公文歸檔管理暫行辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)公司公文歸檔管理工作，保證公文的完整、準(zhǔn)確與安全，便于公文的查閱、利用和傳承，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本暫行辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的公文歸檔管理工作。管理原則公文歸檔管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保存、便于利用的原則，確保公文檔案的系統(tǒng)性、完整性和安全性。公文歸檔范圍重要公文1.公司制定的各類規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。2.公司的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。3.公司的重要會議記錄、會議紀(jì)要，包括董事會會議、總經(jīng)理辦公會會議等。4.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。行政公文1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、指示、批復(fù)等。2.公司向外部單位發(fā)出的請示、報(bào)告、函件等。3.公司內(nèi)部的通知、通報(bào)、決定等行政文件。人事公文1.員工的招聘、錄用、調(diào)動、晉升、離職等人事檔案材料。2.員工的績效考核、培訓(xùn)記錄等相關(guān)文件。財(cái)務(wù)公文1.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。2.公司的預(yù)算編制、成本核算等相關(guān)文件。其他公文1.公司的宣傳資料、榮譽(yù)證書等。2.公司的科研成果、技術(shù)資料等。公文歸檔要求公文質(zhì)量要求1.公文應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，語言規(guī)范、簡潔，格式符合公司的統(tǒng)一要求。2.公文應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如鋼筆、中性筆等，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.公文如有附件，應(yīng)與正文一起歸檔，并在附件上注明附件名稱、份數(shù)等信息。公文整理要求1.各部門應(yīng)按照公文的形成時間、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保公文的系統(tǒng)性和條理性。2.公文應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行編號，如年度、部門、類別等，以便于查找和管理。3.公文應(yīng)裝訂整齊，如有破損應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)，確保公文的完整性。公文移交要求1.各部門應(yīng)在公文形成后的一個月內(nèi)，將整理好的公文移交至公司檔案室。2.移交公文時，應(yīng)填寫《公文移交清單》，注明公文的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。公文保管期限與密級劃分保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的公文，如公司的章程、重要會議記錄、重要合同等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為1650年的公文，如公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管：保管期限為15年以下的公文，如一般性的通知、通報(bào)等。密級劃分1.絕密：涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露將給公司帶來極其嚴(yán)重?fù)p失的公文。2.機(jī)密：涉及公司重要機(jī)密，一旦泄露將給公司帶來嚴(yán)重?fù)p失的公文。3.秘密：涉及公司一般機(jī)密，一旦泄露將給公司帶來一定損失的公文。4.普通：不涉及公司機(jī)密的公文。公文保管與保護(hù)保管設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防鼠等良好的環(huán)境條件。保管制度1.檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的公文保管制度，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對公文進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.公文應(yīng)按照保管期限和密級進(jìn)行分類存放，不同保管期限和密級的公文應(yīng)分開存放。保護(hù)措施1.對于重要的公文，應(yīng)采取備份存儲的方式，如光盤、磁帶等，以防止公文的丟失和損壞。2.對于涉密公文，應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行保管和使用，確保公文的安全。公文查閱與利用查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱公文時，應(yīng)填寫《公文查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱涉密公文時，應(yīng)經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司公文時，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司辦公室批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱方式1.查閱公文時，應(yīng)在檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得將公文帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)公文，不得在公文上涂改、圈劃、批注等。3.查閱人員如需復(fù)制公文，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。利用原則1.公文的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司的利益和聲譽(yù)。2.利用公文時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。公文鑒定與銷毀鑒定組織公司應(yīng)成立公文鑒定小組，由公司辦公室、檔案室、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成，負(fù)責(zé)對到期公文進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)公文鑒定小組應(yīng)根據(jù)公文的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對到期公文進(jìn)行鑒定，確定是否銷毀。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的公文，應(yīng)填寫《公文銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀公文時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保公文銷毀徹底，防止公文信息泄露。3.銷毀公文后，應(yīng)填寫《公文銷毀清單》，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)，并歸檔保存。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制公司辦公室應(yīng)定期對各部門的公文歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改?？己宿k法公司應(yīng)將公文歸檔管理工作