村級(jí)檔案存放管理辦法一、前言親愛(ài)的各位同事，檔案是我們村級(jí)事務(wù)發(fā)展歷程的重要見(jiàn)證，它記錄著村里的大小事務(wù)、決策過(guò)程、村民生活變遷等珍貴信息。在過(guò)去二十年的工作中，我深刻體會(huì)到檔案管理對(duì)于村子發(fā)展的重要性。一份完整、有序的檔案，不僅能為我們解決當(dāng)下問(wèn)題提供參考依據(jù)，更是我們傳承村莊文化、規(guī)劃未來(lái)發(fā)展的寶貴財(cái)富。為了更好地保護(hù)和利用這些檔案，我們結(jié)合實(shí)際情況，并依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定了本《村級(jí)檔案存放管理辦法》，希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同做好村級(jí)檔案的存放管理工作。二、適用范圍本辦法適用于本村各類(lèi)檔案的存放管理工作，涵蓋了村黨支部、村委會(huì)在日常工作中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等，包括但不限于行政事務(wù)檔案、經(jīng)濟(jì)發(fā)展檔案、民生保障檔案、文化建設(shè)檔案以及其他與村級(jí)事務(wù)相關(guān)的檔案。三、檔案分類(lèi)1.行政事務(wù)檔案組織建設(shè)類(lèi)：包含村黨支部、村委會(huì)成員名單、換屆選舉資料、組織結(jié)構(gòu)圖等，這些檔案記錄了我們村級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子的發(fā)展歷程，對(duì)了解村子的組織架構(gòu)演變十分重要。會(huì)議文件類(lèi)：如村民大會(huì)、村兩委會(huì)議的通知、議程、記錄、決議等。這些會(huì)議是村子重大決策的產(chǎn)生地，相關(guān)文件記錄了決策過(guò)程，是我們執(zhí)行工作和追溯依據(jù)的關(guān)鍵。規(guī)章制度類(lèi)：村規(guī)民約、各項(xiàng)工作制度等，它們是村子有序運(yùn)行的保障，也是村民行為規(guī)范的準(zhǔn)則，需要妥善保存。2.經(jīng)濟(jì)發(fā)展檔案財(cái)務(wù)收支類(lèi)：年度預(yù)算、決算報(bào)告，日常收支憑證、賬目等。財(cái)務(wù)檔案清晰反映了村子的經(jīng)濟(jì)狀況，是合理規(guī)劃經(jīng)濟(jì)發(fā)展和保障村民利益的基礎(chǔ)。項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)：村里各類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、招投標(biāo)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。這些檔案見(jiàn)證了村子基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和產(chǎn)業(yè)發(fā)展的過(guò)程。產(chǎn)業(yè)發(fā)展類(lèi)：特色產(chǎn)業(yè)的規(guī)劃、種植養(yǎng)殖記錄、市場(chǎng)銷(xiāo)售情況等資料，對(duì)推動(dòng)村子產(chǎn)業(yè)持續(xù)發(fā)展意義重大。3.民生保障檔案社會(huì)保障類(lèi)：村民的低保、五保、特困人員救助申請(qǐng)及審批資料，醫(yī)療、養(yǎng)老等社會(huì)保險(xiǎn)參保信息等。這些檔案關(guān)乎村民的基本生活保障權(quán)益。扶貧開(kāi)發(fā)類(lèi)：貧困戶(hù)識(shí)別、幫扶計(jì)劃、幫扶記錄、脫貧驗(yàn)收等資料，記錄了我們?cè)诿撠毠?jiān)道路上的努力和成果。住房建設(shè)類(lèi)：村民建房申請(qǐng)、審批手續(xù)、宅基地使用資料等，保障村民住房權(quán)益，規(guī)范村莊建設(shè)。4.文化建設(shè)檔案文化活動(dòng)類(lèi)：村里舉辦的各類(lèi)文化活動(dòng)，如春節(jié)聯(lián)歡、民俗活動(dòng)、文藝演出等的策劃方案、照片、視頻等資料，豐富村民精神文化生活，傳承和弘揚(yáng)村莊文化。文物古跡類(lèi)：村子內(nèi)文物古跡的普查資料、保護(hù)規(guī)劃、修繕記錄等，保護(hù)村莊歷史文化遺產(chǎn)。村史村志類(lèi)：收集整理的村史資料、編寫(xiě)的村志等，是村子歷史文化傳承的重要載體。四、檔案存放場(chǎng)所要求1.選址與布局檔案存放場(chǎng)所應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、便于管理且安全的地方。最好獨(dú)立設(shè)置，避免與其他易產(chǎn)生污染或安全隱患的場(chǎng)所相鄰。場(chǎng)所內(nèi)部應(yīng)合理布局，分為檔案庫(kù)房、整理室、查閱室等功能區(qū)域。檔案庫(kù)房用于存放檔案，整理室用于檔案的收集、整理、裝訂等工作，查閱室為村民和相關(guān)人員提供查閱檔案的空間。2.建筑與設(shè)施檔案庫(kù)房的建筑應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防光等性能。墻體應(yīng)采用防火材料，地面應(yīng)做防潮處理，窗戶(hù)應(yīng)安裝遮光窗簾和防蟲(chóng)網(wǎng)。配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，要求排列整齊、便于存取。檔案架、柜應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的材料制作，確保檔案存放安全。安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，將庫(kù)房溫濕度控制在適宜范圍內(nèi)（溫度一般控制在1424℃，相對(duì)濕度控制在45%60%）。同時(shí)，配備消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防安全。安裝防盜報(bào)警設(shè)備和監(jiān)控系統(tǒng)，保障檔案存放場(chǎng)所的安全。五、檔案收集與整理1.收集范圍按照檔案分類(lèi)，全面收集各類(lèi)在村級(jí)事務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。包括上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與本村相關(guān)的文件，本村自行制定的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、報(bào)表、照片、視頻等。對(duì)于村民個(gè)人或其他組織向村委會(huì)提交的涉及村級(jí)事務(wù)的重要資料，也應(yīng)及時(shí)收集歸檔。2.收集時(shí)間文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔工作。對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如項(xiàng)目建設(shè)檔案、重大活動(dòng)檔案等，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)收集歸檔。財(cái)務(wù)檔案按照財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行收集整理，一般在年度財(cái)務(wù)決算完成后，將當(dāng)年的財(cái)務(wù)檔案收集齊全。3.整理要求分類(lèi)整理：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。同一類(lèi)別的檔案再按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行細(xì)分。裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張類(lèi)檔案，應(yīng)去除金屬裝訂物，采用線(xiàn)裝或膠裝等方式裝訂成冊(cè)。裝訂要牢固、整齊，便于保管和查閱。編制目錄：每?jī)?cè)檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)碼等信息，方便快速查找檔案內(nèi)容。數(shù)字化處理：我們鼓勵(lì)有條件的情況下，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引目錄，提高檔案利用效率。六、檔案存放與保管1.存放方式檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序整齊排列在檔案架或檔案柜中，避免隨意堆放。對(duì)于不同載體的檔案，如紙質(zhì)檔案、電子存儲(chǔ)設(shè)備、照片、音像資料等，應(yīng)分別存放，并做好標(biāo)識(shí)。在檔案架或柜上應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度等信息，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)預(yù)留一定的空間，以便后續(xù)檔案的存放。2.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和相關(guān)規(guī)定，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、定期（30年、10年等）。對(duì)于永久保管的檔案，應(yīng)重點(diǎn)保護(hù)，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。定期保管的檔案，在保管期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。3.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、裝具是否完好、溫濕度是否適宜、有無(wú)蟲(chóng)蛀、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)于受損檔案，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；對(duì)于溫濕度異常情況，要及時(shí)調(diào)整調(diào)控設(shè)備；對(duì)于蟲(chóng)蛀、霉變等問(wèn)題，要采取相應(yīng)的除蟲(chóng)、防霉措施。4.安全管理嚴(yán)格執(zhí)行檔案存放場(chǎng)所的安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉、電源切斷。加強(qiáng)對(duì)檔案存放場(chǎng)所的安全巡邏，特別是在節(jié)假日等重要時(shí)段，要增加巡邏頻次。同時(shí)，做好安全記錄，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并處理。七、檔案查閱與利用1.查閱規(guī)定本村村民、村兩委成員及因工作需要的相關(guān)人員可以申請(qǐng)查閱檔案。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)村委會(huì)負(fù)責(zé)人審批同意。查閱檔案應(yīng)在查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。2.利用服務(wù)檔案管理人員應(yīng)熱情接待查閱人員，積極提供檔案查閱服務(wù)。對(duì)于查閱人員提出的問(wèn)題，要耐心解答，幫助其快速找到所需檔案。鼓勵(lì)村民和相關(guān)人員合理利用檔案，為村子的發(fā)展出謀劃策。如在制定村莊規(guī)劃、解決鄰里糾紛、開(kāi)展文化活動(dòng)等方面，充分發(fā)揮檔案的參考作用。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村委會(huì)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷(xiāo)毀。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、是否涉及法律法規(guī)規(guī)定的保密內(nèi)容等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。對(duì)于涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，在鑒定和處理時(shí)要格外謹(jǐn)慎，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。3.銷(xiāo)毀程序經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)，并報(bào)村委會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)督，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，不造成信息泄露。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期。九、檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)按照規(guī)定的范圍和時(shí)間，全面收集各類(lèi)檔案資料，并進(jìn)行分類(lèi)整理、裝訂成冊(cè)、編制目錄等工作。確保檔案收集齊全、整理規(guī)范。2.檔案存放與保管對(duì)檔案進(jìn)行妥善存放，維護(hù)檔案存放場(chǎng)所的環(huán)境條件，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，保障檔案的安全與完整。3.檔案查閱服務(wù)熱情接待檔案查閱人員，嚴(yán)格執(zhí)行查閱規(guī)定，為查閱人員提供優(yōu)質(zhì)的查閱服務(wù)，確保檔案查閱工作有序進(jìn)行。4.