華為公司簽證管理辦法總則目的為規(guī)范華為公司員工及相關(guān)人員的簽證管理工作，確保簽證申請(qǐng)、使用和管理過程符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展和人員的合法出行，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于華為公司全體員工、因工作需要由公司協(xié)助辦理簽證的合作伙伴、供應(yīng)商代表等相關(guān)人員（以下簡稱“申請(qǐng)人”）。管理原則1.合法性原則：簽證申請(qǐng)和管理工作必須嚴(yán)格遵守中國及前往國家（地區(qū)）的法律法規(guī)、簽證政策和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.必要性原則：簽證申請(qǐng)應(yīng)基于工作實(shí)際需要，避免不必要的簽證申請(qǐng)和使用。3.流程規(guī)范原則：簽證申請(qǐng)、審批、辦理、使用和注銷等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循明確的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密原則：在簽證管理過程中，涉及申請(qǐng)人的個(gè)人信息、公司業(yè)務(wù)信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。簽證申請(qǐng)申請(qǐng)條件1.申請(qǐng)人應(yīng)為華為公司正式員工或經(jīng)公司批準(zhǔn)的合作伙伴、供應(yīng)商代表等相關(guān)人員。2.申請(qǐng)人應(yīng)具備明確的出行目的，且該出行目的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)。3.申請(qǐng)人應(yīng)符合前往國家（地區(qū)）的簽證申請(qǐng)條件，包括但不限于身體健康、無犯罪記錄等。申請(qǐng)流程1.需求確認(rèn)：申請(qǐng)人根據(jù)工作安排，確定出行計(jì)劃和簽證需求，填寫《簽證申請(qǐng)表》，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門審核：所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)人的出行計(jì)劃和簽證需求進(jìn)行審核，確認(rèn)其合理性和必要性。審核通過后，在《簽證申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并提交給人力資源部門。3.人力資源審核：人力資源部門對(duì)申請(qǐng)人的資格和相關(guān)材料進(jìn)行審核，包括但不限于申請(qǐng)人的身份信息、工作經(jīng)歷、薪酬情況等。審核通過后，在《簽證申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并提交給簽證管理部門。4.簽證管理部門審核：簽證管理部門對(duì)申請(qǐng)人的簽證申請(qǐng)進(jìn)行全面審核，包括出行目的、行程安排、所需簽證類型等。審核通過后，通知申請(qǐng)人準(zhǔn)備相關(guān)簽證申請(qǐng)材料。5.材料準(zhǔn)備：申請(qǐng)人按照簽證管理部門的要求，準(zhǔn)備齊全的簽證申請(qǐng)材料，包括但不限于護(hù)照、照片、邀請(qǐng)函、在職證明、資產(chǎn)證明等。材料準(zhǔn)備完成后，提交給簽證管理部門。6.材料審核：簽證管理部門對(duì)申請(qǐng)人提交的簽證申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)材料不符合要求，及時(shí)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改。7.送簽：簽證管理部門在審核通過后，將申請(qǐng)人的簽證申請(qǐng)材料提交給相應(yīng)的使領(lǐng)館或簽證申請(qǐng)中心進(jìn)行辦理。申請(qǐng)材料1.基本材料：護(hù)照、照片、身份證復(fù)印件等。2.工作證明材料：在職證明、工作證、薪酬證明等。3.出行證明材料：邀請(qǐng)函、行程安排、機(jī)票預(yù)訂證明、酒店預(yù)訂證明等。4.其他材料：根據(jù)前往國家（地區(qū)）的簽證要求，可能需要提供資產(chǎn)證明、戶口本復(fù)印件、結(jié)婚證復(fù)印件等其他相關(guān)材料。簽證審批審批權(quán)限1.普通簽證申請(qǐng)由簽證管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.特殊簽證申請(qǐng)（如多次往返簽證、長期簽證等）或涉及重要業(yè)務(wù)的簽證申請(qǐng)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程1.初審：簽證管理部門在收到申請(qǐng)人的簽證申請(qǐng)材料后，進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)材料的完整性、真實(shí)性和合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并要求補(bǔ)充或修改材料。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^后，簽證管理部門將申請(qǐng)材料提交給相關(guān)審批人員進(jìn)行復(fù)審。審批人員根據(jù)公司的規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)簽證申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估，做出審批決定。3.審批結(jié)果通知：簽證管理部門在收到審批結(jié)果后，及時(shí)通知申請(qǐng)人。如審批通過，告知申請(qǐng)人簽證辦理進(jìn)度和領(lǐng)取方式；如審批不通過，說明原因并提供相應(yīng)的建議。簽證辦理辦理方式1.公司簽證管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，選擇自行辦理或委托專業(yè)簽證代理機(jī)構(gòu)辦理簽證。2.如委托專業(yè)簽證代理機(jī)構(gòu)辦理簽證，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和專業(yè)資質(zhì)的代理機(jī)構(gòu)，并與其簽訂委托代理協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。辦理流程1.材料提交：簽證管理部門將審核通過的申請(qǐng)人簽證申請(qǐng)材料提交給使領(lǐng)館或簽證申請(qǐng)中心。2.面試（如需）：部分國家（地區(qū)）的簽證申請(qǐng)可能需要申請(qǐng)人參加面試。簽證管理部門應(yīng)提前通知申請(qǐng)人面試時(shí)間、地點(diǎn)和注意事項(xiàng)，并協(xié)助申請(qǐng)人做好面試準(zhǔn)備。3.簽證審批：使領(lǐng)館或簽證申請(qǐng)中心對(duì)申請(qǐng)人的簽證申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批時(shí)間根據(jù)不同國家（地區(qū)）和簽證類型而定。4.簽證領(lǐng)?。汉炞C審批通過后，簽證管理部門及時(shí)領(lǐng)取申請(qǐng)人的簽證，并通知申請(qǐng)人前來領(lǐng)取。費(fèi)用管理1.簽證辦理費(fèi)用包括簽證申請(qǐng)費(fèi)、簽證代理費(fèi)（如委托代理機(jī)構(gòu)辦理）、快遞費(fèi)等，由公司承擔(dān)。2.申請(qǐng)人應(yīng)按照公司的規(guī)定，及時(shí)提交簽證辦理費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，并提供相關(guān)的費(fèi)用發(fā)票和憑證。簽證使用使用規(guī)定1.申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照簽證規(guī)定的有效期、停留期和入境次數(shù)使用簽證，不得擅自更改行程或延長停留時(shí)間。2.申請(qǐng)人在使用簽證期間，應(yīng)遵守前往國家（地區(qū)）的法律法規(guī)和社會(huì)公德，不得從事與簽證目的不符的活動(dòng)。3.申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管簽證和護(hù)照，避免丟失或損壞。如簽證或護(hù)照丟失，應(yīng)及時(shí)向公司簽證管理部門報(bào)告，并按照相關(guān)規(guī)定辦理掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。報(bào)告制度1.申請(qǐng)人在出行前，應(yīng)向所在部門負(fù)責(zé)人和簽證管理部門報(bào)告出行計(jì)劃和行程安排。2.申請(qǐng)人在出行期間，應(yīng)保持通訊暢通，如遇到緊急情況或發(fā)生意外事件，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告。3.申請(qǐng)人在回國后，應(yīng)及時(shí)向所在部門負(fù)責(zé)人和簽證管理部門報(bào)告出行情況和簽證使用情況。簽證注銷注銷條件1.申請(qǐng)人的簽證有效期屆滿。2.申請(qǐng)人的工作結(jié)束或崗位變動(dòng)，不再需要使用該簽證。3.申請(qǐng)人因違反簽證規(guī)定或公司相關(guān)規(guī)定，被取消簽證使用資格。注銷流程1.申請(qǐng)人在符合簽證注銷條件后，應(yīng)及時(shí)將簽證和護(hù)照交還給簽證管理部門。2.簽證管理部門在收到申請(qǐng)人的簽證和護(hù)照后，進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)，并辦理簽證注銷手續(xù)。3.簽證注銷完成后，簽證管理部門將相關(guān)信息錄入公司簽證管理系統(tǒng)，并通知申請(qǐng)人。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)簽證管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查簽證申請(qǐng)、審批、辦理、使用和注銷等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和規(guī)范性。2.簽證管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)簽證管理工作的日常監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合國家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供簽證管理工作的相關(guān)資料和信息。2.如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)人存在違反簽證規(guī)定或公司相關(guān)規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)向國家相關(guān)部門報(bào)告，并配合做好調(diào)查處理工作。責(zé)任追究申請(qǐng)人責(zé)任1.申請(qǐng)人如提供虛假材料、隱瞞真實(shí)情況或違反簽證規(guī)定，導(dǎo)致簽證申請(qǐng)不通過或給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.申請(qǐng)人如因個(gè)人原因?qū)е潞炞C丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)補(bǔ)辦簽證的相關(guān)費(fèi)用。簽證管理部門責(zé)任1.簽證管理部門如未按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行簽證申請(qǐng)、審批、辦理、使用和注銷等工作，導(dǎo)致簽證管理工作出現(xiàn)失誤或給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.簽證管理部門工作人員如泄露申請(qǐng)人的個(gè)人信息或公司業(yè)務(wù)信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。其他部門責(zé)任1.所在部門負(fù)責(zé)人如未對(duì)申請(qǐng)人的簽證申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，導(dǎo)致不符合條件的申請(qǐng)人獲得簽證或給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.人力資源部門如未對(duì)申請(qǐng)人