建材公司電子公章申請(qǐng)使用審批制度

一、總則1.目的：為規(guī)范本建材公司電子公章的申請(qǐng)、使用及審批流程，確保電子公章使用的合法性、安全性和嚴(yán)肅性，有效防范風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于建材公司全體員工。對(duì)于涉及與顧客相關(guān)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景中使用電子公章，同樣遵循本制度規(guī)定流程執(zhí)行。3.依據(jù)：依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的經(jīng)營(yíng)理念和管理要求制定本制度。公司秉持“質(zhì)量至上，服務(wù)為本，創(chuàng)新發(fā)展，合作共贏”的經(jīng)營(yíng)理念，電子公章的使用需嚴(yán)格遵循此理念，保障公司運(yùn)營(yíng)合法合規(guī)，維護(hù)公司和客戶的合法權(quán)益。4.定義：本制度所指電子公章，是指以數(shù)字證書為依托，按照法定程序制作的，與實(shí)物公章具有同等法律效力的電子印章，可通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件簽署功能。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.信息技術(shù)部門-負(fù)責(zé)電子公章系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。-負(fù)責(zé)數(shù)字證書的申請(qǐng)、管理和更新，保障電子公章的合法性和安全性。-協(xié)助相關(guān)部門解決電子公章使用過程中的技術(shù)問題，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。2.行政部門-負(fù)責(zé)制定和完善電子公章申請(qǐng)使用審批制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-對(duì)電子公章的使用申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)事項(xiàng)的合規(guī)性和必要性。-負(fù)責(zé)電子公章使用記錄的管理和歸檔，定期對(duì)使用記錄進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。3.法務(wù)部門-負(fù)責(zé)對(duì)電子公章使用涉及的法律問題進(jìn)行審核和指導(dǎo)，確保電子公章的使用符合法律法規(guī)要求。-參與重大合同或重要文件使用電子公章的審核工作，提供法律意見和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。-對(duì)電子公章使用過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛進(jìn)行預(yù)警和處理。4.使用部門-負(fù)責(zé)本部門電子公章使用申請(qǐng)的發(fā)起，詳細(xì)填寫申請(qǐng)信息，說明申請(qǐng)使用的原因、用途、涉及的文件等內(nèi)容。-負(fù)責(zé)對(duì)使用電子公章簽署的文件內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。-嚴(yán)格按照制度規(guī)定和審批意見使用電子公章，不得違規(guī)使用或擅自擴(kuò)大使用范圍。三、管理流程1.申請(qǐng)流程-使用部門員工填寫《電子公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)使用電子公章的文件名稱、文號(hào)、用途、使用范圍、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并附上相關(guān)文件草案或說明材料。-將填寫完整的申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的必要性、合規(guī)性進(jìn)行審核，如同意申請(qǐng)，簽字確認(rèn)后提交給行政部門。2.初審流程-行政部門收到使用部門提交的申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請(qǐng)表填寫是否完整、申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、相關(guān)文件是否齊全等。-如初審?fù)ㄟ^，行政部門將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核；如初審不通過，行政部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門補(bǔ)充或修改申請(qǐng)材料。3.法律審核流程-法務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)使用電子公章的事項(xiàng)進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。-法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給出審核意見，如審核通過，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；如存在法律問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)提出修改建議或不予通過的意見，并反饋給行政部門。4.審批流程-經(jīng)過行政部門初審和法務(wù)部門法律審核通過的申請(qǐng)表，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的重要性和影響范圍進(jìn)行審批，如同意使用，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。-對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的電子公章使用申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論后再作出審批決定。5.使用流程-使用部門在獲得公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，持審批通過的申請(qǐng)表到信息技術(shù)部門領(lǐng)取電子公章使用權(quán)限。信息技術(shù)部門應(yīng)按照規(guī)定為使用部門開通相應(yīng)權(quán)限，并記錄使用時(shí)間、使用人等信息。-使用部門在規(guī)定的使用范圍內(nèi)，按照電子公章系統(tǒng)的操作流程，對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行電子簽署。簽署完成后，使用部門應(yīng)將簽署后的文件備份保存，并及時(shí)將申請(qǐng)表交回行政部門歸檔。6.歸還流程-使用部門在電子公章使用期限屆滿或使用完畢后，應(yīng)及時(shí)到信息技術(shù)部門歸還電子公章使用權(quán)限。信息技術(shù)部門應(yīng)核實(shí)使用情況，確保電子公章使用權(quán)限已正確收回，并記錄歸還時(shí)間。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請(qǐng)使用電子公章。-員工在使用電子公章過程中，有權(quán)獲得信息技術(shù)部門、行政部門和法務(wù)部門的技術(shù)支持、指導(dǎo)和審核服務(wù)。-員工對(duì)電子公章使用審批結(jié)果有異議的，有權(quán)向相關(guān)部門提出申訴，要求進(jìn)行復(fù)核。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定的申請(qǐng)、使用和審批流程，如實(shí)填寫申請(qǐng)信息，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或偽造申請(qǐng)材料。-員工在使用電子公章時(shí)，應(yīng)確保簽署文件的內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，不得利用電子公章從事違法違規(guī)活動(dòng)。-員工應(yīng)妥善保管電子公章使用權(quán)限，不得將電子公章使用賬號(hào)和密碼泄露給他人，如因個(gè)人原因?qū)е码娮庸卤槐I用或?yàn)E用，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對(duì)員工電子公章使用申請(qǐng)進(jìn)行審核和審批，決定是否同意員工的使用申請(qǐng)。-公司有權(quán)對(duì)電子公章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用行為，有權(quán)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。-公司有權(quán)根據(jù)法律法規(guī)和公司發(fā)展需要，對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。4.公司義務(wù)-公司應(yīng)為員工提供電子公章使用的必要條件和技術(shù)支持，確保電子公章系統(tǒng)的正常運(yùn)行。-公司應(yīng)組織員工進(jìn)行電子公章使用相關(guān)的培訓(xùn)，提高員工對(duì)電子公章的認(rèn)識(shí)和使用技能。-公司應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)的要求，保障電子公章使用過程中的信息安全和保密工作，保護(hù)員工和客戶的隱私。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對(duì)電子公章的使用情況進(jìn)行檢查，包括申請(qǐng)表的填寫、審批流程的執(zhí)行、使用記錄的歸檔等方面。檢查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。-信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)電子公章系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障、安全隱患等問題。如發(fā)現(xiàn)異常操作或違規(guī)使用行為，應(yīng)立即通知行政部門和法務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查處理。-公司鼓勵(lì)員工對(duì)電子公章違規(guī)使用行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在電子公章使用過程中，嚴(yán)格遵守制度規(guī)定，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，為公司避免重大風(fēng)險(xiǎn)或帶來顯著效益的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。-對(duì)于提出合理化建議，有助于完善電子公章管理制度或提高工作效率的部門或個(gè)人，公司將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反本制度規(guī)定，未按照流程申請(qǐng)、使用電子公章的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職降薪等處罰；如造成公司經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對(duì)于利用電子公章從事違法違規(guī)活動(dòng)，給公司或客戶造成嚴(yán)重?fù)p失的員工，公司將依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。-對(duì)于在電子公章管理工作中，因失職、瀆職導(dǎo)致電子公章管理混亂或出現(xiàn)重大安全事故的部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)管理人員，公司將給予嚴(yán)肅的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。六、附則1.制度解釋：本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或需要進(jìn)一步明確的事項(xiàng)，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充