應(yīng)商違約等原因需要終止合同的，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按照合同約定的條款處理。采購驗收及付款管理采購驗收1.采購物資和服務(wù)交付后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量要求進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面，以及服務(wù)的質(zhì)量、效果等方面。2.驗收合格后，需求部門應(yīng)出具驗收報告，注明驗收結(jié)果和驗收日期。驗收報告應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人和采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.如驗收不合格，需求部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取更換、修理、退貨等措施，直至驗收合格為止。付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，審核無誤后辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同的約定執(zhí)行。2.對于采購金額較大的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的進(jìn)度進(jìn)行分期付款。在付款前，采購部門應(yīng)提供相關(guān)的發(fā)票和付款申請單。采購監(jiān)督與審計采購監(jiān)督1.采購管理委員會、審計部門等應(yīng)加強對采購活動的監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購資金的使用效益。2.采購部門應(yīng)定期向采購管理委員會和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受監(jiān)督和檢查。采購審計1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，審計內(nèi)容包括采