民間協(xié)會檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強民間協(xié)會檔案管理，有效地保護和利用檔案，維護協(xié)會的合法權(quán)益和歷史真實面貌，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《社會團體登記管理條例》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合民間協(xié)會的實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于在中華人民共和國境內(nèi)經(jīng)民政部門登記注冊的各類民間協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）的檔案管理工作。檔案定義本辦法所稱檔案，是指協(xié)會在成立、發(fā)展、運營過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于章程、會員資料、會議記錄、活動文件、財務(wù)報表、榮譽證書等。管理原則協(xié)會檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保存、便于利用的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。檔案管理機構(gòu)與職責管理機構(gòu)設(shè)置協(xié)會應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作。檔案管理部門（人員）在協(xié)會理事會的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，并接受上級主管部門和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定協(xié)會檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負責協(xié)會檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督協(xié)會各部門和分支機構(gòu)的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.定期向協(xié)會理事會報告檔案管理工作情況，提出改進檔案管理工作的建議和措施。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的保密和銷毀工作。各部門和分支機構(gòu)職責協(xié)會各部門和分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負責本部門（分支機構(gòu)）的檔案收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交檔案。具體職責如下：1.負責本部門（分支機構(gòu)）在工作活動中形成的檔案材料的收集、積累和整理工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門（分支機構(gòu)）的檔案材料進行分類、編號、裝訂和編目，做好檔案的初步整理工作。3.妥善保管本部門（分支機構(gòu)）的檔案材料，采取必要的安全措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門（分支機構(gòu)）整理好的檔案材料移交檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。檔案的收集與整理收集范圍協(xié)會檔案的收集范圍包括以下幾類：1.行政管理檔案：協(xié)會章程、登記證書、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等登記注冊文件；理事會會議記錄、常務(wù)理事會會議記錄、會員大會會議記錄等重要會議文件；協(xié)會年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件；協(xié)會內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。2.會員檔案：會員登記表、會員證、會費繳納記錄、會員獎懲情況等會員管理文件；會員代表大會代表名單、選舉結(jié)果等文件。3.業(yè)務(wù)活動檔案：協(xié)會舉辦的各類會議、培訓(xùn)、講座、展覽、比賽等活動的通知、方案、總結(jié)、照片、視頻等文件；協(xié)會開展的調(diào)研、咨詢、評估等業(yè)務(wù)活動的報告、成果等文件；協(xié)會與其他單位或組織簽訂的合作協(xié)議、合同等文件。4.財務(wù)檔案：協(xié)會的財務(wù)預(yù)算、決算報告；會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計核算資料；協(xié)會的審計報告、稅務(wù)申報資料等文件。5.榮譽檔案：協(xié)會獲得的各類榮譽證書、獎牌、獎杯等實物及相關(guān)文件；協(xié)會會員獲得的與協(xié)會相關(guān)的榮譽證書、表彰文件等。6.其他檔案：協(xié)會的印章使用記錄、介紹信存根等文件；協(xié)會的來信來訪記錄、投訴處理文件等文件；協(xié)會的其他具有保存價值的文件、資料。收集要求1.協(xié)會各部門和分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整和準確。2.檔案材料的收集應(yīng)遵循“誰形成、誰收集”的原則，各部門和分支機構(gòu)在工作活動中形成的檔案材料應(yīng)及時收集整理，不得分散保存或據(jù)為己有。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)同時收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.檔案材料的收集應(yīng)注重系統(tǒng)性和連續(xù)性，對于同一活動或事項形成的檔案材料應(yīng)集中收集，不得遺漏。整理方法1.分類：協(xié)會檔案應(yīng)按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容和形式等特征進行分類。一般可分為行政管理類、會員類、業(yè)務(wù)活動類、財務(wù)類、榮譽類和其他類等六大類。2.編號：對分類后的檔案材料應(yīng)進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。編號方法可采用年度類別保管期限順序號的方式，如“2024行管永久001”。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)按照一定的規(guī)格和要求進行裝訂。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案材料的牢固和整齊。4.編目：對裝訂好的檔案材料應(yīng)進行編目，編目內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等。編目應(yīng)準確、清晰、完整，便于查找和利用。檔案的保管與保護保管條件協(xié)會應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，確保檔案的安全和完整。檔案庫房應(yīng)符合以下要求：1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，遠離易燃、易爆、易腐蝕等危險物品。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如滅火器、報警器、除濕機、防蟲劑、防鼠板等。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.檔案庫房應(yīng)定期進行清潔和維護，保持檔案庫房的整潔和衛(wèi)生。保管期限協(xié)會檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映協(xié)會主要職能活動和基本歷史面貌的，對協(xié)會和社會具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年左右的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。具體保管期限按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。保護措施1.對檔案材料應(yīng)采取必要的保護措施，如使用檔案盒、檔案袋、文件夾等裝具進行保管，防止檔案材料的損壞和丟失。2.對重要的檔案材料應(yīng)進行備份，備份可采用紙質(zhì)備份和電子備份相結(jié)合的方式，備份文件應(yīng)存放在不同的地點，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案的丟失。3.對檔案材料應(yīng)定期進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、霉變、蟲蛀等情況時，應(yīng)及時采取修復(fù)、消毒等措施進行處理。4.對檔案材料的借閱和利用應(yīng)進行嚴格的登記和管理，防止檔案材料的濫用和泄密。檔案的利用與公布利用原則協(xié)會檔案的利用應(yīng)遵循合法、安全、方便的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為協(xié)會的決策、管理、業(yè)務(wù)活動等提供服務(wù)。利用方式協(xié)會檔案的利用方式包括查閱、復(fù)制、摘錄等。檔案利用者應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱、復(fù)制或摘錄檔案。檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、損壞檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。公布權(quán)限協(xié)會檔案的公布應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案公布的規(guī)定，經(jīng)協(xié)會理事會批準后，方可公布。檔案公布的形式包括通過協(xié)會網(wǎng)站、刊物、新聞媒體等渠道向社會公布檔案信息。檔案公布的內(nèi)容應(yīng)經(jīng)過嚴格的審核和保密審查，確保檔案信息的安全和保密。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織協(xié)會應(yīng)成立檔案鑒定小組，負責對協(xié)會檔案的保管期限進行鑒定。檔案鑒定小組由協(xié)會理事會成員、檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人等組成。鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)定期對協(xié)會檔案進行鑒定，鑒定方法可采用直接鑒定法，即逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)檔案的保存價值確定其保管期限。對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進行銷毀處理；對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。銷毀程序1.檔案鑒定小組對保管期限已滿的檔案進行鑒定后，應(yīng)提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)協(xié)會理事會批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案銷毀的憑證。檔案的信息化建設(shè)建設(shè)目標協(xié)會應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對協(xié)會的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立協(xié)會檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡便、功能完善等特點，能夠滿足協(xié)會檔案管理的實際需求。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：建立協(xié)會檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)協(xié)會內(nèi)部各部門和分支機構(gòu)之間的檔案信息共享，為協(xié)會的決策、管理、業(yè)務(wù)活動等提供支持。檔案信息資源共享平臺應(yīng)遵循國家有關(guān)信息安全和保密的規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。安全保障1.協(xié)會應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)的安全保障工作，建立健全檔案信息安全管理制度，采取必要的技術(shù)手段和安全措施，確保檔案信息的安全和保密。2.對檔案管理系統(tǒng)和檔案信息資源共享平臺應(yīng)進行定期的維護和更新，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞和安全隱患，防止檔案信息的泄露和丟失。3.對檔案信息化建設(shè)的工作人員應(yīng)進行安全培訓(xùn)和教育，提高其安全意識和操作技能，防止因人為因素導(dǎo)致檔案信息的安全事故。監(jiān)督與檢查監(jiān)督主體協(xié)會檔案管理工作應(yīng)接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和檢查。協(xié)會理事會應(yīng)定期對協(xié)會檔案管理工作進行檢查和評估，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序開展。檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、