楊浦區(qū)采購書架管理辦法一、引言在楊浦區(qū)的各類機(jī)構(gòu)和場所中，書架是用于存放書籍、資料等物品的重要設(shè)備，廣泛應(yīng)用于學(xué)校、圖書館、企業(yè)辦公區(qū)域等。為了規(guī)范書架采購行為，確保采購的書架質(zhì)量可靠、價(jià)格合理，同時(shí)提高采購效率，保障資金使用的透明度和效益，特制定本管理辦法。希望大家在實(shí)際操作過程中，嚴(yán)格遵守本辦法的各項(xiàng)規(guī)定，共同做好書架采購工作。二、適用范圍本辦法適用于楊浦區(qū)內(nèi)所有使用財(cái)政資金、自有資金等進(jìn)行書架采購的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及企業(yè)等組織（以下簡稱“采購單位”）。三、采購原則（一）公開透明原則我們鼓勵(lì)采購單位將書架采購的相關(guān)信息，包括采購需求、采購方式、采購結(jié)果等，及時(shí)、全面地向社會(huì)公開，接受公眾監(jiān)督。這樣可以保證采購過程的公正性和透明度，讓每一個(gè)參與方都能清楚了解采購的進(jìn)展情況。（二）公平競爭原則在書架采購過程中，要為所有符合條件的供應(yīng)商提供平等的競爭機(jī)會(huì)。不得設(shè)置不合理的條件限制或者排斥潛在供應(yīng)商，確保市場競爭的充分性。希望大家秉持公平競爭的理念，為優(yōu)秀的供應(yīng)商提供展示實(shí)力的平臺(tái)。（三）誠實(shí)信用原則采購單位和供應(yīng)商都應(yīng)當(dāng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的各項(xiàng)義務(wù)。在采購過程中，不得提供虛假信息，不得進(jìn)行惡意串通等不正當(dāng)行為。只有大家都遵守誠實(shí)信用原則，才能建立良好的市場秩序。（四）效益原則采購單位在采購書架時(shí)，要綜合考慮書架的質(zhì)量、價(jià)格、使用壽命等因素，力求以合理的價(jià)格采購到符合使用需求的書架，實(shí)現(xiàn)資金使用效益的最大化。我們希望大家在采購過程中，精打細(xì)算，為單位節(jié)約每一分錢。四、采購流程（一）需求確認(rèn)1.使用部門提出需求各采購單位的使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，詳細(xì)填寫《書架采購需求申請表》，說明所需書架的數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)、顏色、功能等要求。例如，如果是學(xué)校圖書館采購書架，可能需要考慮書架的承重能力、層數(shù)、是否便于分類擺放書籍等因素；如果是企業(yè)辦公區(qū)域采購書架，可能更注重書架的外觀設(shè)計(jì)和與辦公環(huán)境的協(xié)調(diào)性。2.部門審核使用部門提出的采購需求需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字。部門負(fù)責(zé)人要對需求的合理性和必要性進(jìn)行認(rèn)真審查，確保所提出的需求符合實(shí)際工作需要。3.采購部門匯總采購部門收集各使用部門的《書架采購需求申請表》，進(jìn)行匯總整理。在匯總過程中，要對各部門的需求進(jìn)行分析，看是否存在重復(fù)采購、不合理采購等情況，并與使用部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。（二）預(yù)算編制1.市場調(diào)研采購部門根據(jù)匯總后的采購需求，組織相關(guān)人員對書架市場進(jìn)行調(diào)研。了解不同材質(zhì)、規(guī)格、品牌的書架價(jià)格行情，以及市場上的主流產(chǎn)品和供應(yīng)商情況?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)查詢、實(shí)地走訪、咨詢業(yè)內(nèi)人士等方式進(jìn)行調(diào)研。2.預(yù)算編制根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，采購部門結(jié)合采購需求，編制書架采購預(yù)算。預(yù)算編制要詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括書架的采購費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用等。同時(shí)，要預(yù)留一定的預(yù)算調(diào)整空間，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的價(jià)格波動(dòng)等情況。3.預(yù)算審核編制好的采購預(yù)算需經(jīng)單位財(cái)務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。財(cái)務(wù)部門主要審核預(yù)算的合理性和資金來源的可靠性；分管領(lǐng)導(dǎo)則從整體工作安排和資金使用計(jì)劃的角度進(jìn)行審核。審核通過后，方可進(jìn)入下一步采購程序。（三）采購方式選擇1.采購方式分類根據(jù)采購金額的大小和采購項(xiàng)目的特點(diǎn)，書架采購可以采用以下幾種方式：公開招標(biāo)：采購金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)（具體標(biāo)準(zhǔn)按照相關(guān)法律法規(guī)和財(cái)政部門規(guī)定執(zhí)行）的，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購。公開招標(biāo)可以吸引更多的供應(yīng)商參與競爭，有利于獲得優(yōu)質(zhì)的書架產(chǎn)品和合理的價(jià)格。邀請招標(biāo)：符合下列情形之一的，可以采用邀請招標(biāo)方式采購：一是具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；二是采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占政府采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的。邀請招標(biāo)需要向三家以上具備相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。競爭性談判：符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判方式采購：一是招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；二是技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；三是采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；四是不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：一是只能從唯一供應(yīng)商處采購的；二是發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；三是必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。詢價(jià)：采購的書架規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的，可以采用詢價(jià)方式采購。詢價(jià)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。2.采購方式確定采購部門根據(jù)采購預(yù)算和采購項(xiàng)目的特點(diǎn)，提出采購方式建議，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。單位領(lǐng)導(dǎo)要綜合考慮各種因素，合理確定采購方式，確保采購工作的順利進(jìn)行。（四）采購實(shí)施1.招標(biāo)采購實(shí)施發(fā)布招標(biāo)公告：采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式采購的，采購部門要在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書。招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書要明確采購項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等內(nèi)容。接受投標(biāo)文件：在投標(biāo)截止時(shí)間前，接受供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件。要對投標(biāo)文件的密封性、完整性等進(jìn)行檢查，不符合要求的投標(biāo)文件不予受理。開標(biāo)、評(píng)標(biāo)：按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行開標(biāo)、評(píng)標(biāo)。開標(biāo)時(shí)，要當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)報(bào)價(jià)等內(nèi)容；評(píng)標(biāo)時(shí)，要組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。中標(biāo)通知：評(píng)標(biāo)結(jié)束后，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的供應(yīng)商。2.競爭性談判采購實(shí)施成立談判小組：談判小組由采購單位代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。制定談判文件：談判文件要明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。邀請供應(yīng)商：從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。談判：談判小組與供應(yīng)商分別進(jìn)行談判。在談判過程中，談判小組要嚴(yán)格按照談判文件的要求進(jìn)行談判，不得向供應(yīng)商透露其他供應(yīng)商的報(bào)價(jià)等信息。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。3.單一來源采購實(shí)施論證單一來源采購方式的合理性：采購單位要組織相關(guān)專家對采用單一來源采購方式的合理性進(jìn)行論證，并形成論證意見。與供應(yīng)商協(xié)商：與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，就采購書架的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同。4.詢價(jià)采購實(shí)施發(fā)出詢價(jià)單：向三家以上符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，詢價(jià)單要明確采購書架的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。接受報(bào)價(jià)：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，接受供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。確定成交供應(yīng)商：對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。（五）合同簽訂1.起草合同采購部門根據(jù)采購結(jié)果，起草書架采購合同。合同要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括書架的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同條款要具體、明確，避免出現(xiàn)模糊不清的表述。2.審核合同起草好的合同需經(jīng)單位法務(wù)部門（如有）、財(cái)務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性和條款的完整性；財(cái)務(wù)部門審核合同的付款條款是否合理；分管領(lǐng)導(dǎo)從整體工作安排和合同執(zhí)行的角度進(jìn)行審核。審核通過后，方可與供應(yīng)商簽訂合同。3.簽訂合同采購單位與成交供應(yīng)商簽訂書面采購合同。合同簽訂后，雙方要嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（六）驗(yàn)收付款1.到貨驗(yàn)收書架到貨后，采購單位要組織使用部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)，要按照合同約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行檢查，查看書架是否有損壞、變形等情況，是否符合使用要求。同時(shí)，要檢查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等資料是否齊全。2.驗(yàn)收報(bào)告：驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告要由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，作為付款的依據(jù)之一。3.付款：采購單位按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。一般情況下，在書架驗(yàn)收合格后，支付合同金額的一定比例（如90%）；剩余的款項(xiàng)（如10%）作為質(zhì)量保證金，在質(zhì)保期結(jié)束后無質(zhì)量問題的情況下支付。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商資格審查在采購過程中，要對供應(yīng)商的資格進(jìn)行嚴(yán)格審查。供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)具備以下條件：1.具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；2.具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度；3.具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；4.有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄；5.參加政府采購活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動(dòng)中沒有重大違法記錄；6.法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。采購部門可以要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料，對供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查。（二）供應(yīng)商誠信管理建立供應(yīng)商誠信檔案，記錄供應(yīng)商在采購活動(dòng)中的表現(xiàn)。對在采購過程中存在提供虛假信息、惡意串通、不履行合同等不良行為的供應(yīng)商，要列入不良供應(yīng)商名單，在一定期限內(nèi)禁止其參與本單位的采購活動(dòng)。同時(shí)，對表現(xiàn)良好的供應(yīng)商，可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)供應(yīng)商誠信經(jīng)營。（三）供應(yīng)商培訓(xùn)與溝通定期組織供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，向供應(yīng)商宣傳采購政策、采購流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面的知識(shí)，提高供應(yīng)商的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通交流，及時(shí)了解供應(yīng)商的需求和意見，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，建立良好的合作關(guān)系。六、質(zhì)量與售后服務(wù)管理（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)采購的書架要符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，同時(shí)要滿足采購單位提出的技術(shù)要求。例如，書架的材質(zhì)要符合環(huán)保要求，結(jié)構(gòu)要牢固，表面要平整光滑，無毛刺、裂縫等缺陷。在采購合同中，要明確書架的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)1.到貨檢驗(yàn)：書架到貨時(shí)，要按照合同約定進(jìn)行到貨檢驗(yàn)。檢查書架的數(shù)量、規(guī)格、外觀等是否與合同一致，是否有損壞、變形等情況。2.安裝調(diào)試檢驗(yàn)：書架安裝調(diào)試完成后，要進(jìn)行安裝調(diào)試檢驗(yàn)。檢查書架的安裝是否牢固，使用是否方便，各項(xiàng)功能是否正常。3.使用過程檢驗(yàn)：在書架使用過程中，要定期進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。查看書架是否出現(xiàn)質(zhì)量問題，如是否有松動(dòng)、變形、損壞等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并處理。（三）售后服務(wù)1.售后服務(wù)內(nèi)容：供應(yīng)商要提供一定期限的售后服務(wù)，包括免費(fèi)維修、更換零部件、技術(shù)支持等。在售后服務(wù)期內(nèi)，供應(yīng)商要及時(shí)響應(yīng)采購單位的維修請求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行維修。2.售后服務(wù)監(jiān)督：采購單位要對供應(yīng)商的售后服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。建立售后服務(wù)記錄檔案，記錄供應(yīng)商的售后服務(wù)情況。對售后服務(wù)不及時(shí)、不負(fù)責(zé)的供應(yīng)商，要按照合同約定進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督采購單位要建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對書架采購工作的監(jiān)督檢查。內(nèi)部審計(jì)部門要定期對