體育檔案工作管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)體育檔案工作的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用體育檔案，充分發(fā)揮體育檔案在體育事業(yè)發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國體育法》以及國家有關(guān)檔案管理的法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合體育工作實際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于各類體育組織、體育賽事舉辦機(jī)構(gòu)、體育科研單位、體育學(xué)校等（以下統(tǒng)稱體育單位）的檔案管理工作。檔案定義本辦法所稱體育檔案，是指體育單位在體育訓(xùn)練、競賽、科研、管理、宣傳等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則體育檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。檔案管理體制與職責(zé)管理體制各體育單位應(yīng)建立健全檔案管理體制，明確檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。體育單位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位的檔案工作規(guī)章制度。2.統(tǒng)籌規(guī)劃本單位的檔案工作，將檔案工作納入本單位的發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施。3.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。5.對本單位各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。6.按照規(guī)定向有關(guān)檔案保管機(jī)構(gòu)移交檔案。檔案管理部門職責(zé)1.具體負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作，制定檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范和操作流程。2.接收、整理、保管本單位各部門形成的檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目和上架。3.開展檔案的鑒定和銷毀工作，對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，為檔案的利用提供便利。5.開展檔案的利用服務(wù)工作，接待檔案利用者，提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。7.組織開展檔案的編研工作，編輯出版檔案史料，為體育事業(yè)的發(fā)展提供參考。部門和人員職責(zé)體育單位各部門應(yīng)明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。檔案工作人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和專業(yè)知識，經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持證上崗。檔案的收集與整理收集范圍1.體育訓(xùn)練檔案：包括訓(xùn)練計劃、訓(xùn)練教案、訓(xùn)練總結(jié)、運(yùn)動員訓(xùn)練檔案、訓(xùn)練設(shè)備資料等。2.體育競賽檔案：包括競賽規(guī)程、秩序冊、成績冊、競賽總結(jié)、賽事宣傳資料、運(yùn)動員參賽檔案、裁判員檔案等。3.體育科研檔案：包括科研項目申請書、立項批復(fù)、研究報告、科研論文、科研成果鑒定資料等。4.體育管理檔案：包括體育單位的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案等。5.體育宣傳檔案：包括體育新聞報道、宣傳畫冊、音像資料、廣告策劃等。6.其他具有保存價值的檔案資料。收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在各項活動中形成的檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，圖像、聲音清晰可辨。3.對電子檔案，應(yīng)同時收集其存儲載體和相關(guān)的元數(shù)據(jù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.電子檔案應(yīng)按照文件類型、時間等進(jìn)行分類整理，存儲在專用的存儲設(shè)備中，并建立電子檔案目錄。4.聲像檔案應(yīng)按照載體類型、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注說明，存儲在專門的存儲設(shè)備中。移交時間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案資料移交檔案管理部門。對于重大體育賽事、科研項目等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束后及時移交。檔案的保管與保護(hù)保管條件1.體育單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的安全要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、密集架等，確保檔案的妥善保管。3.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫濕度適宜，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。保管要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，對檔案的出入庫、借閱、歸還等進(jìn)行嚴(yán)格登記。2.檔案應(yīng)按照分類、編號的順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。3.對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密存儲等。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。保護(hù)措施1.體育單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案保護(hù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案保護(hù)應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行保護(hù)，如對紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)、對電子檔案進(jìn)行備份等。3.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案的長期保存和有效利用。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織體育單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定。鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面、歷史、科學(xué)的原則，根據(jù)檔案的價值和保存需求，確定檔案的保管期限。鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，采用直接鑒定法，逐卷逐件地對檔案進(jìn)行審查，確定檔案的保管期限。銷毀程序1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、保密。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔備查。檔案的統(tǒng)計與利用統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時、全面，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、安全、方便的原則，在確保檔案安全保密的前提下，最大限度地滿足社會各方面對檔案的利用需求。利用方式1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和方法。2.檔案利用者可以通過查閱、復(fù)制、摘錄等方式利用檔案。3.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保密處理，限制利用范圍。利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作，改善服務(wù)條件，提高服務(wù)質(zhì)量。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，收集利用者的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)體育單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和水平。建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和在線查詢、利用。2.對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案等轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。3.加強(qiáng)檔案信息資源的整合和共享，建立體育檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。建設(shè)要求1.體育單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位的信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，同步推進(jìn)。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與信息技術(shù)部門的合作，共同推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。3.檔案工作人員應(yīng)具備一定的信息技術(shù)知識和技能，能夠熟練使用檔案管理信息系統(tǒng)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體上級體育主管部門和檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對體育單位檔案工作的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作規(guī)章制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。