園林養(yǎng)護(hù)資料管理辦法一、總則（一）目的與適用范圍1.目的：為加強(qiáng)公司園林養(yǎng)護(hù)資料的規(guī)范化管理，確保園林養(yǎng)護(hù)工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和可追溯性，提高園林養(yǎng)護(hù)工作質(zhì)量和效率，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于公司內(nèi)所有園林養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目資料的管理，包括但不限于公園、小區(qū)、道路綠化等各類園林養(yǎng)護(hù)工程及日常養(yǎng)護(hù)工作所涉及的資料。（二）管理原則1.真實(shí)性原則：園林養(yǎng)護(hù)資料應(yīng)如實(shí)反映園林養(yǎng)護(hù)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。資料記錄應(yīng)與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際操作保持一致，確保數(shù)據(jù)、信息的真實(shí)可靠。2.完整性原則：資料管理應(yīng)涵蓋園林養(yǎng)護(hù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括但不限于規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、日常養(yǎng)護(hù)、病蟲害防治、植物生長(zhǎng)監(jiān)測(cè)等方面的資料，確保資料的全面完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料中的數(shù)據(jù)、文字表述等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免模糊不清或歧義。對(duì)于各類測(cè)量數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采集和記錄。4.及時(shí)性原則：園林養(yǎng)護(hù)資料的收集、整理、歸檔應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保資料與園林養(yǎng)護(hù)工作同步推進(jìn)。對(duì)于新產(chǎn)生的資料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整理和歸檔，以便及時(shí)為園林養(yǎng)護(hù)工作提供參考和依據(jù)。（三）職責(zé)分工1.園林養(yǎng)護(hù)部門負(fù)責(zé)本部門園林養(yǎng)護(hù)資料的收集、整理、初步審核及日常保管工作。在園林養(yǎng)護(hù)工作過程中，各項(xiàng)目組及工作人員應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)資料，并定期將資料匯總至部門資料管理員處。配合公司資料管理部門進(jìn)行資料的歸檔、移交等工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。根據(jù)園林養(yǎng)護(hù)工作的實(shí)際需求，對(duì)資料進(jìn)行分析和利用，為園林養(yǎng)護(hù)決策提供支持。2.公司資料管理部門負(fù)責(zé)制定園林養(yǎng)護(hù)資料管理的總體規(guī)范和流程，監(jiān)督本辦法的執(zhí)行情況。對(duì)園林養(yǎng)護(hù)部門提交的資料進(jìn)行最終審核、歸檔和保管，建立健全園林養(yǎng)護(hù)資料檔案庫(kù)。負(fù)責(zé)資料的檢索、查詢、借閱等服務(wù)工作，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供資料支持。定期對(duì)園林養(yǎng)護(hù)資料進(jìn)行備份，防止資料丟失或損壞，并按照規(guī)定進(jìn)行資料的銷毀處理。二、資料分類與內(nèi)容（一）規(guī)劃設(shè)計(jì)資料1.項(xiàng)目規(guī)劃文件：包括園林項(xiàng)目的規(guī)劃方案、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等文件，這些文件是園林項(xiàng)目建設(shè)的前期重要依據(jù)，記錄了項(xiàng)目的規(guī)劃背景、目標(biāo)、規(guī)模等關(guān)鍵信息。2.設(shè)計(jì)圖紙：涵蓋園林設(shè)計(jì)的總平面圖、豎向設(shè)計(jì)圖、植物配置圖、給排水設(shè)計(jì)圖、電氣設(shè)計(jì)圖等各類圖紙。設(shè)計(jì)圖紙?jiān)敿?xì)說明了園林項(xiàng)目的布局、植物種類及分布、設(shè)施設(shè)備的設(shè)置等內(nèi)容，是園林施工和養(yǎng)護(hù)的重要指導(dǎo)文件。3.設(shè)計(jì)說明書：對(duì)設(shè)計(jì)圖紙的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)解釋和說明，包括設(shè)計(jì)理念、設(shè)計(jì)依據(jù)、技術(shù)指標(biāo)、植物選擇原則等，有助于園林養(yǎng)護(hù)人員深入理解設(shè)計(jì)意圖，更好地開展養(yǎng)護(hù)工作。（二）施工建設(shè)資料1.施工招投標(biāo)文件：包含施工招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等，記錄了園林項(xiàng)目施工單位的選定過程及相關(guān)承諾，對(duì)于了解項(xiàng)目施工的基本情況和合同約定具有重要意義。2.施工合同：明確了建設(shè)單位與施工單位之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，包括工程范圍、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款支付等關(guān)鍵條款，是園林項(xiàng)目施工過程中的重要法律依據(jù)。3.施工組織設(shè)計(jì)：施工單位針對(duì)園林項(xiàng)目制定的施工組織方案，包括施工部署、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工方法、質(zhì)量保證措施、安全文明施工措施等內(nèi)容，為園林項(xiàng)目的順利施工提供了具體的指導(dǎo)。4.施工過程記錄：如施工日志、材料進(jìn)場(chǎng)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄等，詳細(xì)記錄了園林項(xiàng)目施工過程中的各項(xiàng)活動(dòng)和質(zhì)量情況，是工程質(zhì)量追溯和驗(yàn)收的重要依據(jù)。5.竣工驗(yàn)收資料：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙、工程質(zhì)量保修書等，標(biāo)志著園林項(xiàng)目施工階段的結(jié)束，為后續(xù)的養(yǎng)護(hù)工作提供了基礎(chǔ)資料。（三）日常養(yǎng)護(hù)資料1.養(yǎng)護(hù)計(jì)劃：根據(jù)園林植物的生長(zhǎng)特點(diǎn)、季節(jié)變化及項(xiàng)目要求，制定的年度、季度、月度養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃，明確了不同時(shí)期園林養(yǎng)護(hù)工作的重點(diǎn)和目標(biāo)。2.養(yǎng)護(hù)工作記錄：涵蓋澆水、施肥、修剪、除草、病蟲害防治等日常養(yǎng)護(hù)工作的記錄，包括工作時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人員、使用的材料和設(shè)備等信息，反映了園林養(yǎng)護(hù)工作的實(shí)際執(zhí)行情況。3.植物生長(zhǎng)監(jiān)測(cè)記錄：對(duì)園林植物的生長(zhǎng)狀況進(jìn)行定期監(jiān)測(cè)，記錄植物的高度、冠幅、胸徑、開花結(jié)果情況等生長(zhǎng)指標(biāo)，為植物的養(yǎng)護(hù)管理提供科學(xué)依據(jù)。4.設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄：對(duì)園林內(nèi)的灌溉設(shè)施、照明設(shè)施、景觀小品等設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況進(jìn)行記錄，包括維護(hù)時(shí)間、內(nèi)容、維修情況等，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。（四）病蟲害防治資料1.病蟲害發(fā)生記錄：詳細(xì)記錄園林植物病蟲害的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、種類、危害程度等信息，為病蟲害的監(jiān)測(cè)和預(yù)警提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。2.防治方案：針對(duì)不同的病蟲害制定的防治措施和方法，包括選用的農(nóng)藥種類、濃度、施藥時(shí)間、施藥方法等，確保病蟲害防治工作的科學(xué)性和有效性。3.防治效果評(píng)估記錄：對(duì)病蟲害防治措施實(shí)施后的效果進(jìn)行評(píng)估，記錄防治前后病蟲害的變化情況，總結(jié)防治經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)的病蟲害防治工作提供參考。（五）其他資料1.氣象資料：收集與園林養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目相關(guān)的氣象數(shù)據(jù)，如溫度、濕度、降水、風(fēng)力等，氣象條件對(duì)園林植物的生長(zhǎng)和養(yǎng)護(hù)工作有著重要影響，可為養(yǎng)護(hù)決策提供參考。2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：與園林養(yǎng)護(hù)相關(guān)的國(guó)家、行業(yè)及地方技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件，作為園林養(yǎng)護(hù)工作的技術(shù)依據(jù)，確保養(yǎng)護(hù)工作符合相關(guān)要求。3.培訓(xùn)資料：包括園林養(yǎng)護(hù)技術(shù)培訓(xùn)、安全培訓(xùn)等各類培訓(xùn)資料，記錄了公司對(duì)園林養(yǎng)護(hù)人員的培訓(xùn)情況，有助于提高養(yǎng)護(hù)人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平。三、資料收集與整理（一）收集要求1.及時(shí)性：園林養(yǎng)護(hù)資料應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集，確保資料的時(shí)效性。例如，施工過程記錄應(yīng)在每一項(xiàng)施工活動(dòng)完成后立即記錄，日常養(yǎng)護(hù)工作記錄應(yīng)在當(dāng)天工作結(jié)束后及時(shí)整理。2.準(zhǔn)確性：收集的資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。對(duì)于需要測(cè)量的數(shù)據(jù)，應(yīng)使用符合精度要求的測(cè)量工具，并按照規(guī)定的方法進(jìn)行測(cè)量和記錄。對(duì)于文字表述，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，避免錯(cuò)別字和歧義。3.完整性：收集的資料應(yīng)涵蓋園林養(yǎng)護(hù)工作的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。各部門和崗位應(yīng)按照職責(zé)分工，全面收集本環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料。（二）整理方法1.分類整理：按照資料的類別進(jìn)行分類，如規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、施工建設(shè)資料、日常養(yǎng)護(hù)資料等，在每一大類下再細(xì)分小類，如日常養(yǎng)護(hù)資料可進(jìn)一步分為養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、養(yǎng)護(hù)工作記錄等小類，便于資料的查找和管理。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：對(duì)整理好的資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映資料的類別、年份、順序等信息。例如，可以采用“類別代碼年份順序號(hào)”的編號(hào)方式，如“SJ2024001”表示2024年的第一份設(shè)計(jì)資料。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張類資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，如按照時(shí)間先后順序或資料的邏輯關(guān)系進(jìn)行排列，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保存和翻閱。對(duì)于電子資料，應(yīng)按照分類建立文件夾，并進(jìn)行命名規(guī)范，確保電子資料的有序存儲(chǔ)。（三）審核流程1.部門內(nèi)部審核：園林養(yǎng)護(hù)部門資料管理員對(duì)收集整理好的資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋給相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.公司資料管理部門審核：園林養(yǎng)護(hù)部門將初步審核通過的資料提交給公司資料管理部門，公司資料管理部門進(jìn)行最終審核。審核內(nèi)容包括資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及是否符合歸檔要求等。對(duì)于審核不通過的資料，及時(shí)退回園林養(yǎng)護(hù)部門進(jìn)行整改。四、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.歸檔時(shí)間：園林養(yǎng)護(hù)資料應(yīng)在審核通過后及時(shí)歸檔，一般情況下，月度資料應(yīng)在次月上旬完成歸檔，年度資料應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成歸檔。對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況確定歸檔時(shí)間，但應(yīng)確保資料的及時(shí)歸檔。2.歸檔手續(xù)：園林養(yǎng)護(hù)部門向公司資料管理部門移交資料時(shí)，應(yīng)填寫《園林養(yǎng)護(hù)資料移交清單》，清單應(yīng)詳細(xì)列出移交資料的名稱、編號(hào)、份數(shù)、移交時(shí)間等信息。雙方經(jīng)辦人員應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，作為資料移交的憑證。3.歸檔格式：歸檔的資料應(yīng)符合規(guī)定的格式要求，紙張類資料應(yīng)采用A4紙大小，字跡清晰，圖表規(guī)范。電子資料應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式進(jìn)行保存，如文檔類資料采用.doc或.pdf格式，圖片類資料采用.jpg或.png格式等。（二）保管措施1.存儲(chǔ)環(huán)境：公司資料管理部門應(yīng)設(shè)置專門的資料保管場(chǎng)所，確保保管場(chǎng)所具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。資料應(yīng)存放在專用的檔案柜或貨架上，按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.定期檢查：資料管理人員應(yīng)定期對(duì)保管的園林養(yǎng)護(hù)資料進(jìn)行檢查，檢查資料的完整性、保存狀況等。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)救，并記錄相關(guān)情況。3.備份管理：對(duì)于重要的電子資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份可采用外部存儲(chǔ)設(shè)備或云存儲(chǔ)等方式。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，確保在原始數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。五、資料檢索與借閱（一）檢索系統(tǒng)1.建立檢索目錄：公司資料管理部門應(yīng)建立園林養(yǎng)護(hù)資料檢索目錄，檢索目錄應(yīng)包括資料的類別、編號(hào)、名稱、歸檔時(shí)間、保管位置等信息，便于快速查找所需資料。2.電子檢索系統(tǒng)：利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立電子檢索系統(tǒng)，將檢索目錄錄入電子系統(tǒng)，并可根據(jù)需要設(shè)置關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等功能，提高檢索效率。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱園林養(yǎng)護(hù)資料時(shí)，應(yīng)填寫《園林養(yǎng)護(hù)資料借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限：一般情況下，資料的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向資料管理部門申請(qǐng)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，不得逾期。3.借閱登記：資料管理部門應(yīng)對(duì)資料的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人員的姓名、部門、借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人員歸還資料時(shí)，資料管理人員應(yīng)檢查資料的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。4.保密要求：借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)借閱的資料妥善保管，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露資料中的機(jī)密信息。如因借閱人員原因?qū)е沦Y料泄密，將依法追究相關(guān)責(zé)任。六、資料銷毀（一）銷毀條件1.超過保存期限：對(duì)于已超過規(guī)定保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的園林養(yǎng)護(hù)資料，可進(jìn)行銷毀處理。保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定確定，如一般的施工建設(shè)資料保存期限為[X]年，日常養(yǎng)護(hù)資料保存期限為[X]年等。2.資料已失去真實(shí)性或完整性：因不可抗力因素或其他原因?qū)е沦Y料嚴(yán)重?fù)p壞、丟失，無法修復(fù)且已失去使用價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀處理。3.經(jīng)鑒定無保存必要：公司資料管理部門定期對(duì)園林養(yǎng)護(hù)資料進(jìn)行鑒定，對(duì)于經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存必要的資料，可提出銷毀建議。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)：由資料管理部門填寫《園林養(yǎng)護(hù)資料銷毀申請(qǐng)表》，說明銷毀資料的類別、名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.銷毀實(shí)施：資料銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。對(duì)于電子資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，確保資料無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.銷毀備案：銷毀完成后，資料管理部門應(yīng)將銷毀申請(qǐng)