拼多多商家預(yù)算外支出特別審批流程制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范拼多多商家預(yù)算外支出的特別審批流程，確保公司資金使用的合理性、合規(guī)性，保障公司運(yùn)營效益，同時(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理與監(jiān)督，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于拼多多商家全體員工涉及預(yù)算外支出的情況，包括但不限于因業(yè)務(wù)拓展、突發(fā)事件應(yīng)對、客戶服務(wù)優(yōu)化等產(chǎn)生的預(yù)算外資金使用。3.基本原則-必要性原則：預(yù)算外支出必須是公司運(yùn)營中不可或缺的支出項(xiàng)目，具有明確的目的和實(shí)際效益。-合理性原則：支出金額應(yīng)與實(shí)際需求相符，避免浪費(fèi)和不合理開支。-審批原則：所有預(yù)算外支出必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)審批不得擅自支出。-效益原則：預(yù)算外支出應(yīng)有助于提升公司的運(yùn)營效益，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，符合公司的經(jīng)營理念。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.審批小組-組成：由公司負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成預(yù)算外支出特別審批小組（以下簡稱“審批小組”）。-職責(zé)：審批小組負(fù)責(zé)對預(yù)算外支出申請進(jìn)行綜合評估和審批，確保支出符合公司整體利益和戰(zhàn)略規(guī)劃。公司負(fù)責(zé)人對最終審批結(jié)果負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人提供財(cái)務(wù)專業(yè)意見，評估支出對公司財(cái)務(wù)狀況的影響；相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人從業(yè)務(wù)角度闡述支出的必要性和預(yù)期效果。2.申請部門-職責(zé)：提出預(yù)算外支出申請的部門為申請部門。申請部門需詳細(xì)說明支出的原因、用途、金額、預(yù)期效益等內(nèi)容，并負(fù)責(zé)提供相關(guān)證明材料。申請部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容的真實(shí)性和必要性負(fù)責(zé)。3.財(cái)務(wù)部門-職責(zé)：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對預(yù)算外支出申請進(jìn)行初步審核，審查申請的合規(guī)性、金額計(jì)算的準(zhǔn)確性以及是否符合公司財(cái)務(wù)政策。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門需根據(jù)公司資金狀況，評估支出對公司資金流的影響，并向?qū)徟〗M提供專業(yè)的財(cái)務(wù)分析報(bào)告。三、管理流程1.申請階段-提交申請：當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)需要進(jìn)行預(yù)算外支出時(shí)，應(yīng)首先向所在部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。部門負(fù)責(zé)人在確認(rèn)支出的必要性后，填寫《預(yù)算外支出申請表》，詳細(xì)注明支出項(xiàng)目、金額、用途、預(yù)計(jì)發(fā)生時(shí)間、預(yù)期效益等信息，并附上相關(guān)證明材料，如合同草案、報(bào)價(jià)單、情況說明等。-部門審核：申請表填寫完成后，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行初步審核。部門負(fù)責(zé)人需確保申請內(nèi)容真實(shí)、合理，且與部門業(yè)務(wù)需求相符。2.審核階段-財(cái)務(wù)初審：財(cái)務(wù)部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括但不限于支出的合規(guī)性、金額的準(zhǔn)確性、資金來源的可行性等。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核結(jié)果，在申請表上簽署意見，并附上詳細(xì)的財(cái)務(wù)分析報(bào)告，提交至審批小組。-審批小組審議：審批小組召開專門會(huì)議，對財(cái)務(wù)部門提交的預(yù)算外支出申請進(jìn)行審議。申請部門負(fù)責(zé)人需到會(huì)詳細(xì)介紹支出的背景、目的和預(yù)期效果，解答審批小組成員的疑問。審批小組根據(jù)申請內(nèi)容、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司整體運(yùn)營情況，進(jìn)行綜合評估和討論。3.審批階段-審批決策：審批小組根據(jù)審議結(jié)果，進(jìn)行投票表決。獲得三分之二以上成員同意的申請，視為審批通過；未達(dá)到票數(shù)要求的申請，視為審批不通過。審批小組組長擁有一票否決權(quán)，但需說明否決理由。-審批記錄：審批小組的審批過程和結(jié)果需詳細(xì)記錄在案，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、投票結(jié)果等信息。審批記錄由專人負(fù)責(zé)保管，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。4.執(zhí)行階段-支出執(zhí)行：經(jīng)審批通過的預(yù)算外支出申請，由申請部門按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行支出執(zhí)行。在支出過程中，需嚴(yán)格遵守公司的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保支出的合規(guī)性。-報(bào)銷結(jié)算：支出完成后，申請人應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)報(bào)銷憑證，按照公司報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷結(jié)算。報(bào)銷憑證需真實(shí)、合法、有效，并與申請表內(nèi)容一致。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷付款。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：員工有權(quán)根據(jù)工作需要提出預(yù)算外支出申請，并在申請過程中獲得必要的指導(dǎo)和支持。對于審批小組的決定，員工如有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向上級領(lǐng)導(dǎo)提出申訴。-義務(wù)：員工有義務(wù)如實(shí)填寫預(yù)算外支出申請表，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的證明材料。在支出執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和公司規(guī)定進(jìn)行操作，不得擅自更改支出用途和金額。2.部門負(fù)責(zé)人權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：部門負(fù)責(zé)人有權(quán)對本部門的預(yù)算外支出申請進(jìn)行審核和決策，并在審批小組會(huì)議上充分表達(dá)本部門的意見和建議。-義務(wù)：部門負(fù)責(zé)人有義務(wù)對本部門的預(yù)算外支出申請進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保申請的必要性和合理性。同時(shí)，需對申請內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并配合審批小組和財(cái)務(wù)部門的工作。3.審批小組權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：審批小組有權(quán)對預(yù)算外支出申請進(jìn)行全面審查和決策，要求申請部門提供補(bǔ)充材料或進(jìn)行情況說明。-義務(wù)：審批小組有義務(wù)認(rèn)真履行職責(zé)，公正、客觀地對申請進(jìn)行評估和審批。在審批過程中，需嚴(yán)格遵守公司制度和相關(guān)法律法規(guī)，保守公司機(jī)密。4.財(cái)務(wù)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：財(cái)務(wù)部門有權(quán)對預(yù)算外支出申請進(jìn)行獨(dú)立審核，提出專業(yè)的財(cái)務(wù)意見和建議。對于不符合財(cái)務(wù)制度和公司規(guī)定的申請，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。-義務(wù)：財(cái)務(wù)部門有義務(wù)為預(yù)算外支出申請?zhí)峁┴?cái)務(wù)咨詢和指導(dǎo)，協(xié)助申請部門完善申請材料。同時(shí)，需及時(shí)、準(zhǔn)確地提供財(cái)務(wù)分析報(bào)告，為審批小組的決策提供依據(jù)。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對預(yù)算外支出進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查審批流程的執(zhí)行情況、支出的合規(guī)性以及資金使用效益。審計(jì)部門有權(quán)調(diào)閱相關(guān)文件、資料和憑證，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并向公司管理層報(bào)告。-信息公開：預(yù)算外支出的審批結(jié)果和執(zhí)行情況定期在公司內(nèi)部進(jìn)行公開，接受全體員工的監(jiān)督。員工如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向公司管理層或相關(guān)監(jiān)督部門舉報(bào)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)：對于在預(yù)算外支出管理中，通過合理規(guī)劃和有效控制，為公司節(jié)約資金的部門或個(gè)人，公司將給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神表彰。-創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)：對于提出創(chuàng)新性的預(yù)算外支出解決方案，有助于提升公司運(yùn)營效益或改善客戶服務(wù)的部門或個(gè)人，公司將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-違規(guī)處理：對于違反本制度規(guī)定，擅自進(jìn)行預(yù)算外支出、虛報(bào)申請內(nèi)容、挪用資金等違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、辭退等處罰。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。-責(zé)任追究：對于因預(yù)算外支出決策失誤或管理不善，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的部門或個(gè)人，公司將追究其相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和管理責(zé)任。六、附則1.