畢業(yè)物品存儲(chǔ)管理辦法一、前言親愛的同事們，大家好！在我們的工作中，會(huì)面臨大量畢業(yè)物品的存儲(chǔ)情況，這些物品不僅承載著學(xué)生們的回憶，也包含著學(xué)校諸多重要信息等。為了更妥善地管理這些畢業(yè)物品，確保它們能夠被安全、有序地存放，方便日后可能的查找與調(diào)用，特制定本畢業(yè)物品存儲(chǔ)管理辦法。希望大家能夠認(rèn)真閱讀并遵守，共同做好畢業(yè)物品的存儲(chǔ)管理工作。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校內(nèi)所有畢業(yè)相關(guān)物品的存儲(chǔ)管理，涵蓋各學(xué)院、各專業(yè)學(xué)生畢業(yè)時(shí)移交至學(xué)校統(tǒng)一存儲(chǔ)管理的各類物品。無論是學(xué)生個(gè)人提交的畢業(yè)作品，還是學(xué)校留存的學(xué)生畢業(yè)檔案資料，均在此列。三、畢業(yè)物品分類1.檔案資料類學(xué)籍檔案：包含學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)鑒定等，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)經(jīng)歷的全面記錄。論文資料：畢業(yè)論文的定稿、開題報(bào)告、指導(dǎo)記錄等，反映學(xué)生的學(xué)術(shù)研究成果。2.實(shí)物類畢業(yè)作品：如藝術(shù)專業(yè)學(xué)生的繪畫、雕塑作品，工科學(xué)生的設(shè)計(jì)模型等。榮譽(yù)物品：學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)杯、證書、錦旗等。3.電子數(shù)據(jù)類畢業(yè)相關(guān)影像資料：畢業(yè)典禮視頻、畢業(yè)班級(jí)合影照片等。電子文檔：電子版畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)報(bào)告等。四、存儲(chǔ)場(chǎng)所準(zhǔn)備1.空間規(guī)劃根據(jù)不同物品的特性，將存儲(chǔ)區(qū)域劃分為檔案資料區(qū)、實(shí)物區(qū)、電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)。檔案資料區(qū)配備密集架，方便分類存放大量紙質(zhì)資料；實(shí)物區(qū)設(shè)置不同規(guī)格的貨架和展示柜，用于擺放大小不一的實(shí)物物品；電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)配備專業(yè)服務(wù)器及數(shù)據(jù)備份設(shè)備。在各區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)注區(qū)域名稱及所存放物品類別，方便工作人員查找。2.環(huán)境調(diào)控檔案資料區(qū)：保持室內(nèi)溫度在1424℃，相對(duì)濕度在45%60%。安裝除濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備，定期對(duì)溫濕度進(jìn)行記錄，確保溫濕度符合紙質(zhì)檔案保存要求。同時(shí)，做好防火、防潮、防蟲、防鼠工作，在區(qū)域內(nèi)放置防蟲藥、滅鼠器等。實(shí)物區(qū)：對(duì)于易損壞、易變形的實(shí)物，如木質(zhì)模型、紙質(zhì)藝術(shù)品等，根據(jù)其材質(zhì)特性，進(jìn)行特殊防護(hù)存放。如設(shè)置專門的恒溫恒濕展柜，對(duì)于大型實(shí)物，如雕塑作品，做好穩(wěn)固支撐工作，并確保存儲(chǔ)區(qū)域通風(fēng)良好，避免因潮濕、悶熱導(dǎo)致實(shí)物損壞。電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)：服務(wù)器機(jī)房要保持恒溫恒濕，溫度控制在2025℃，相對(duì)濕度在40%55%。配備不間斷電源（UPS），防止因突然停電導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改。五、物品接收與登記1.接收流程各學(xué)院在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，應(yīng)整理好畢業(yè)物品，填寫《畢業(yè)物品移交清單》，注明物品名稱、數(shù)量、所屬學(xué)生信息等。存儲(chǔ)管理部門安排專人對(duì)移交的畢業(yè)物品進(jìn)行逐一核對(duì)，確認(rèn)物品的完整性和清單的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)物品與清單不符，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)學(xué)院溝通核實(shí)。2.登記造冊(cè)對(duì)于接收的物品，按照分類在存儲(chǔ)管理系統(tǒng)中進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括物品編號(hào)、類別、名稱、移交學(xué)院、學(xué)生姓名、專業(yè)、入學(xué)及畢業(yè)時(shí)間等關(guān)鍵信息。在實(shí)物物品上粘貼帶有物品編號(hào)的標(biāo)簽，檔案資料則在封面或首頁加蓋編號(hào)印章，確保每件物品都有唯一標(biāo)識(shí)，便于后續(xù)查詢與管理。六、存儲(chǔ)與保管1.檔案資料存儲(chǔ)按類別存放：學(xué)籍檔案按照專業(yè)、年級(jí)順序依次排列存放在密集架上；論文資料根據(jù)學(xué)科分類，分區(qū)域存放。每個(gè)區(qū)域、每列密集架、每層擱板都要有清晰的標(biāo)識(shí)，注明所存放資料的類別范圍。定期檢查：工作人員每月對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，查看是否有紙張泛黃、發(fā)霉、蟲蛀等情況，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取相應(yīng)措施，如更換存放位置、進(jìn)行除蟲防霉處理等。2.實(shí)物存儲(chǔ)合理擺放：畢業(yè)作品根據(jù)尺寸大小，分別放置在貨架或展示柜中。對(duì)于易碎物品，要做好緩沖保護(hù)措施，如在周圍填充泡沫、海綿等。榮譽(yù)物品應(yīng)擺放在展示柜中，按照獲得時(shí)間或獎(jiǎng)項(xiàng)級(jí)別等順序排列，便于展示和查看。定期維護(hù)：對(duì)于需要定期維護(hù)的實(shí)物，如金屬獎(jiǎng)杯定期擦拭、木質(zhì)模型定期上漆保養(yǎng)等，要制定詳細(xì)的維護(hù)計(jì)劃，并做好記錄。同時(shí)，檢查實(shí)物的固定和支撐情況，防止因外力碰撞或放置時(shí)間過長(zhǎng)導(dǎo)致物品損壞。3.電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)備份：電子數(shù)據(jù)采用本地與異地相結(jié)合的備份方式。本地備份每周進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份；異地備份每月進(jìn)行一次，將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在距離學(xué)校一定距離的專業(yè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心，以防本地存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障或遭受自然災(zāi)害導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)更新與維護(hù)：定期對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，查看是否存在數(shù)據(jù)損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)從備份數(shù)據(jù)中恢復(fù)。同時(shí)，根據(jù)學(xué)校信息化建設(shè)的要求，及時(shí)更新電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式和相關(guān)軟件，確保數(shù)據(jù)能夠長(zhǎng)期有效讀取。七、物品檢索與調(diào)用1.檢索系統(tǒng)依托存儲(chǔ)管理系統(tǒng)建立完善的物品檢索功能。工作人員可通過輸入物品編號(hào)、學(xué)生姓名、專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間等關(guān)鍵詞，快速定位到所需物品的存儲(chǔ)位置及相關(guān)信息。檢索系統(tǒng)要定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和檢索的高效性。同時(shí)，設(shè)置權(quán)限管理，不同人員根據(jù)工作需要賦予相應(yīng)的檢索權(quán)限。2.調(diào)用流程因教學(xué)、科研、校友活動(dòng)等工作需要調(diào)用畢業(yè)物品的，需填寫《畢業(yè)物品調(diào)用申請(qǐng)表》，注明調(diào)用原因、調(diào)用物品清單、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等內(nèi)容，并由所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。存儲(chǔ)管理部門在接到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。如符合調(diào)用要求，安排工作人員根據(jù)檢索結(jié)果找到相應(yīng)物品，辦理物品出庫手續(xù)，記錄調(diào)用時(shí)間、調(diào)用人員等信息。物品歸還時(shí)，工作人員要對(duì)物品進(jìn)行檢查，確認(rèn)物品完好無損后，辦理入庫手續(xù)，更新存儲(chǔ)管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。如發(fā)現(xiàn)物品有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)與調(diào)用部門溝通，查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、物品清理與處置1.定期盤點(diǎn)每年組織一次全面的畢業(yè)物品盤點(diǎn)工作。工作人員按照存儲(chǔ)區(qū)域和物品類別，對(duì)所有物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際物品與存儲(chǔ)管理系統(tǒng)中的記錄是否一致。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)物品有損壞、丟失等情況，要詳細(xì)記錄并查明原因。對(duì)于因自然損耗、保管不善等原因?qū)е聼o法繼續(xù)保存的物品，要做好標(biāo)記，待盤點(diǎn)結(jié)束后統(tǒng)一處理。2.清理原則檔案資料類：對(duì)于超過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的學(xué)籍檔案和論文資料，在經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審批同意后，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程要做好記錄，包括銷毀物品清單、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。實(shí)物類：對(duì)于損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)且無特殊紀(jì)念意義的畢業(yè)作品、破舊不堪的榮譽(yù)物品等，經(jīng)鑒定后，可進(jìn)行清理處置。處置方式可采用捐贈(zèng)、拍賣（如有價(jià)值）、報(bào)廢等，處置所得收入上繳學(xué)校財(cái)務(wù)部門。電子數(shù)據(jù)類：對(duì)于過時(shí)、無效或重復(fù)的電子數(shù)據(jù)，在確認(rèn)無保留價(jià)值后，按照數(shù)據(jù)管理規(guī)定進(jìn)行刪除處理。刪除前要做好備份，以防誤刪。同時(shí)，對(duì)于涉及學(xué)生個(gè)人隱私等敏感信息的數(shù)據(jù)，要嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。九、人員管理與培訓(xùn)1.人員職責(zé)管理人員：負(fù)責(zé)畢業(yè)物品存儲(chǔ)管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、制度制定與執(zhí)行監(jiān)督。協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保存儲(chǔ)管理工作的順利開展。倉庫工作人員：具體負(fù)責(zé)物品的接收、登記、存儲(chǔ)、保管、檢索、調(diào)用、清理等日常工作。嚴(yán)格按照操作規(guī)程和相關(guān)制度要求，認(rèn)真做好每一項(xiàng)工作，確保物品的安全與完整。技術(shù)支持人員：負(fù)責(zé)存儲(chǔ)場(chǎng)所內(nèi)各類設(shè)備設(shè)施的維護(hù)與管理，包括溫濕度調(diào)控設(shè)備、服務(wù)器、數(shù)據(jù)備份設(shè)備等。保障設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行，為物品存儲(chǔ)提供良好的環(huán)境和技術(shù)支持。2.培訓(xùn)計(jì)劃定期培訓(xùn)：每半年組織一次畢業(yè)物品存儲(chǔ)管理專項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)管理系統(tǒng)操作、物品保管與維護(hù)技巧等。邀請(qǐng)檔案管理專家、技術(shù)工程師等進(jìn)行授課，提高工作人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。新員工培訓(xùn)：對(duì)于新入職的工作人員，在上崗前要進(jìn)行系統(tǒng)的入職培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋畢業(yè)物品存儲(chǔ)管理的整體流程、各環(huán)節(jié)操作規(guī)范、安全注意事