檔案制作管理辦法細(xì)則一、前言親愛(ài)的各位同事，檔案管理在我們公司的運(yùn)營(yíng)中有著舉足輕重的地位。它如同公司的“記憶庫(kù)”，記錄著公司發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵信息以及員工們的努力成果。一份規(guī)范、完整的檔案，不僅能夠?yàn)楣緵Q策提供有力依據(jù)，在應(yīng)對(duì)外部檢查、糾紛處理等方面也能發(fā)揮關(guān)鍵作用。因此，為了更好地管理公司檔案，確保檔案的真實(shí)性、完整性與可用性，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我們特別制定了這份《檔案制作管理辦法細(xì)則》。希望大家認(rèn)真閱讀、嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)好公司的“記憶寶庫(kù)”。二、適用范圍本細(xì)則適用于公司各部門及全體員工在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案制作與管理工作。無(wú)論是行政辦公、市場(chǎng)營(yíng)銷、產(chǎn)品研發(fā)，還是財(cái)務(wù)審計(jì)等各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案，都需按照本細(xì)則進(jìn)行規(guī)范操作。三、檔案定義與分類（一）定義檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。這里的載體不僅包括我們常見的紙質(zhì)文件，還涵蓋電子文件、照片、音像資料等。（二）分類1.行政檔案：主要涉及公司日常行政管理過(guò)程中形成的文件，像公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。這些檔案記錄著公司的運(yùn)營(yíng)模式與管理流程，是公司有序運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。例如，公司制定的考勤制度文件，它明確了公司對(duì)員工出勤的要求，是行政檔案的一部分。2.業(yè)務(wù)檔案：與公司核心業(yè)務(wù)緊密相關(guān)，依據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)一步細(xì)分。以銷售業(yè)務(wù)為例，客戶資料、銷售合同、項(xiàng)目方案等都屬于業(yè)務(wù)檔案。它們見證了公司業(yè)務(wù)的開展過(guò)程，對(duì)業(yè)務(wù)的跟進(jìn)與拓展意義重大。3.財(cái)務(wù)檔案：包含各類財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。這些檔案如實(shí)反映公司的財(cái)務(wù)狀況與經(jīng)營(yíng)成果，是公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的數(shù)字化記錄，對(duì)公司的財(cái)務(wù)管理與風(fēng)險(xiǎn)把控至關(guān)重要。4.技術(shù)研發(fā)檔案：在產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中產(chǎn)生，如研發(fā)文檔、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。它們是公司技術(shù)實(shí)力的體現(xiàn)，對(duì)保護(hù)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)、推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步不可或缺。四、檔案制作要求（一）紙質(zhì)檔案制作1.紙張與書寫材料：我們鼓勵(lì)大家選用質(zhì)量較好、符合檔案長(zhǎng)期保存要求的紙張。一般來(lái)說(shuō)，A4紙是較為常用的規(guī)格。書寫時(shí)，盡量使用黑色中性筆或者鋼筆，避免使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。這樣有助于保證檔案字跡的清晰與持久，避免因書寫材料問(wèn)題導(dǎo)致檔案內(nèi)容模糊不清，影響日后查閱。2.內(nèi)容完整性：檔案內(nèi)容務(wù)必完整，涵蓋與事項(xiàng)相關(guān)的所有關(guān)鍵信息。比如一份合同檔案，除了合同正文，還應(yīng)包含合同簽訂過(guò)程中的往來(lái)函件、補(bǔ)充協(xié)議等。希望大家在整理檔案時(shí)，多留意相關(guān)材料的收集，確保檔案能全面反映事項(xiàng)全貌。3.格式規(guī)范性：不同類型檔案應(yīng)遵循相應(yīng)格式標(biāo)準(zhǔn)。像公文類檔案，需按照國(guó)家公文格式要求，規(guī)范排版，包括字體、字號(hào)、行距等。對(duì)于報(bào)告類檔案，也應(yīng)保持格式統(tǒng)一，章節(jié)清晰。規(guī)范的格式能提升檔案的美觀度與可讀性，方便大家日后查閱。（二）電子檔案制作1.文件格式：電子檔案應(yīng)采用通用、穩(wěn)定的文件格式。文檔類推薦使用PDF、DOCX格式，表格類使用XLSX格式，圖片類采用JPEG、PNG格式等。這些格式兼容性強(qiáng)，不易因軟件版本差異導(dǎo)致文件無(wú)法打開或格式錯(cuò)亂。2.元數(shù)據(jù)采集：元數(shù)據(jù)就如同電子檔案的“身份證”，包含文件的標(biāo)題、作者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間等關(guān)鍵信息。在制作電子檔案時(shí)，務(wù)必準(zhǔn)確采集元數(shù)據(jù)，確保檔案信息的完整性與可追溯性。例如，一份電子文檔在保存時(shí)，要確保文檔屬性中的各項(xiàng)元數(shù)據(jù)填寫準(zhǔn)確無(wú)誤。3.電子簽名與加密：對(duì)于重要電子檔案，我們提倡使用電子簽名技術(shù)，以確認(rèn)文件的真實(shí)性與完整性。同時(shí)，為防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露，可根據(jù)檔案密級(jí)進(jìn)行相應(yīng)加密處理。這樣能在保障電子檔案便捷性的同時(shí)，提升其安全性。五、檔案收集流程1.定期收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作。每月末，收集本部門當(dāng)月形成的各類檔案，并進(jìn)行初步整理。比如銷售部門，每月末要將當(dāng)月簽訂的銷售合同、客戶溝通記錄等進(jìn)行收集整理，為后續(xù)檔案移交做好準(zhǔn)備。2.臨時(shí)收集：對(duì)于一些緊急或特殊事項(xiàng)產(chǎn)生的檔案，應(yīng)及時(shí)收集。如公司參與重大項(xiàng)目投標(biāo)，投標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后立即收集，避免檔案遺漏。3.收集注意事項(xiàng)：收集檔案時(shí)，要確保檔案的真實(shí)性與完整性，不得隨意篡改或遺漏關(guān)鍵信息。同時(shí)，對(duì)收集到的檔案要進(jìn)行初步審核，檢查檔案內(nèi)容、格式等是否符合要求。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)人員溝通整改。六、檔案整理規(guī)范（一）分類整理1.按類別區(qū)分：將收集到的檔案按照前面提到的行政、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)研發(fā)等類別進(jìn)行區(qū)分。比如先將所有檔案分成四大類，然后在每一大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分小類。2.小類細(xì)分：以業(yè)務(wù)檔案中的銷售業(yè)務(wù)為例，可進(jìn)一步細(xì)分為客戶檔案、合同檔案、銷售報(bào)表等小類。通過(guò)詳細(xì)分類，方便檔案的查找與管理。（二）編號(hào)與編目1.編號(hào)規(guī)則：為每一份檔案賦予唯一編號(hào)。編號(hào)一般由檔案類別代碼、年份、順序號(hào)等組成。例如，行政類檔案2024年的第一份檔案編號(hào)可為“XZ2024001”。這樣清晰的編號(hào)規(guī)則便于快速定位檔案。2.編制目錄：根據(jù)檔案分類與編號(hào)，編制檔案目錄。目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。一份完整準(zhǔn)確的檔案目錄就如同檔案的“索引”，大大提高檔案查閱效率。（三）裝訂與裝盒1.裝訂要求：對(duì)于紙質(zhì)檔案，頁(yè)數(shù)較多的應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)要注意整齊、牢固，避免檔案散失。常用的裝訂方式有騎馬釘、線裝等，大家可根據(jù)檔案實(shí)際情況選擇合適方式。2.裝盒規(guī)范：將裝訂好的檔案按照類別與編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年份、起止編號(hào)等信息。這樣檔案存放一目了然，方便存取。七、檔案保管條件（一）庫(kù)房要求1.選址與環(huán)境：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)良好、溫度濕度相對(duì)穩(wěn)定的地方，避免靠近水源、火源以及易受洪澇、地震等自然災(zāi)害影響的區(qū)域。庫(kù)房周圍環(huán)境應(yīng)保持清潔，無(wú)過(guò)多灰塵與污染源。2.設(shè)施配備：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，將溫度控制在1424℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。同時(shí)，要安裝防火、防盜、防蟲、防鼠等設(shè)施，像消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、擋鼠板等。（二）存儲(chǔ)設(shè)備1.檔案架與檔案盒：選用質(zhì)量較好、符合檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的檔案架與檔案盒。檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，有足夠的承載能力；檔案盒應(yīng)具有良好的防潮、防蟲性能。2.電子存儲(chǔ)設(shè)備：對(duì)于電子檔案，要定期備份，并采用專用存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶庫(kù)、磁盤陣列等。存儲(chǔ)設(shè)備要具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要做好存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)與管理，定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀況。八、檔案保管期限規(guī)定1.短期保管：部分檔案只需在短期內(nèi)保存，一般為15年。像一些臨時(shí)性的通知、一般性的工作聯(lián)系函等，在規(guī)定短期保管期限過(guò)后，若確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值，可按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.中期保管：保管期限在510年的為中期保管檔案。例如一些普通業(yè)務(wù)合同、一般性項(xiàng)目文件等，在這期間可能還會(huì)有一定的查閱需求，但隨著時(shí)間推移，重要性會(huì)逐漸降低。3.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及公司核心利益或法律事項(xiàng)的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，一般10年以上，甚至永久保存。像公司的設(shè)立文件、重大投資決策文件、重要財(cái)務(wù)報(bào)表等，這些檔案是公司發(fā)展歷程與重要決策的見證，需永久留存。九、檔案借閱制度（一）借閱申請(qǐng)1.填寫申請(qǐng)表：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。例如，小李因撰寫項(xiàng)目報(bào)告需借閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，就在申請(qǐng)表中清晰說(shuō)明借閱目的與預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。2.審批流程：申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人與檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，可能還需更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可借閱。（二）借閱期限與歸還1.期限設(shè)定：一般檔案借閱期限不超過(guò)15個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并說(shuō)明理由。如小張因項(xiàng)目延期，不能按時(shí)歸還檔案，就提前向檔案管理部門申請(qǐng)延長(zhǎng)借閱期限。2.及時(shí)歸還：借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)缺、無(wú)損壞或涂改現(xiàn)象。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與借閱人溝通并記錄。（三）借閱紀(jì)律1.保護(hù)檔案安全：借閱人要妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂畫、標(biāo)注，不得擅自復(fù)制、摘錄。我們希望大家能像愛(ài)護(hù)自己的重要物品一樣，保護(hù)好借閱的檔案。2.遵守保密規(guī)定：對(duì)于借閱過(guò)程中接觸到的公司機(jī)密信息，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，公司將嚴(yán)肅處理。十、檔案銷毀程序1.鑒定與審批：檔案保管期限屆滿或因其他原因確需銷毀的，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值后，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。例如，對(duì)于一批保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)利用價(jià)值的行政文件，檔案管理部門組織相關(guān)行政人員進(jìn)行鑒定后，提交銷毀申請(qǐng)。2.銷毀執(zhí)行：審批通過(guò)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀時(shí)，應(yīng)選擇安全可靠的方式，如碎紙機(jī)粉碎、焚燒等。對(duì)于電子檔案，要確保數(shù)據(jù)徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。同時(shí)，銷毀過(guò)程需有專人監(jiān)督，確保檔案銷毀完全、不留隱患。3.記錄存檔：對(duì)檔案銷毀過(guò)程要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時(shí)間、監(jiān)督人員等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查：公司檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案制作與管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括檔案收集是否及時(shí)完整、整理是否規(guī)范、保管條件是否達(dá)標(biāo)、借閱與銷毀程序是否合規(guī)等。例如，每季度對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行一次全面檢查。2.問(wèn)題整改：檢查中若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并要求限期整改。相關(guān)部門應(yīng)積極配合，按時(shí)完成整改任務(wù)。如發(fā)現(xiàn)某部門檔案整理不規(guī)范，檔案管理部門及時(shí)下達(dá)整改通知，該部門應(yīng)按照要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案重新整理。3.考核激勵(lì)：將檔案管理工作納入部門與員工績(jī)效考核體系。