公務(wù)文件資料管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司公務(wù)文件資料的科學(xué)管理，確保文件資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高公司的工作效率和管理水平，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在公務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件資料的管理，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、音像資料等。管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：公司辦公室作為文件資料管理的職能部門，在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對(duì)公司文件資料管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.分級(jí)管理：各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理、保管和利用工作，并接受公司辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.及時(shí)準(zhǔn)確：文件資料的形成、收集、整理和歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件資料的真實(shí)性、完整性和有效性。4.安全保密：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件資料的安全保密。文件資料的形成與收集文件資料的形成1.公司各部門及員工在公務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各種文件資料。文件資料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，表述清晰、規(guī)范。2.文件資料的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定，包括文件的字體、字號(hào)、排版、裝訂等。3.電子文件的形成應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，確保文件的可讀性和可操作性。文件資料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集工作，建立文件資料收集清單，明確收集范圍、收集時(shí)間和收集方式。2.文件資料的收集范圍包括公司在公務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)研報(bào)告、音像資料等。3.對(duì)于外來文件，各部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記、簽收，并按照文件的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類整理。4.員工在離職或工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將本人保管的文件資料全部移交本部門指定的人員，并辦理移交手續(xù)。文件資料的整理與歸檔文件資料的整理1.文件資料的整理應(yīng)遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.紙質(zhì)文件的整理應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類裝訂，編制文件目錄和頁(yè)碼。3.電子文件的整理應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件索引和數(shù)據(jù)庫(kù)。4.音像資料的整理應(yīng)按照資料的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類標(biāo)注，建立音像資料目錄和索引。文件資料的歸檔1.各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文件資料整理完畢，并移交公司辦公室歸檔。2.歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。對(duì)于不符合歸檔要求的文件資料，公司辦公室有權(quán)要求相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充和完善。3.公司辦公室應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定，對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行審核、驗(yàn)收，并辦理歸檔手續(xù)。4.歸檔的文件資料應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，建立檔案庫(kù)房和檔案架，確保文件資料的安全保管。文件資料的保管與借閱文件資料的保管1.公司辦公室應(yīng)建立健全文件資料保管制度，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保文件資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防鼠等，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)于重要的文件資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)文件資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件資料的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。文件資料的借閱1.公司員工因工作需要借閱文件資料時(shí)，應(yīng)填寫文件資料借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件資料的期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱文件資料時(shí)，應(yīng)愛護(hù)文件資料，不得損壞、涂改、丟失文件資料。如因借閱人原因造成文件資料損壞、涂改、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱機(jī)密文件資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將文件資料帶出公司或泄露給他人。文件資料的鑒定與銷毀文件資料的鑒定1.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的文件資料進(jìn)行鑒定，確定文件資料的存毀。2.文件資料的鑒定應(yīng)成立鑒定小組，由公司辦公室、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成。3.鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定，對(duì)文件資料的價(jià)值、保管期限、保密等級(jí)等進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.對(duì)于鑒定為需要銷毀的文件資料，應(yīng)編制文件資料銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。文件資料的銷毀1.文件資料的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。2.在銷毀文件資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保文件資料的銷毀過程安全、徹底。3.銷毀文件資料后，監(jiān)銷人員應(yīng)在文件資料銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔備查。文件資料的利用與統(tǒng)計(jì)文件資料的利用1.公司各部門及員工因工作需要可以查閱、借閱公司的文件資料，公司辦公室應(yīng)提供必要的服務(wù)和支持。2.查閱、借閱文件資料時(shí)，應(yīng)遵守公司的文件資料管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播文件資料的內(nèi)容。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件資料，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露文件資料的內(nèi)容。文件資料的統(tǒng)計(jì)1.公司辦公室應(yīng)建立文件資料統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)公司文件資料的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.文件資料統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司文件資料的管理情況，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門文件資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括文件資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.對(duì)于違反文件資料管理規(guī)定的部門和個(gè)人，公司辦公室應(yīng)責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)將文件資料管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)文件資