公安檔案業(yè)務(wù)管理辦法尊敬的各位同事：大家好！檔案管理對咱們公安工作來說，那可是意義重大。它記錄著公安工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，無論是案件的偵破過程、各類信息的收集整理，還是日常辦公的各類文件，都需要通過檔案妥善留存。這些檔案不僅是我們過去工作的見證，更是未來決策、案件復(fù)查、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的重要依據(jù)。為了讓咱們的檔案管理工作更加規(guī)范、高效，更好地服務(wù)于公安整體工作，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真研讀，在日常工作中嚴(yán)格遵守。一、檔案管理的總體原則1.真實(shí)性原則：咱們的檔案資料必須如實(shí)反映公安工作的實(shí)際情況。無論是案件記錄、調(diào)查筆錄，還是各類文件，都要確保內(nèi)容真實(shí)可靠。每一位經(jīng)手檔案資料的同事，都要對其真實(shí)性負(fù)責(zé)。比如在填寫案件相關(guān)材料時(shí)，一定要按照實(shí)際調(diào)查情況填寫，不能夸大，也不能隱瞞事實(shí)。我們鼓勵(lì)大家秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，從源頭保證檔案的真實(shí)性。2.完整性原則：一份完整的檔案，對于后續(xù)工作的開展至關(guān)重要。這就要求我們在收集檔案資料時(shí)，要做到不遺漏任何關(guān)鍵信息。以一個(gè)刑事案件檔案為例，不僅要有案件的立案報(bào)告、偵查過程記錄，還需包含嫌疑人的相關(guān)信息、證據(jù)材料、審訊記錄等等，形成一套完整的資料體系。希望大家在日常工作中，養(yǎng)成良好的資料收集習(xí)慣，確保檔案的完整性。3.安全性原則：公安檔案涉及到眾多敏感信息，關(guān)系到社會(huì)穩(wěn)定和公民權(quán)益，所以安全性是重中之重。一方面，我們要確保檔案實(shí)體的安全，防止火災(zāi)、水災(zāi)、蟲蛀等自然因素對檔案造成損壞；另一方面，要保障檔案信息的安全，嚴(yán)格控制檔案的訪問權(quán)限，防止信息泄露。我們會(huì)加強(qiáng)檔案保管場所的安全設(shè)施建設(shè)，同時(shí)也希望每一位同事都能增強(qiáng)保密意識(shí)，不隨意泄露檔案信息。二、檔案的分類與編號(hào)1.檔案分類文書檔案：這類檔案主要包括我們?nèi)粘＾k公過程中產(chǎn)生的各類文件，像上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的通知、本局制定的規(guī)章制度、各部門之間的往來函件等等。文書檔案記錄了我們公安工作的行政運(yùn)作過程，是我們了解工作流程和政策執(zhí)行情況的重要依據(jù)。案件檔案：這是公安檔案的核心部分，涵蓋了各類刑事案件、治安案件的相關(guān)資料。每個(gè)案件從立案到結(jié)案，所產(chǎn)生的所有材料都要?dú)w入案件檔案，包括報(bào)案記錄、現(xiàn)場勘查報(bào)告、證人證言、處理結(jié)果等等。案件檔案對于案件的復(fù)查、研究以及總結(jié)辦案經(jīng)驗(yàn)都有著不可替代的作用。人事檔案：涉及全局民警的個(gè)人信息、履歷、考核情況、獎(jiǎng)懲記錄等內(nèi)容。人事檔案是我們進(jìn)行人力資源管理、干部選拔任用的重要參考資料，關(guān)乎每一位同事的切身利益，務(wù)必保證其準(zhǔn)確和完整?？萍紮n案：主要包含公安工作中涉及到的科研成果、技術(shù)資料、設(shè)備檔案等。隨著科技在公安工作中的應(yīng)用越來越廣泛，科技檔案的管理也變得愈發(fā)重要。它可以為我們的技術(shù)創(chuàng)新、設(shè)備維護(hù)提供有力支持。2.檔案編號(hào)為了便于檔案的查找和管理，我們對每一份檔案都要進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則要遵循統(tǒng)一、規(guī)范、唯一的原則。以案件檔案為例，編號(hào)可以采用“年份+案件類別代碼+案件序號(hào)”的形式。比如，2023年發(fā)生的第一起盜竊案件，編號(hào)可以為“2023DQ001”。這樣的編號(hào)方式簡潔明了，方便大家快速定位所需檔案。希望大家在整理檔案時(shí)，嚴(yán)格按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行操作，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和一致性。三、檔案的收集與整理1.收集范圍對于文書檔案，要收集從上級(jí)機(jī)關(guān)接收的文件、本局各部門形成的發(fā)文、內(nèi)部請示報(bào)告、會(huì)議文件等。各部門要指定專人負(fù)責(zé)文書檔案的收集工作，確保每份文件都能及時(shí)、準(zhǔn)確地收集起來。比如辦公室，要負(fù)責(zé)收集全局性會(huì)議的相關(guān)文件，各業(yè)務(wù)部門要收集本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件。案件檔案的收集，要從案件受理開始，全程跟進(jìn)。包括報(bào)案材料、立案決定書、偵查過程中的各類證據(jù)、詢問筆錄、鑒定報(bào)告、結(jié)案報(bào)告等。案件承辦人員要對案件檔案的收集質(zhì)量負(fù)責(zé)，在案件辦理過程中，同步做好檔案資料的收集工作，避免出現(xiàn)遺漏。人事檔案收集的內(nèi)容涵蓋民警的入職材料、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評定材料、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲文件等。人事部門要加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)收集更新民警的人事信息，保證人事檔案的時(shí)效性?？萍紮n案收集科研項(xiàng)目的申報(bào)書、研究報(bào)告、鑒定證書，以及設(shè)備的購置合同、使用說明書、維修記錄等?？蒲泻图夹g(shù)部門要注重日常資料的積累，在項(xiàng)目完成或設(shè)備使用過程中，及時(shí)整理相關(guān)資料，移交檔案管理部門。2.整理要求檔案整理要按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，同一類別的檔案要按照一定的順序排列。比如文書檔案可以按照時(shí)間先后順序排列，案件檔案可以按照案件辦理流程排列。這樣便于后續(xù)的查找和利用。對每份檔案要進(jìn)行編目，編制目錄時(shí)要準(zhǔn)確填寫檔案的標(biāo)題、日期、文號(hào)、頁碼等關(guān)鍵信息。編目清晰的檔案，就像一本條理清晰的書籍，能讓我們快速找到所需內(nèi)容。希望大家在整理檔案時(shí)，認(rèn)真細(xì)致地做好編目工作。對于紙張大小不一致、破損的檔案資料，要進(jìn)行必要的修整?？梢圆捎谜迟N、托裱等方法修復(fù)破損檔案，對過大或過小的紙張進(jìn)行折疊或裱糊，使其符合檔案保管的要求。在修整過程中，要注意保持檔案內(nèi)容的完整性和原始性。四、檔案的保管與保護(hù)1.保管場所我們要設(shè)立專門的檔案庫房，庫房要具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件。庫房內(nèi)要配備消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。同時(shí)，要定期對庫房進(jìn)行清潔和檢查，確保檔案存放環(huán)境的安全。檔案管理人員要每天對庫房的溫濕度進(jìn)行記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施。希望大家嚴(yán)格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入庫房。2.保管設(shè)備為了更好地保管檔案，我們要配備合適的檔案裝具。如檔案架、檔案柜等，這些裝具要符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的密封性和承重能力。對于特殊載體的檔案，如光盤、磁帶等，要采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保管，確保其數(shù)據(jù)的安全性和可讀性。檔案管理人員要定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.保護(hù)措施對于紙質(zhì)檔案，要注意防止光線直射，避免紙張老化。庫房內(nèi)的照明要采用無紫外線的燈具。同時(shí)，要定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有霉變、蟲蛀跡象的檔案，要及時(shí)采取處理措施?？梢圆捎梦锢砘蚧瘜W(xué)的方法進(jìn)行除霉、殺蟲，但要確保不損害檔案內(nèi)容。對于電子檔案，要做好數(shù)據(jù)備份工作。備份頻率要根據(jù)檔案的重要性和使用頻率來確定，一般重要的電子檔案要每周進(jìn)行一次備份。備份數(shù)據(jù)要存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)，防止因單一存儲(chǔ)介質(zhì)損壞或存儲(chǔ)地點(diǎn)發(fā)生災(zāi)害導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止電子檔案被非法訪問和篡改。五、檔案的利用與服務(wù)1.利用申請本局內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，要填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱檔案的類別和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門要對申請進(jìn)行審核，對于符合條件的申請，要及時(shí)安排查閱。希望大家在申請查閱檔案時(shí)，務(wù)必如實(shí)填寫相關(guān)信息，方便我們快速審核處理。2.查閱方式檔案查閱一般在檔案閱覽室進(jìn)行，如需借出檔案，要經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人的特別批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還。在查閱檔案過程中，要愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如果確實(shí)需要復(fù)制，要經(jīng)過檔案管理部門的同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。希望大家在查閱檔案時(shí)，嚴(yán)格遵守這些規(guī)定，共同維護(hù)檔案的完好。3.服務(wù)支持檔案管理部門要積極主動(dòng)地為全局工作提供檔案服務(wù)支持。比如在重大案件的復(fù)查、政策制定、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等工作中，要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，并協(xié)助查閱人員進(jìn)行分析利用。我們鼓勵(lì)檔案管理人員不斷提高服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，為大家提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。六、檔案管理人員的職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)定期收集各部門移交的檔案資料，按照檔案分類和整理要求，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編目和修整，確保檔案的質(zhì)量。在收集過程中，要加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決檔案收集過程中出現(xiàn)的問題。2.檔案保管與保護(hù)：嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，定期檢查檔案庫房的溫濕度、防火防盜防蟲等設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行日常保管和維護(hù)。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或安全隱患時(shí)，要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。3.檔案利用服務(wù)：認(rèn)真審核檔案查閱申請，合理安排檔案查閱和借閱工作，為查閱人員提供必要的幫助和指導(dǎo)。同時(shí)，要做好檔案利用登記工作，記錄檔案的查閱情況，以便日后統(tǒng)計(jì)分析。4.業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)：檔案管理人員要定期組織全局范圍內(nèi)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體民警的檔案意識(shí)和檔案管理水平。同時(shí)，要對各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助解決檔案管理過程中遇到的技術(shù)難題。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制為了確保檔案管理辦法的有效執(zhí)行，我們要建立健全監(jiān)督機(jī)制。檔案管理部門要定期對各部門的檔案工作進(jìn)行檢查，包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容主要包括檔案資料是否完整、整理是否規(guī)范、保管是否安全、利用是否合規(guī)等。對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核制度將檔案工作納入各部門和個(gè)人的績效考核體系。對檔案工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予一定的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對檔案工作不力，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟