國企談判采購管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)1.目的為規(guī)范[公司名稱]（以下簡稱“公司”）談判采購活動，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。2.依據(jù)本辦法依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國合同法》以及相關(guān)行業(yè)主管部門發(fā)布的采購管理規(guī)范等法律法規(guī)制定。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各級全資、控股子企業(yè)（以下統(tǒng)稱“各單位”）以談判方式進行的各類貨物、工程和服務(wù)采購活動。（三）定義與原則1.定義談判采購是指采購方通過與供應(yīng)商進行直接談判，就采購標(biāo)的的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款達成一致，從而確定供應(yīng)商并簽訂采購合同的采購方式。2.原則公開透明原則：談判采購活動應(yīng)保持公開透明，采購信息、談判過程和結(jié)果應(yīng)按照規(guī)定進行公示，接受公司內(nèi)部和相關(guān)部門的監(jiān)督。公平競爭原則：確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與談判的機會，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商。公正原則：在談判過程中，應(yīng)公正對待所有供應(yīng)商，嚴格按照事先確定的標(biāo)準和程序進行評審和決策。誠實信用原則：采購方和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得有欺詐、串通等違法行為。（四）職責(zé)分工1.采購管理部門負責(zé)制定和完善公司談判采購管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。審核各單位談判采購計劃，匯總并上報公司管理層審批。組織或參與重大談判采購項目的談判工作，協(xié)調(diào)解決談判過程中的重大問題。建立和維護公司供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進行評價和管理。負責(zé)談判采購文件的歸檔管理工作。2.需求部門負責(zé)提出采購需求，明確采購標(biāo)的的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準、數(shù)量、交貨期等要求。參與采購文件的編制，提供技術(shù)支持和相關(guān)資料。參與供應(yīng)商的選擇和談判工作，對采購標(biāo)的的技術(shù)和商務(wù)條款提出意見。負責(zé)采購合同的執(zhí)行和驗收工作，及時反饋合同執(zhí)行過程中的問題。3.財務(wù)部門負責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。參與采購合同的審核，對付款方式、結(jié)算條款等提出財務(wù)意見。負責(zé)采購資金的支付和核算工作，監(jiān)督采購資金的使用情況。4.審計部門負責(zé)對談判采購活動進行審計監(jiān)督，包括采購計劃、采購文件、談判過程、合同簽訂等環(huán)節(jié)。對采購項目的經(jīng)濟效益和社會效益進行審計評價，提出改進建議。查處談判采購活動中的違規(guī)違紀行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。5.法律事務(wù)部門負責(zé)對采購文件和合同進行法律審查，確保其符合法律法規(guī)的要求。參與重大采購項目的談判工作，提供法律咨詢和支持。處理采購合同糾紛，維護公司的合法權(quán)益。二、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各單位需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目建設(shè)規(guī)劃以及實際工作需要，于每年[具體時間]前編制下一年度采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目名稱、采購標(biāo)的描述、采購數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)按照公司預(yù)算管理的要求進行編制，納入公司年度預(yù)算體系。對于預(yù)算外的采購項目，需求部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申報和審批。（二）采購計劃的審核與審批1.各單位采購管理部門負責(zé)對需求部門提交的采購計劃進行審核，重點審核采購項目的必要性、合理性、預(yù)算的準確性以及采購方式的適用性等。審核通過后，報本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.各單位年度采購計劃經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司采購管理部門匯總。公司采購管理部門對各單位的采購計劃進行綜合審核，提出審核意見，報公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層審批后的采購計劃，由公司采購管理部門下達各單位執(zhí)行。各單位應(yīng)嚴格按照批準的采購計劃組織實施采購活動，不得擅自調(diào)整。如因特殊情況確需調(diào)整的，應(yīng)按照規(guī)定的程序重新申報和審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇與準入1.供應(yīng)商的選擇渠道公開征集：通過公司網(wǎng)站、行業(yè)網(wǎng)站、媒體等渠道發(fā)布供應(yīng)商征集公告，廣泛征集潛在供應(yīng)商。推薦：由公司內(nèi)部員工、合作伙伴、行業(yè)協(xié)會等推薦供應(yīng)商。原有供應(yīng)商：對已與公司建立良好合作關(guān)系的供應(yīng)商，經(jīng)評價合格后可繼續(xù)作為候選供應(yīng)商。2.供應(yīng)商準入條件具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照。具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度，近[X]年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄。具有履行合同所必需的設(shè)備、專業(yè)技術(shù)能力和售后服務(wù)能力。符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準的要求，具備相應(yīng)的資質(zhì)證書或許可證明。3.供應(yīng)商準入程序供應(yīng)商申請：潛在供應(yīng)商應(yīng)向公司采購管理部門提交供應(yīng)商準入申請表及相關(guān)證明材料，包括企業(yè)基本情況、營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、財務(wù)報表等。資格審查：公司采購管理部門對供應(yīng)商提交的申請材料進行初審，對符合基本條件的供應(yīng)商進行實地考察或背景調(diào)查，核實其提供信息的真實性和準確性。評審與批準：公司采購管理部門組織相關(guān)部門對通過資格審查的供應(yīng)商進行綜合評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的技術(shù)能力、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、售后服務(wù)、價格水平等。評審結(jié)果報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準后納入公司供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商的評價與考核1.評價周期公司對供應(yīng)商實行定期評價和不定期評價相結(jié)合的方式。定期評價每[X]年進行一次，不定期評價根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和項目實際情況隨時進行。2.評價內(nèi)容產(chǎn)品質(zhì)量：包括產(chǎn)品的性能、質(zhì)量穩(wěn)定性、合格率等指標(biāo)，以驗收報告、質(zhì)量檢測報告等為評價依據(jù)。交貨期：考察供應(yīng)商是否能夠按照合同約定的時間按時交貨，以交貨記錄為評價依據(jù)。價格水平：對比市場同類產(chǎn)品價格，評估供應(yīng)商的價格合理性和競爭力。售后服務(wù)：包括響應(yīng)時間、解決問題的能力、服務(wù)態(tài)度等方面，以客戶反饋和售后服務(wù)記錄為評價依據(jù)。合作態(tài)度：考察供應(yīng)商在合作過程中的誠信度、配合度等方面的表現(xiàn)。3.評價方法定量評價：對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格等可量化的指標(biāo)進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，得出量化評價結(jié)果。定性評價：對售后服務(wù)、合作態(tài)度等難以量化的指標(biāo)，通過問卷調(diào)查、面談、會議評審等方式進行定性評價。4.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)評價結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，在同等條件下優(yōu)先選擇合作，并可給予一定的獎勵政策，如增加采購份額、縮短付款周期等。對于合格供應(yīng)商，應(yīng)督促其改進不足，提高服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品水平。對于連續(xù)兩次評價為合格的供應(yīng)商，應(yīng)減少采購份額或暫停合作。對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)立即終止合作，并從供應(yīng)商庫中刪除。同時，將不合格供應(yīng)商的相關(guān)信息通報給其他單位，避免再次合作。四、談判采購程序（一）采購文件編制1.采購管理部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和需求，組織需求部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員編制采購文件。采購文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：采購邀請：包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購方式、供應(yīng)商資格要求、報名時間和方式等信息。采購項目要求：詳細描述采購標(biāo)的的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準、數(shù)量、交貨期、售后服務(wù)等要求。商務(wù)條款：包括報價要求、付款方式、結(jié)算方式、合同主要條款等內(nèi)容。評審標(biāo)準：明確談判小組對供應(yīng)商進行評審的標(biāo)準和方法，包括技術(shù)評審標(biāo)準、商務(wù)評審標(biāo)準、價格評審標(biāo)準等。響應(yīng)文件格式：提供供應(yīng)商編制響應(yīng)文件的格式模板，包括報價函、技術(shù)方案、商務(wù)方案、資格證明文件等。2.采購文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行審核，確保文件內(nèi)容完整、準確、清晰，符合法律法規(guī)和公司的要求。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商邀請1.采購管理部門應(yīng)通過公司網(wǎng)站、電子郵件、傳真等方式向供應(yīng)商庫中的潛在供應(yīng)商發(fā)出采購邀請，并在公司網(wǎng)站上發(fā)布采購公告。采購邀請和公告應(yīng)明確采購項目的基本信息、供應(yīng)商資格要求、報名時間和方式等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的報名時間內(nèi)，向采購管理部門提交報名資料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、法定代表人授權(quán)委托書等。采購管理部門對供應(yīng)商的報名資料進行審核，確定符合資格要求的供應(yīng)商名單。（三）談判小組組建1.談判小組由采購管理部門、需求部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門、法律事務(wù)部門等相關(guān)人員組成，成員人數(shù)為[X]人以上單數(shù)。談判小組設(shè)組長一名，負責(zé)組織和協(xié)調(diào)談判工作。2.談判小組成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉采購項目的技術(shù)、商務(wù)要求，具有良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。與供應(yīng)商有利害關(guān)系的人員不得進入談判小組。3.談判小組成立后，應(yīng)組織開展培訓(xùn)，學(xué)習(xí)采購文件、評審標(biāo)準、談判技巧等相關(guān)知識，明確各成員的職責(zé)和分工。（四）談判過程1.響應(yīng)文件接收與開啟采購管理部門應(yīng)在規(guī)定的時間和地點接收供應(yīng)商提交的響應(yīng)文件，并做好登記和保管工作。在談判開始前，由談判小組組長主持響應(yīng)文件的開啟工作，當(dāng)眾檢查響應(yīng)文件的密封情況，宣讀供應(yīng)商名稱、報價等主要內(nèi)容。2.技術(shù)和商務(wù)談判談判小組按照采購文件規(guī)定的順序，分別與供應(yīng)商進行技術(shù)和商務(wù)談判。談判過程中，談判小組應(yīng)就采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準、售后服務(wù)、價格等條款與供應(yīng)商進行充分溝通和協(xié)商，要求供應(yīng)商對響應(yīng)文件中的內(nèi)容進行澄清和說明。供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)談判小組的要求，對響應(yīng)文件進行補充、修改和完善。談判小組應(yīng)做好談判記錄，記錄談判的時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容、供應(yīng)商的答復(fù)等信息。3.最終報價在技術(shù)和商務(wù)談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)進行最終報價。最終報價應(yīng)密封提交，由談判小組統(tǒng)一開啟和評審。供應(yīng)商的最終報價不得高于其首次報價，否則其響應(yīng)文件將被視為無效。（五）評審與確定成交供應(yīng)商1.評審談判小組根據(jù)采購文件規(guī)定的評審標(biāo)準，對供應(yīng)商的響應(yīng)文件和最終報價進行綜合評審。評審內(nèi)容包括技術(shù)方案的可行性和先進性、商務(wù)條款的合理性、價格的競爭性、售后服務(wù)的可靠性等方面。2.推薦成交候選人談判小組根據(jù)評審結(jié)果，推薦[X]名成交候選人，并按照綜合得分高低排序。綜合得分相同的，以價格低者優(yōu)先；價格也相同的，由談判小組投票確定。3.確定成交供應(yīng)商采購管理部門將談判小組推薦的成交候選人名單報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)審批后確定成交供應(yīng)商。如成交供應(yīng)商放棄成交或因不可抗力等原因不能履行合同的，可按照談判小組推薦的順序依次確定其他成交候選人為成交供應(yīng)商。五、合同簽訂與履行（一）合同簽訂1.采購管理部門應(yīng)在確定成交供應(yīng)商后，及時通知成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。2.采購合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，并經(jīng)法律事務(wù)部門審核。合同簽訂前，采購管理部門應(yīng)組織需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員對合同條款進行再次審核，確保合同條款符合采購文件的要求和公司的利益。3.采購合同應(yīng)由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋單位公章或合同專用章。合同簽訂后，采購管理部門應(yīng)將合同副本分送需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。（二）合同履行1.需求部門負責(zé)采購合同的具體執(zhí)行工作，應(yīng)按照合同約定的時間、地點和方式接收貨物或服務(wù)，并組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格后，出具驗收報告。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和驗收報告，及時辦理采購資金的支付手續(xù)。在支付采購資金前，應(yīng)嚴格審核合同條款、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，確保支付金額準確無誤。3.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行處理。需求部門應(yīng)及時提出變更或解除合同的申請，說明原因和理由，經(jīng)采購管理部門、法律事務(wù)部門等相關(guān)部門審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，與供應(yīng)商簽訂變更或解除合同協(xié)議。4.采購管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于供應(yīng)商未按照合同約定履行義務(wù)的，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對談判采購活動進行審計監(jiān)督，審計內(nèi)容包括采購計劃的編制與執(zhí)行、采購文件的編制與審核、供應(yīng)商的選擇與評價、談判過程的合規(guī)性、合同簽訂與履行等方面。2.公司紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對談判采購活動中相關(guān)人員的廉潔自律監(jiān)督，查處違規(guī)違紀行為