拼多多商家社保繳納信息核查登記制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范拼多多商家全體員工社保繳納信息的核查與登記工作，確保社保繳納的準(zhǔn)確性、及時性和合規(guī)性，保障員工的合法權(quán)益，同時維護(hù)公司運(yùn)營的穩(wěn)定性和規(guī)范性，符合國家相關(guān)法律法規(guī)要求。2.適用范圍本制度適用于拼多多商家旗下的全體員工。包括但不限于運(yùn)營部門、客服部門、倉儲物流部門、市場推廣部門等各個職能部門的全職、兼職員工。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)拼多多商家秉持“用戶至上、高效協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的經(jīng)營理念。在社保繳納信息核查登記工作中，以保障員工權(quán)益為出發(fā)點(diǎn)，體現(xiàn)對員工的人文關(guān)懷，確保員工能夠安心工作，為公司創(chuàng)造價值，同時促進(jìn)公司與員工的共同發(fā)展。這與公司重視人才、關(guān)注員工福利的企業(yè)文化相契合，通過規(guī)范的社保管理，提升員工的歸屬感和忠誠度，助力公司在電商行業(yè)激烈競爭中穩(wěn)健前行。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.行政主管部門行政主管部門作為社保繳納信息核查登記工作的核心部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督整個流程。具體職責(zé)包括：制定社保核查登記工作計劃和方案；協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保信息傳遞的順暢；定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報社保核查登記工作的進(jìn)展和結(jié)果；與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)保持溝通，及時了解政策變化并調(diào)整公司的社保管理工作。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理本部門員工的基本信息，并確保信息的真實(shí)性和完整性。在規(guī)定時間內(nèi)將員工信息提交給行政主管部門，配合行政主管部門進(jìn)行信息核查工作。對于行政主管部門反饋的問題信息，及時通知員工進(jìn)行更正，并重新提交。3.財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核社保費(fèi)用的計算和繳納情況，確保社保費(fèi)用的準(zhǔn)確核算和按時足額繳納。與行政主管部門核對社保費(fèi)用明細(xì)，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助行政主管部門完成社保繳納信息的核查工作。同時，負(fù)責(zé)保存社保繳納的相關(guān)財務(wù)憑證和報表，以備審計和查詢。三、管理流程1.信息收集階段-新員工入職時，人力資源部門在辦理入職手續(xù)的同時，應(yīng)向員工發(fā)放《社保信息登記表》，詳細(xì)說明填寫要求和注意事項(xiàng)。員工需如實(shí)填寫個人基本信息、社保參保情況等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。-各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對本部門員工信息進(jìn)行梳理，如員工崗位變動、聯(lián)系方式變更等情況，及時通知人力資源部門更新員工信息。-每年定期開展一次全公司范圍內(nèi)的社保信息集中收集工作，行政主管部門向各部門發(fā)送通知，明確信息收集的范圍、內(nèi)容和截止時間。各部門按照要求組織員工填寫或更新相關(guān)信息，并按時提交給行政主管部門。2.信息核查階段-行政主管部門收到各部門提交的員工社保信息后，首先對信息的完整性進(jìn)行初步審核，檢查是否存在必填項(xiàng)缺失、格式不正確等問題。對于信息不完整的，及時反饋給相關(guān)部門要求補(bǔ)充完善。-利用社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供的信息查詢系統(tǒng)或其他合法渠道，對員工的社保參保歷史、繳費(fèi)情況等進(jìn)行核對。重點(diǎn)核查員工的身份證號碼、姓名、參保時間、繳費(fèi)基數(shù)等關(guān)鍵信息是否一致。-與財務(wù)部門提供的社保費(fèi)用繳納明細(xì)進(jìn)行比對，檢查社保費(fèi)用的計算和繳納是否準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)繳費(fèi)金額與應(yīng)繳金額不符，及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。-對于核查過程中發(fā)現(xiàn)的問題信息，行政主管部門應(yīng)及時與員工本人或相關(guān)部門溝通核實(shí)。如屬于員工填寫錯誤，要求員工重新填寫正確信息；如屬于系統(tǒng)錄入錯誤或其他原因，及時進(jìn)行修正。3.信息登記階段-經(jīng)過核查無誤的員工社保信息，行政主管部門應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一登記，建立完善的社保信息檔案。檔案內(nèi)容包括員工個人基本信息、社保參保記錄、繳費(fèi)明細(xì)、變更記錄等。-利用信息化管理系統(tǒng)，將社保信息進(jìn)行電子化存儲和管理，方便查詢、統(tǒng)計和分析。同時，定期對社保信息檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-對于社保信息的變更情況，如員工離職、退休、社保險種增減等，行政主管部門應(yīng)及時更新信息檔案，并按照規(guī)定的流程辦理相關(guān)手續(xù)。在辦理完變更手續(xù)后，將變更結(jié)果反饋給相關(guān)部門和員工。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解自己的社保參保情況，包括參保險種、繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)金額等信息。行政主管部門應(yīng)提供便捷的查詢渠道，如設(shè)立專門的咨詢熱線、在公司內(nèi)部網(wǎng)站或辦公系統(tǒng)中提供社保信息查詢功能等，確保員工能夠及時獲取相關(guān)信息。-員工對社保繳納信息有異議時，有權(quán)向行政主管部門提出申訴。行政主管部門應(yīng)在收到申訴后的規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果及時反饋給員工。如員工對處理結(jié)果仍不滿意，可向上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)政府部門反映。-員工享有國家法律法規(guī)規(guī)定的各項(xiàng)社保待遇，如養(yǎng)老保險的養(yǎng)老金領(lǐng)取、醫(yī)療保險的醫(yī)療費(fèi)用報銷、失業(yè)保險的失業(yè)金領(lǐng)取等。公司應(yīng)按照規(guī)定為員工足額繳納社保費(fèi)用，確保員工能夠正常享受社保待遇。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)如實(shí)填寫和提供個人社保信息，不得隱瞞或虛報相關(guān)信息。如因員工個人原因?qū)е律绫Ｐ畔㈠e誤或不實(shí)，由此產(chǎn)生的一切后果由員工本人承擔(dān)。-員工應(yīng)積極配合公司的社保核查登記工作，按照要求及時提供相關(guān)資料和信息。在接到行政主管部門關(guān)于信息更正的通知后，應(yīng)盡快完成信息更正，確保社保繳納工作的順利進(jìn)行。-員工離職時，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理社保減員手續(xù)，提供必要的證明材料。如因員工個人原因未及時辦理手續(xù)，導(dǎo)致公司多繳納社保費(fèi)用的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，對員工的社保繳納信息進(jìn)行核查和登記，以確保公司社保管理工作的合規(guī)性。-對于員工提供的不實(shí)社保信息或違反社保管理制度的行為，公司有權(quán)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。-公司有權(quán)根據(jù)經(jīng)營狀況和國家政策調(diào)整社保繳納標(biāo)準(zhǔn)，但應(yīng)提前向員工說明情況，并按照規(guī)定履行相關(guān)手續(xù)。4.公司義務(wù)-公司有義務(wù)按照國家法律法規(guī)的要求，為員工按時足額繳納各項(xiàng)社保費(fèi)用，不得拖欠或漏繳。財務(wù)部門應(yīng)確保社保費(fèi)用的資金安排，行政主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督社保繳納工作的執(zhí)行情況。-公司應(yīng)向員工宣傳社保政策和公司的社保管理制度，提高員工對社保的認(rèn)知度和重視程度。定期組織社保知識培訓(xùn)和講座，解答員工的疑問。-公司應(yīng)妥善保管員工的社保信息檔案，保護(hù)員工的個人隱私。未經(jīng)員工本人同意，不得將員工社保信息泄露給無關(guān)人員或機(jī)構(gòu)。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-建立內(nèi)部監(jiān)督體系，行政主管部門定期對社保繳納信息核查登記工作進(jìn)行自查，檢查工作流程是否規(guī)范、信息是否準(zhǔn)確完整。同時，鼓勵員工對社保管理工作進(jìn)行監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)問題并及時反饋的員工給予一定的獎勵。-接受外部監(jiān)督，積極配合社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、稅務(wù)部門等政府職能部門的檢查和審計工作。對于政府部門提出的整改意見，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時整改，并將整改情況書面報告相關(guān)部門。-設(shè)立舉報郵箱和電話，接受員工和社會各界對公司社保繳納問題的舉報。對于舉報內(nèi)容，行政主管部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。如舉報情況屬實(shí)，對舉報人給予適當(dāng)?shù)莫剟?，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.獎勵機(jī)制-對于在社保繳納信息核查登記工作中表現(xiàn)出色的部門或個人，如信息收集準(zhǔn)確及時、核查工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、為公司節(jié)省社保成本等，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金、晉升機(jī)會等。-員工積極提出關(guān)于社保管理工作的合理化建議，并被公司采納后取得良好效果的，公司將根據(jù)建議的價值給予相應(yīng)的獎勵。3.懲罰機(jī)制-對于在社保信息收集、核查、登記過程中故意提供虛假信息、隱瞞真實(shí)情況的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等處罰。如因員工虛假信息導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-各部門負(fù)責(zé)人對本部門社保信息的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。如因部門工作失誤導(dǎo)致社保信息錯誤或延誤，影響公司社保繳納工作的，公司將對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評教育、扣發(fā)績效獎金等處罰。-行政主管部門工作人員在社保核查登記工作中存在玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊等行為的，公司將嚴(yán)肅追究其責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。六、附則1.制度修訂本制度將根據(jù)國家法律法規(guī)、社保政策的變化以及公司實(shí)際運(yùn)營情況適時進(jìn)行修訂。行政主管部門負(fù)責(zé)關(guān)注相關(guān)政策動態(tài)，定期對制度進(jìn)行評估和修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)