集團(tuán)oa戰(zhàn)略管理辦法一、引言在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代，辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)已成為集團(tuán)企業(yè)提升管理效率、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、實(shí)現(xiàn)信息共享的重要工具。為了充分發(fā)揮OA系統(tǒng)在集團(tuán)戰(zhàn)略層面的作用，規(guī)范OA系統(tǒng)的建設(shè)、應(yīng)用和管理，結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本集團(tuán)OA戰(zhàn)略管理辦法。本辦法適用于集團(tuán)總部及下屬各子公司、分公司的OA系統(tǒng)規(guī)劃、建設(shè)、使用和維護(hù)等相關(guān)管理活動(dòng)。二、管理目標(biāo)與原則（一）管理目標(biāo)1.構(gòu)建統(tǒng)一、高效、安全的OA系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部信息的快速傳遞和共享，提高辦公效率和決策科學(xué)性。2.通過(guò)OA系統(tǒng)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，規(guī)范管理行為，降低運(yùn)營(yíng)成本，提升集團(tuán)整體競(jìng)爭(zhēng)力。3.推動(dòng)集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)信息技術(shù)與業(yè)務(wù)的深度融合，為集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力支持。（二）管理原則1.戰(zhàn)略導(dǎo)向原則：OA系統(tǒng)的規(guī)劃和建設(shè)應(yīng)緊密圍繞集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)，與集團(tuán)的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求相匹配。2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)原則：制定統(tǒng)一的OA系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，確保集團(tuán)內(nèi)部OA系統(tǒng)的兼容性和集成性。3.安全可靠原則：高度重視OA系統(tǒng)的信息安全和可靠性，采取有效的安全防護(hù)措施，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全保密。4.持續(xù)優(yōu)化原則：定期對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步及時(shí)調(diào)整和完善系統(tǒng)功能，保持系統(tǒng)的先進(jìn)性和適用性。三、組織與職責(zé)（一）集團(tuán)OA戰(zhàn)略管理委員會(huì)1.組成：由集團(tuán)高層管理人員、信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)負(fù)責(zé)制定集團(tuán)OA戰(zhàn)略規(guī)劃和重大決策，指導(dǎo)和監(jiān)督OA系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。協(xié)調(diào)解決OA系統(tǒng)建設(shè)和使用過(guò)程中涉及的跨部門、跨業(yè)務(wù)的重大問(wèn)題。審批OA系統(tǒng)的年度預(yù)算和投資計(jì)劃。定期評(píng)估OA系統(tǒng)的運(yùn)行效果和戰(zhàn)略價(jià)值，提出改進(jìn)建議和決策。（二）信息技術(shù)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施和維護(hù)工作。制定OA系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全策略，保障系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性和信息安全。組織開展OA系統(tǒng)的培訓(xùn)和技術(shù)支持工作，提高用戶的使用技能和水平。監(jiān)控OA系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)提出本部門的OA系統(tǒng)功能需求，參與系統(tǒng)的需求調(diào)研、測(cè)試和驗(yàn)收工作。負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)流程在OA系統(tǒng)中的梳理和優(yōu)化，確保業(yè)務(wù)流程的順暢運(yùn)行。組織本部門員工正確使用OA系統(tǒng)，及時(shí)反饋使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題和建議。配合信息技術(shù)部門開展OA系統(tǒng)的培訓(xùn)和推廣工作。四、OA系統(tǒng)規(guī)劃與建設(shè)（一）戰(zhàn)略規(guī)劃1.規(guī)劃周期：集團(tuán)OA戰(zhàn)略規(guī)劃每[X]年制定一次，根據(jù)集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求進(jìn)行滾動(dòng)調(diào)整。2.規(guī)劃內(nèi)容分析集團(tuán)當(dāng)前OA系統(tǒng)的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，評(píng)估信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)和行業(yè)最佳實(shí)踐。明確OA系統(tǒng)的戰(zhàn)略定位、目標(biāo)和發(fā)展方向，制定系統(tǒng)的總體架構(gòu)和技術(shù)路線。確定OA系統(tǒng)的功能模塊和業(yè)務(wù)流程，規(guī)劃系統(tǒng)的建設(shè)步驟和實(shí)施計(jì)劃。估算OA系統(tǒng)建設(shè)的投資預(yù)算和資源需求，制定投資計(jì)劃和資金安排。（二）項(xiàng)目建設(shè)1.項(xiàng)目立項(xiàng)：信息技術(shù)部門根據(jù)OA戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，提出OA系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)，經(jīng)集團(tuán)OA戰(zhàn)略管理委員會(huì)審批后實(shí)施。2.需求調(diào)研：由信息技術(shù)部門組織業(yè)務(wù)部門開展詳細(xì)的需求調(diào)研，明確系統(tǒng)的功能需求、性能需求和安全需求等，形成需求規(guī)格說(shuō)明書。3.系統(tǒng)選型：根據(jù)需求規(guī)格說(shuō)明書，采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇合適的OA系統(tǒng)供應(yīng)商和開發(fā)團(tuán)隊(duì)。4.系統(tǒng)開發(fā)與實(shí)施：信息技術(shù)部門與供應(yīng)商和開發(fā)團(tuán)隊(duì)密切合作，按照項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)、測(cè)試和上線實(shí)施工作。在實(shí)施過(guò)程中，要加強(qiáng)項(xiàng)目管理，確保項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和成本的控制。5.項(xiàng)目驗(yàn)收：項(xiàng)目完成后，由信息技術(shù)部門組織業(yè)務(wù)部門、供應(yīng)商和開發(fā)團(tuán)隊(duì)等進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括系統(tǒng)功能、性能、安全等方面，驗(yàn)收合格后正式投入使用。五、OA系統(tǒng)應(yīng)用與管理（一）系統(tǒng)使用規(guī)范1.用戶注冊(cè)與權(quán)限管理：所有用戶必須通過(guò)統(tǒng)一的用戶注冊(cè)流程進(jìn)行注冊(cè)，由信息技術(shù)部門根據(jù)用戶的崗位和職責(zé)分配相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限。用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得隨意泄露或轉(zhuǎn)借他人使用。2.業(yè)務(wù)流程管理：業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程在OA系統(tǒng)中進(jìn)行操作，確保業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和順暢。在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程存在問(wèn)題或需要調(diào)整，應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門反饋。3.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：用戶應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入和維護(hù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.系統(tǒng)操作安全：用戶在使用OA系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)的安全規(guī)定，不得進(jìn)行非法操作或傳播有害信息。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全漏洞或異常情況，應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門報(bào)告。（二）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.日常維護(hù)：信息技術(shù)部門應(yīng)建立健全OA系統(tǒng)的日常維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行巡檢、備份和優(yōu)化，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.系統(tǒng)升級(jí)：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的需要，信息技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新。在升級(jí)前，要制定詳細(xì)的升級(jí)計(jì)劃和應(yīng)急預(yù)案，做好數(shù)據(jù)備份和測(cè)試工作，確保升級(jí)過(guò)程的安全和順利。（三）系統(tǒng)評(píng)估與改進(jìn)1.定期評(píng)估：信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)OA系統(tǒng)的運(yùn)行效果進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括系統(tǒng)性能、功能使用情況、用戶滿意度等方面。評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給集團(tuán)OA戰(zhàn)略管理委員會(huì)和業(yè)務(wù)部門。2.改進(jìn)措施：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，集團(tuán)OA戰(zhàn)略管理委員會(huì)和信息技術(shù)部門應(yīng)共同研究制定改進(jìn)措施，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善。對(duì)于涉及業(yè)務(wù)流程調(diào)整和功能擴(kuò)展的改進(jìn)，要充分征求業(yè)務(wù)部門的意見和建議。六、信息安全管理（一）安全策略制定信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定OA系統(tǒng)的信息安全策略，明確安全目標(biāo)、安全原則和安全措施。安全策略應(yīng)包括訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密、病毒防護(hù)、備份恢復(fù)等方面的內(nèi)容。（二）安全技術(shù)措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）等技術(shù)手段，保障OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全。對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格的控制和審計(jì)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。2.數(shù)據(jù)安全：對(duì)系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，采用數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的地方。3.應(yīng)用安全：對(duì)OA系統(tǒng)的應(yīng)用程序進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，加強(qiáng)對(duì)用戶身份認(rèn)證和授權(quán)管理，防止用戶越權(quán)操作和數(shù)據(jù)篡改。（三）安全管理措施1.安全培訓(xùn)：定期組織用戶進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識(shí)和防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全法規(guī)、安全操作規(guī)范、安全應(yīng)急處理等方面。2.安全審計(jì)：建立健全OA系統(tǒng)的安全審計(jì)制度，對(duì)系統(tǒng)的操作日志和訪問(wèn)記錄進(jìn)行定期審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全違規(guī)行為。3.應(yīng)急響應(yīng)：制定OA系統(tǒng)的信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。在發(fā)生安全事件時(shí)，能夠迅速響應(yīng)，采取有效的措施進(jìn)行處理，減少損失和影響。七、預(yù)算與投資管理（一）預(yù)算編制信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)OA戰(zhàn)略規(guī)劃和項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，編制OA系統(tǒng)的年度預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括系統(tǒng)建設(shè)投資、運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用、人員培訓(xùn)費(fèi)用等方面。預(yù)算編制應(yīng)遵循實(shí)事求是、合理節(jié)約的原則，確保預(yù)算的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算審批OA系統(tǒng)年度預(yù)算經(jīng)信息技術(shù)部門審核后，報(bào)集團(tuán)OA戰(zhàn)略管理委員會(huì)審批。審批通過(guò)后，納入集團(tuán)年度預(yù)算管理體系，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。（三）投資效益評(píng)估集團(tuán)OA戰(zhàn)略管理委員會(huì)應(yīng)定期對(duì)OA系統(tǒng)的投資效益進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括系統(tǒng)建設(shè)成本、運(yùn)行維護(hù)成本、業(yè)務(wù)效率提升、管理水平提高等方面。通過(guò)評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)的投資決策提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制集團(tuán)OA戰(zhàn)略管理委員會(huì)和審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)OA系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用和管理的監(jiān)督檢查，定期對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行情況、安全狀況和預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)和評(píng)估。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和違規(guī)行為，要及時(shí)進(jìn)行整改和處理。（二）考核制度建立健全OA系統(tǒng)