項目過程記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強公司項目管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化，確保項目過程的可追溯性、可控性和可評估性，提高項目管理水平和項目成功率，特制定本項目過程記錄管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有項目的全過程記錄管理，包括但不限于研發(fā)項目、工程建設(shè)項目、營銷項目、管理咨詢項目等。（三）相關(guān)定義1.項目過程記錄：指在項目從啟動到結(jié)束的整個生命周期中，對項目各個階段的活動、決策、成果、問題及解決措施等相關(guān)信息進行的書面或電子形式的記錄。2.項目文檔：是項目過程記錄的重要載體，包括項目計劃書、需求文檔、設(shè)計文檔、測試報告、會議紀要、變更記錄等各類文件。（四）管理原則1.完整性原則：項目過程記錄應(yīng)涵蓋項目的各個方面和階段，確保信息的全面性和完整性。2.準確性原則：記錄的內(nèi)容應(yīng)真實、準確地反映項目實際情況，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.及時性原則：項目過程中的各項活動應(yīng)及時進行記錄，確保記錄的時效性。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)機密等敏感信息的項目過程記錄，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理。二、管理職責(zé)（一）項目管理部門1.負責(zé)制定和完善項目過程記錄管理辦法，并監(jiān)督其執(zhí)行。2.組織對項目過程記錄的審核和評估，確保記錄的質(zhì)量。3.建立和維護項目過程記錄的存儲和檢索系統(tǒng)，方便相關(guān)人員查閱和使用。4.對項目過程記錄管理工作進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高項目團隊成員的記錄意識和能力。（二）項目經(jīng)理1.負責(zé)本項目過程記錄的總體管理工作，制定項目記錄計劃，明確記錄的內(nèi)容、方式和責(zé)任人。2.督促項目團隊成員及時、準確地完成項目過程記錄工作，并對記錄的質(zhì)量進行檢查和審核。3.定期向項目管理部門匯報項目過程記錄的情況，接受項目管理部門的監(jiān)督和檢查。4.在項目結(jié)束后，負責(zé)整理和歸檔本項目的所有過程記錄，并移交至公司檔案管理部門。（三）項目團隊成員1.按照項目經(jīng)理的要求，負責(zé)本崗位相關(guān)的項目過程記錄工作，確保記錄的內(nèi)容真實、準確、完整。2.及時將記錄的信息提交給項目經(jīng)理進行審核和匯總。3.配合項目經(jīng)理和項目管理部門的工作，提供必要的項目過程記錄信息。（四）檔案管理部門1.負責(zé)接收和保管項目結(jié)束后的過程記錄檔案，建立檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。2.按照公司規(guī)定的期限和程序，對項目過程記錄檔案進行銷毀或長期保存。3.為相關(guān)人員提供項目過程記錄檔案的查閱和借閱服務(wù)。三、項目過程記錄內(nèi)容與要求（一）項目啟動階段1.項目立項報告：包括項目背景、目標、范圍、可行性分析、預(yù)期成果等內(nèi)容。2.項目章程：明確項目的正式授權(quán)、項目經(jīng)理的職責(zé)和權(quán)限、項目的主要利益相關(guān)者等。3.項目團隊組建記錄：記錄項目團隊成員的基本信息、職責(zé)分工、入職時間等。（二）項目規(guī)劃階段1.項目計劃書：包括項目的進度計劃、資源計劃、成本計劃、質(zhì)量計劃等詳細內(nèi)容。2.需求文檔：準確描述項目的需求，包括功能需求、性能需求、安全需求等。3.風(fēng)險評估報告：對項目可能面臨的風(fēng)險進行識別、分析和評估，并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。（三）項目執(zhí)行階段1.項目進度記錄：記錄項目實際進展情況，包括各項任務(wù)的開始時間、完成時間、延誤情況及原因等。2.資源使用記錄：記錄項目資源的使用情況，如人力、物力、財力等的投入和消耗。3.質(zhì)量檢驗記錄：對項目成果進行質(zhì)量檢驗的記錄，包括檢驗標準、檢驗方法、檢驗結(jié)果等。4.問題解決記錄：記錄項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題、問題的原因分析、解決措施及最終結(jié)果。5.變更記錄：對項目范圍、進度、成本、質(zhì)量等方面的變更進行記錄，包括變更的原因、申請時間、審批情況等。6.會議紀要：記錄項目相關(guān)會議的主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人及完成時間等。（四）項目監(jiān)控階段1.項目績效報告：定期對項目的進度、成本、質(zhì)量等績效指標進行評估和分析，與項目計劃進行對比，及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施。2.監(jiān)控數(shù)據(jù)記錄：記錄項目監(jiān)控過程中收集的各種數(shù)據(jù)，如項目進度偏差率、成本偏差率、質(zhì)量合格率等。（五）項目收尾階段1.項目驗收報告：對項目的最終成果進行驗收的報告，包括驗收標準、驗收方法、驗收結(jié)果等。2.項目總結(jié)報告：對項目的全過程進行總結(jié)和回顧，分析項目的成功經(jīng)驗和不足之處，提出改進建議。3.客戶滿意度調(diào)查記錄：收集客戶對項目的滿意度評價，了解客戶的需求和意見。（六）記錄要求1.項目過程記錄應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，確保記錄的清晰、易懂。2.記錄應(yīng)采用書面或電子文檔的形式，對于重要的記錄應(yīng)同時保存紙質(zhì)和電子版本。3.記錄應(yīng)注明記錄的時間、記錄人、審核人等信息，確保記錄的可追溯性。4.對于涉及公司機密的項目過程記錄，應(yīng)進行加密處理，并嚴格控制訪問權(quán)限。四、項目過程記錄的收集與整理（一）收集方式1.項目團隊成員應(yīng)在完成相關(guān)工作后及時將記錄信息提交給項目經(jīng)理。2.項目經(jīng)理應(yīng)定期（每周或每月）對項目團隊成員提交的記錄信息進行收集和整理。3.對于一些重要的會議、事件等，應(yīng)安排專人進行現(xiàn)場記錄，并及時整理成文檔。（二）整理要求1.項目經(jīng)理應(yīng)按照項目階段和記錄內(nèi)容的分類，對收集到的項目過程記錄進行整理和歸檔。2.整理后的項目過程記錄應(yīng)建立清晰的目錄和索引，方便查閱和檢索。3.對于電子文檔，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中。五、項目過程記錄的審核與評估（一）審核內(nèi)容1.記錄的完整性：檢查記錄是否涵蓋了項目的各個方面和階段，是否有遺漏的信息。2.記錄的準確性：核實記錄的內(nèi)容是否真實、準確地反映了項目實際情況，是否存在錯誤或虛假信息。3.記錄的規(guī)范性：檢查記錄的語言、格式、排版等是否符合公司規(guī)定的要求。4.記錄的及時性：檢查記錄是否及時完成，是否存在拖延現(xiàn)象。（二）審核流程1.項目團隊成員完成記錄后，首先進行自我審核，確保記錄的質(zhì)量。2.項目經(jīng)理對項目團隊成員提交的記錄進行審核，提出審核意見，并要求相關(guān)人員進行修改和完善。3.項目管理部門定期對項目過程記錄進行抽查審核，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給項目經(jīng)理，并督促其整改。（三）評估機制1.項目管理部門定期（每半年或每年）對項目過程記錄管理工作進行評估，評估內(nèi)容包括記錄的質(zhì)量、管理的效率、使用的效果等。2.根據(jù)評估結(jié)果，對項目過程記錄管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷完善項目過程記錄管理辦法。六、項目過程記錄的存儲與檢索（一）存儲方式1.項目過程記錄應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式進行保存。2.電子記錄應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，按照項目編號和時間順序進行排列，便于查找和管理。（二）檢索系統(tǒng)1.項目管理部門應(yīng)建立項目過程記錄的檢索系統(tǒng)，提供便捷的檢索功能，方便相關(guān)人員查閱和使用記錄信息。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備按項目名稱、項目編號、記錄類型、時間范圍等多種條件進行檢索的功能。3.相關(guān)人員在使用檢索系統(tǒng)時，應(yīng)遵守公司的信息安全規(guī)定，不得泄露項目過程記錄中的敏感信息。七、項目過程記錄的保密與安全（一）保密措施1.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)機密等敏感信息的項目過程記錄，應(yīng)按照公司保密制度進行嚴格管理。2.對敏感信息的記錄應(yīng)進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用。3.在傳遞和共享項目過程記錄時，應(yīng)采取安全可靠的方式，確保信息不被泄露。（二）安全管理1.公司應(yīng)建立項目過程記錄的安全管理制度，加強對存儲設(shè)備和服務(wù)器的安全防護，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或丟失。2.定期對項目過程記錄進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地點，以防止自然災(zāi)害等因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.對項目過程記錄的訪問和使用進行審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。八、罰則（一）對于違反本辦法規(guī)定，未及時、準確、完整地完成項目過程記錄工作的項目團隊成員，項