建材公司印章集中保管與使用登記制度

一、總則1.目的：為加強公司印章管理，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，有效維護公司利益，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于建材公司全體員工，包括總部及各分支機構(gòu)。涉及公司各類印章的保管、使用及登記等相關(guān)事宜，均應(yīng)遵循本制度規(guī)定。3.原則：堅持集中保管、嚴格審批、規(guī)范使用、如實登記的原則。公司秉持“質(zhì)量至上，服務(wù)為本，誠信經(jīng)營，創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化，在印章管理過程中體現(xiàn)嚴謹、負責的態(tài)度，保障公司運營效益。同時，貫徹扁平化管理理念，減少不必要的層級審批，提高工作效率。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.印章管理部門：公司行政部作為印章集中保管的責任部門，負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、監(jiān)督公司印章的管理工作。行政部應(yīng)設(shè)立專門的印章保管崗位，配備責任心強、熟悉印章管理規(guī)定的人員擔任印章保管人。-印章保管人職責：-負責公司各類印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章丟失、損壞或被盜用。-嚴格按照審批流程和規(guī)定，對印章使用申請進行審核，并負責印章的加蓋工作。-認真做好印章使用登記工作，詳細記錄印章使用的日期、事由、申請人、批準人等信息。-定期對印章的保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。2.審批部門及人員：根據(jù)印章使用事項的不同性質(zhì)和重要程度，明確相應(yīng)的審批部門和審批人。一般事項由部門負責人審批，重要事項需經(jīng)公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)嚴格履行審批職責，對印章使用的必要性、合法性和準確性進行審核。3.使用部門及人員：公司各部門及員工在業(yè)務(wù)活動中需要使用印章時，應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程提出申請，并對印章使用的真實性、合法性負責。三、管理流程1.印章的刻制與啟用-刻制申請：因工作需要刻制新印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報公司總經(jīng)理批準。-刻制流程：行政部根據(jù)總經(jīng)理批準的申請，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。印章刻制完成后，行政部應(yīng)進行驗收，確保印章的質(zhì)量和規(guī)格符合要求。-啟用備案：新印章啟用前，行政部應(yīng)發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、規(guī)格、啟用日期等信息，并將印章印模留存?zhèn)浒?。同時，將啟用通知發(fā)送至公司各部門及相關(guān)客戶。2.印章的保管-存放要求：印章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜鑰匙和密碼由印章保管人分別掌握，確保印章存放安全。-交接管理：印章保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、交接日期、交接雙方等信息。交接過程需由行政部負責人或指定人員進行監(jiān)交，確保交接手續(xù)完整、印章無損壞或丟失。3.印章的使用-使用申請：各部門及員工需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事由、文件名稱、份數(shù)、使用日期等信息，并附上相關(guān)文件或資料。申請表經(jīng)部門負責人簽字審核后，按照審批權(quán)限報相應(yīng)的審批人批準。-審批流程：審批人應(yīng)認真審核申請表及相關(guān)文件，對印章使用的必要性、合法性和準確性進行判斷。對于一般事項，部門負責人審批通過后即可；對于重要事項，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)在申請表上簽署明確的審批意見和簽名。-印章加蓋：印章保管人收到經(jīng)批準的《印章使用申請表》后，應(yīng)再次核對申請表內(nèi)容與相關(guān)文件，確認無誤后在規(guī)定位置加蓋印章。加蓋印章應(yīng)清晰、端正，確保印章的完整性和準確性。對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章。-登記記錄：印章保管人應(yīng)在《印章使用登記簿》上如實記錄印章使用的詳細信息，包括日期、事由、申請人、批準人、文件名稱、份數(shù)等。登記內(nèi)容應(yīng)準確、完整，便于追溯和查詢。4.印章的停用與銷毀-停用申請：因公司名稱變更、機構(gòu)撤銷、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由相關(guān)部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，經(jīng)部門負責人審核后，報公司總經(jīng)理批準。-停用處理：行政部在收到總經(jīng)理批準的停用申請后，應(yīng)及時發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用的日期和原因，并收回停用印章。停用印章應(yīng)妥善保管，不得再繼續(xù)使用。-銷毀流程：對于需要銷毀的印章，行政部應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，選擇合適的方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并記錄銷毀的時間、地點、方式等信息。銷毀完成后，監(jiān)督人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照公司規(guī)定的流程申請使用印章，以開展正常的業(yè)務(wù)工作。-員工對印章管理過程中存在的問題或不合理之處，有權(quán)向行政部或公司領(lǐng)導提出意見和建議。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴格遵守本制度規(guī)定，如實填寫印章使用申請，不得虛報、瞞報印章使用事由。-在使用印章過程中，員工應(yīng)妥善保管相關(guān)文件和資料，確保印章使用的安全性和保密性。-員工不得擅自將印章帶出公司或交予他人使用，不得私刻、偽造公司印章。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對印章的保管、使用情況進行監(jiān)督檢查，確保印章管理工作符合規(guī)定要求。-對于違反本制度規(guī)定的行為，公司有權(quán)追究相關(guān)人員的責任，并采取相應(yīng)的處罰措施。4.公司義務(wù)-公司應(yīng)為印章管理工作提供必要的資源支持，包括配備合適的保管設(shè)備、培訓印章保管人員等。-公司應(yīng)及時處理員工提出的印章使用申請，提高工作效率，保障員工正常的業(yè)務(wù)開展。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督檢查：行政部應(yīng)定期對印章的保管、使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章存放是否安全、使用登記是否規(guī)范、審批手續(xù)是否完備等。同時，鼓勵員工對印章管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。2.獎勵措施：對于在印章管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。如嚴格遵守印章管理制度，未出現(xiàn)任何違規(guī)行為；在印章管理工作中提出合理化建議，為公司避免損失或提高工作效率等。3.懲罰措施：對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。-對于未按規(guī)定流程申請使用印章或填寫登記信息不完整的，給予警告處分，并責令其立即改正。-對于擅自將印章帶出公司或交予他人使用的，給予記過處分，并扣發(fā)當月績效獎金。-對于私刻、偽造公司印章或故意濫用印章給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責任，并解除勞動合同。六、附則1.制度解釋：本制度由公司行政部負責解釋。如有未盡事宜，行政部應(yīng)根據(jù)公司實際情況進行補充和完善，并報公司領(lǐng)導批準后實施。2.制度修訂：本制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、公司發(fā)展戰(zhàn)略及實際運營情況的變化適時進行修訂。修訂后的制度應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。3.生效日期：本