檔案作廢印章管理辦法一、總則（一）目的在咱們?nèi)粘５墓ぷ鳟斨?，檔案管理工作至關重要。而檔案作廢印章的規(guī)范管理，更是確保檔案信息準確、有效，維護公司檔案嚴肅性與權威性的關鍵環(huán)節(jié)。為了咱們公司各項業(yè)務的順利開展，避免因檔案作廢印章管理不當而引發(fā)的各類風險，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案作廢印章使用的部門及人員。無論是行政部門的文件檔案，還是業(yè)務部門的項目檔案，只要涉及到檔案的作廢處理并需加蓋作廢印章的情況，都得按照本辦法來執(zhí)行。（三）遵循的法律法規(guī)與行業(yè)標準咱們在制定這個管理辦法的時候，是嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)，比如說《中華人民共和國檔案法》，以及咱們行業(yè)內(nèi)關于檔案管理的相關標準規(guī)范的。這些法律法規(guī)和標準規(guī)范，是咱們開展檔案管理工作的基礎和準則，大家一定要重視起來。咱們按照這些規(guī)定辦事，不僅能保證公司合法合規(guī)運營，也能更好地保障公司的利益。希望大家在日常工作中，自覺遵守這些要求，共同維護好公司檔案管理的良好秩序。二、檔案作廢印章的定義與分類（一）定義檔案作廢印章，簡單來說，就是用于標記檔案不再具有效力、已經(jīng)失去使用價值，需要作廢處理的專門印章。當一份檔案因為各種原因，比如內(nèi)容錯誤、情況變更、保管期限屆滿等，不能再正常使用時，就要用這個印章來進行標注。（二）分類咱們公司的檔案作廢印章根據(jù)不同的用途和適用范圍，分為通用作廢印章和專項作廢印章兩類。通用作廢印章適用于大部分一般性檔案的作廢標記，像日常的辦公文件檔案、一般性的業(yè)務資料檔案等。專項作廢印章則是針對特定類型或特定項目的檔案，比如財務審計檔案、重大項目專項檔案等。這種分類方式，能讓咱們在使用印章的時候更加精準、規(guī)范，提高工作效率。大家在使用的時候，一定要注意區(qū)分，根據(jù)具體的檔案類型選擇合適的印章。三、檔案作廢印章的設計與制作（一）設計要求1.樣式：檔案作廢印章的樣式要簡潔明了，容易辨認。咱們統(tǒng)一規(guī)定，印章整體為圓形，直徑[X]厘米。印章內(nèi)部上半圓環(huán)繞刻有公司名稱，中間刻有“檔案作廢”字樣，字體為宋體，字號適中，要保證清晰可見。下半圓刻有印章編號，用于區(qū)分不同的印章及使用記錄。2.顏色：為了突出作廢的標識效果，印章顏色統(tǒng)一為紅色。這樣在檔案上加蓋印章后，能一眼就識別出該檔案已作廢。（二）制作流程1.申請：各部門如果因為工作需要，要制作新的檔案作廢印章，首先要填寫《檔案作廢印章制作申請表》。在申請表里，要詳細說明制作印章的原因、印章類別（通用還是專項）、預計使用范圍等信息。填寫好之后，由部門負責人簽字審核，再提交給檔案管理部門。2.審核：檔案管理部門收到申請表后，會對申請內(nèi)容進行嚴格審核。主要審核申請的合理性、印章使用范圍是否與公司業(yè)務相符等。如果審核通過，檔案管理部門會將申請表提交給公司的行政管理部門。3.制作：行政管理部門接到審核通過的申請表后，會選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位來制作印章。制作單位要嚴格按照咱們規(guī)定的設計要求進行制作，確保印章的質(zhì)量和規(guī)范性。印章制作完成后，制作單位要向行政管理部門提供印章的印模和制作相關證明文件。4.備案：行政管理部門收到制作好的印章及相關文件后，要對印章進行驗收。驗收合格后，將印章印模和制作信息在公司檔案管理部門進行備案登記。只有完成備案登記的印章，才能正式投入使用。希望大家在申請制作印章的時候，嚴格按照這個流程來，這樣可以保證印章制作規(guī)范、有序，避免不必要的麻煩。四、檔案作廢印章的保管（一）保管原則檔案作廢印章的保管要遵循安全、專人負責的原則。印章是公司檔案管理的重要工具，保管不當可能會造成嚴重后果。所以，我們必須要確保印章始終處于安全可控的狀態(tài)。（二）保管人員1.指定專人：每個部門都要指定一名責任心強、工作認真負責的員工作為檔案作廢印章的保管人員。這個保管人員要熟悉檔案管理的相關規(guī)定，對印章的重要性有深刻認識。保管人員一旦確定，不要隨意更換。如果確實因為工作原因需要更換，要提前辦理好交接手續(xù)。2.職責明確：保管人員要負責印章的日常保管、使用登記等工作。要時刻確保印章存放在安全的地方，比如說帶鎖的保險柜里。每天下班前，要檢查印章是否妥善存放。未經(jīng)授權，保管人員不得擅自將印章轉借他人使用。希望保管人員能充分認識到自己肩負的責任，認真履行好保管職責。（三）保管地點印章保管地點要選擇在安全、干燥、防火、防潮的地方。一般來說，各部門的辦公室保險柜是比較合適的保管地點。保險柜要定期檢查，確保其正常使用，密碼要嚴格保密，只有保管人員知曉。如果因為特殊情況需要臨時變更保管地點，要提前向檔案管理部門報備，經(jīng)批準后方可變更。咱們大家都要重視印章保管地點的安全性，這是保障印章安全的重要環(huán)節(jié)。五、檔案作廢印章的使用（一）使用條件1.檔案確需作廢：只有在檔案經(jīng)過嚴格審查，確實符合作廢條件的情況下，才能使用檔案作廢印章。比如說，檔案內(nèi)容存在嚴重錯誤，無法修正；或者檔案所涉及的業(yè)務已經(jīng)終止，不再有保存價值等。各部門在判斷檔案是否作廢時，要參照公司相關的檔案管理規(guī)定和業(yè)務要求，不能隨意作出作廢決定。2.履行審批手續(xù)：在使用檔案作廢印章之前，必須要履行完整的審批手續(xù)。填寫《檔案作廢審批表》，詳細說明檔案作廢的原因、檔案的基本信息（名稱、編號、形成時間等）。審批表先由部門負責人簽字審核，再根據(jù)檔案的重要程度和涉及范圍，提交給相關的上級領導審批。只有審批通過的檔案，才能加蓋作廢印章。希望大家在使用印章的時候，一定要嚴格遵守這些使用條件，保證印章使用的嚴肅性和準確性。（二）使用流程1.申請：檔案管理人員或相關業(yè)務人員發(fā)現(xiàn)檔案需要作廢后，填寫《檔案作廢印章使用申請表》。在申請表里，除了填寫檔案的基本信息和作廢原因外，還要注明預計加蓋印章的時間、地點等信息。填好后提交給部門負責人。2.審批：部門負責人收到申請表后，要對申請內(nèi)容進行認真審查。確認檔案確實符合作廢條件，且審批手續(xù)完備后，簽字批準。如果是重要檔案或涉及多個部門的檔案，部門負責人簽字后，還要提交給公司的分管領導或相關的跨部門管理小組進行審批。3.使用：保管人員接到經(jīng)審批通過的申請表后，在指定的時間和地點，按照規(guī)定的蓋章位置，在檔案上加蓋作廢印章。蓋章時要保證印章清晰、完整，印章內(nèi)容與檔案內(nèi)容能夠對應。蓋章完成后，保管人員要在申請表上記錄蓋章的具體時間，并簽字確認。咱們鼓勵大家在使用印章的過程中，嚴格按照流程操作，這樣可以避免出現(xiàn)錯誤和風險。（三）特殊情況處理1.緊急作廢：如果遇到緊急情況，需要立即對檔案進行作廢處理，但又來不及履行正常審批手續(xù)的。檔案管理人員或相關業(yè)務人員可以先電話向部門負責人和相關領導匯報，經(jīng)口頭同意后，先行加蓋作廢印章。但在緊急情況處理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，要補齊完整的審批手續(xù)和相關記錄。這種緊急情況的處理一定要謹慎，只有在真正緊急且必要的情況下才能使用，事后必須及時補辦手續(xù)。2.異地使用：如果因為工作需要，要在異地使用檔案作廢印章。比如說，公司的項目團隊在外地辦公，需要對當?shù)氐捻椖繖n案進行作廢處理。這種情況下，要提前向檔案管理部門和行政管理部門提出申請，說明異地使用的原因、使用時間、預計使用的檔案數(shù)量等信息。經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人攜帶印章前往異地使用，或者采取遠程授權等方式，在確保安全可控的前提下，由異地的工作人員使用當?shù)貍浒傅挠≌?。異地使用結束后，要及時將使用情況和相關記錄反饋給檔案管理部門。希望大家在遇到特殊情況時，按照這些處理方式來操作，保證印章使用的合規(guī)性和安全性。六、檔案作廢印章使用的記錄與統(tǒng)計（一）記錄內(nèi)容每次使用檔案作廢印章，都要詳細記錄相關信息。記錄內(nèi)容包括檔案名稱、檔案編號、作廢原因、審批人員、蓋章人員、蓋章時間、蓋章地點等。這些記錄要形成專門的《檔案作廢印章使用記錄臺賬》，作為公司檔案管理的重要資料進行保存。記錄要真實、準確、完整，不得隨意涂改或偽造。咱們希望負責記錄的人員能認真對待這項工作，保證記錄的質(zhì)量，為日后的查詢和管理提供可靠依據(jù)。（二）統(tǒng)計分析檔案管理部門要定期對檔案作廢印章的使用情況進行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計的內(nèi)容可以包括不同部門、不同類型檔案的作廢數(shù)量、作廢原因分布等。通過統(tǒng)計分析，我們可以發(fā)現(xiàn)公司檔案管理工作中存在的問題和潛在風險。比如說，如果某個部門的檔案作廢數(shù)量突然增多，我們就要分析是業(yè)務流程出現(xiàn)了問題，還是檔案管理環(huán)節(jié)存在漏洞。根據(jù)統(tǒng)計分析的結果，我們可以及時調(diào)整管理策略，優(yōu)化工作流程，提高公司檔案管理的整體水平。希望大家能積極配合檔案管理部門的統(tǒng)計工作，提供準確的信息，共同把公司的檔案管理工作做好。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司成立由檔案管理部門、審計部門和行政管理部門組成的檔案作廢印章監(jiān)督小組。檔案管理部門熟悉印章的使用規(guī)范和檔案管理要求，審計部門具有專業(yè)的監(jiān)督審查能力，行政管理部門負責公司整體的行政事務管理，三方共同協(xié)作，對檔案作廢印章的管理和使用情況進行全面監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全的保管地點，保管人員是否嚴格履行職責，印章的存放環(huán)境是否符合要求等。比如說，保險柜是否正常使用，密碼是否嚴格保密等。2.使用流程執(zhí)行情況：查看檔案作廢印章的使用是否嚴格按照規(guī)定的流程進行，審批手續(xù)是否完備，記錄是否完整準確等。有無未經(jīng)審批擅自使用印章的情況，申請表、審批表和使用記錄臺賬是否一致等。3.印章制作與備案情況：檢查新制作的印章是否符合設計要求，制作流程是否合規(guī)，是否及時進行了備案登記等。印章的印模和制作相關證明文件是否保存完整。（三）檢查頻率監(jiān)督小組每季度對各部門檔案作廢印章的管理和使用情況進行一次全面檢查。在檢查過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于頻繁出現(xiàn)問題或問題嚴重的部門，要進行重點關注和不定期抽查。咱們希望通過定期檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決印章管理工作中存在的問題，保障公司檔案作廢印章管理工作的規(guī)范有序。大家要積極配合監(jiān)督小組的工作，共同維護公司檔案管理的良好秩序。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權使用印章：未經(jīng)過正常審批流程，擅自使用檔案作廢印章的行為。比如說，為了圖方便，在沒有獲得部門負責人和相關領導批準的情況下，就對檔案加蓋作廢印章。2.保管不當：因保管人員疏忽，導致印章丟失、損壞，或者將印章轉借他人使用的行為。像保管人員沒有將印章存放在保險柜里，隨意放置導致印章丟失，或者私自將印章借給其他同事使用等情況。3.偽造記錄：故意偽造檔案作廢印章使用記錄、審批文件等相關資料的行為。比如為了掩蓋違規(guī)使用印章的事實，篡改使用記錄臺賬，偽造審批簽字等。（二）處理措施對于違反檔案作廢印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處理：1.情節(jié)較輕的：對相關責任人進行批評教育，要求其立即改正錯誤，并寫出書面檢討。比如說，偶爾一次因為疏忽，在蓋章記錄上填寫不完整，這種情況經(jīng)過批評教育，認識到錯誤并改正后，就可以了。希望大家能通過這種輕微違規(guī)的處理，吸取教訓，在今后的工作中更加嚴謹認真。2.情節(jié)較重的：給予警告、罰款等處罰，并在公司內(nèi)部進行通報批評。如果因為保管不當導致印章丟失，雖然及時找回沒有造成嚴重后果，但這種行為已經(jīng)對公司檔案管理帶來了風險，就屬于情節(jié)較重的情況。公司會根據(jù)具體情況，對責任人進行警告和一定數(shù)額的罰款，并在公司內(nèi)部通報，讓大家引以為戒。3.情節(jié)嚴重的：對于因違規(guī)行為給公司造成重大經(jīng)濟損失或不良社會影響的，公司將依法追究相關責任人的法律責任，并解除勞動合同。比如說，偽造審批文件，違規(guī)使用印章，導致公司重要檔案作廢處理錯誤，給公司帶來巨大經(jīng)濟損失的，這種情況公司絕不會姑息，一定會依法嚴肅處理。咱們希望大家能充分認識到違規(guī)行為的嚴重性，嚴格遵守檔案作廢印章管理規(guī)定，共同維護公司的利益和形象。九、附則（一）解釋權本辦法的解釋權歸公司檔案管理部門所有。如果在實際執(zhí)行過程中，大家對辦法中的條款有疑問，或者遇到新的情況不知道如何處理，可以向檔案管理部門咨詢。檔案管理部門會根據(jù)具體情況，結合公司的整體利益和相關規(guī)定，給出準確的解釋和處理意見。（二）修訂隨著公司業(yè)務的發(fā)展和檔案管理要求的變化，本辦法將適時進行修訂。檔案管理部門會定期對辦法的執(zhí)行情況進行評估，收集各部門的反饋意見。如果發(fā)現(xiàn)有需要改進或完善的地方