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文檔簡介
海南法律審核管理辦法一、引言親愛的各位同事,在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中,依法合規(guī)經(jīng)營是我們公司穩(wěn)健發(fā)展的基石。海南地區(qū)具有獨(dú)特的政策環(huán)境和法律特點(diǎn),為了更好地適應(yīng)海南當(dāng)?shù)氐姆ㄖ我?,確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)在法律框架內(nèi)有序開展,我們特別制定了本《海南法律審核管理辦法》。希望大家能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行,共同守護(hù)公司的合法權(quán)益,為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。二、使用背景1.海南政策特殊性:海南作為我國重要的自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū),享有一系列特殊的政策支持。從貿(mào)易、投資到金融等多個(gè)領(lǐng)域,都有著區(qū)別于其他地區(qū)的政策法規(guī)。這些政策在為我們帶來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí),也對公司合規(guī)運(yùn)營提出了更高的要求。例如,在海南的跨境貿(mào)易、離岸金融業(yè)務(wù)等方面,相關(guān)法律法規(guī)有著細(xì)致且獨(dú)特的規(guī)定。若不熟悉并遵循這些規(guī)定,很可能使公司面臨法律風(fēng)險(xiǎn),影響業(yè)務(wù)的正常推進(jìn)。2.法律環(huán)境復(fù)雜性:隨著海南的快速發(fā)展,各類法律法規(guī)不斷完善和更新。新的法律文件持續(xù)出臺(tái),舊有法律也根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂。這種法律環(huán)境的動(dòng)態(tài)變化,要求我們必須保持高度的敏感性,及時(shí)掌握并理解最新的法律要求。同時(shí),不同法律之間的銜接和協(xié)調(diào)也需要我們加以關(guān)注,以確保公司在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí),能夠全面、準(zhǔn)確地符合所有相關(guān)法律規(guī)定。3.公司業(yè)務(wù)拓展需求:我們公司在海南地區(qū)積極拓展業(yè)務(wù),涵蓋多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域。無論是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、商業(yè)貿(mào)易,還是新興的科技服務(wù)等業(yè)務(wù),都與當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)緊密相連。為了保障業(yè)務(wù)的順利開展,避免因法律問題產(chǎn)生的阻礙和損失,建立一套完善的法律審核管理辦法勢在必行。通過有效的法律審核,我們能夠提前識別潛在的法律風(fēng)險(xiǎn),制定應(yīng)對策略,為公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展創(chuàng)造良好的法律環(huán)境。三、總體目標(biāo)1.合規(guī)經(jīng)營保障:確保公司在海南地區(qū)開展的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)都嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、海南當(dāng)?shù)氐恼咭?guī)章以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。杜絕任何違法違規(guī)行為,維護(hù)公司良好的社會(huì)形象和聲譽(yù)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控強(qiáng)化:通過完善的法律審核流程,對各類業(yè)務(wù)合同、決策事項(xiàng)等進(jìn)行全面細(xì)致的審查,提前發(fā)現(xiàn)并評估潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。并在此基礎(chǔ)上,制定合理有效的風(fēng)險(xiǎn)防控措施,降低公司因法律問題導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失和運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。3.決策支持優(yōu)化:為公司在海南地區(qū)的重大決策提供專業(yè)、準(zhǔn)確的法律意見。使公司管理層在做出決策時(shí),能夠充分考慮法律因素,權(quán)衡利弊,確保決策的合法性、科學(xué)性和可行性。為公司的戰(zhàn)略布局和業(yè)務(wù)拓展提供堅(jiān)實(shí)的法律保障。四、適用范圍本辦法適用于公司在海南地區(qū)開展的所有業(yè)務(wù)活動(dòng),包括但不限于各類合同的簽訂與履行、重大決策的制定、項(xiàng)目的規(guī)劃與實(shí)施等涉及法律事項(xiàng)的各個(gè)方面。同時(shí),本辦法適用于公司全體員工、各部門以及在海南地區(qū)設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)和子公司。希望大家在日常工作中,凡是涉及本辦法適用范圍內(nèi)的事項(xiàng),都要按照規(guī)定的流程進(jìn)行法律審核。五、法律審核主體與職責(zé)1.法務(wù)部門核心審核:作為公司法律審核的核心力量,法務(wù)部門負(fù)責(zé)對公司在海南地區(qū)各類重大合同、重要決策以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面深入的法律審核。法務(wù)人員應(yīng)憑借專業(yè)的法律知識和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),對相關(guān)事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性進(jìn)行細(xì)致審查,并出具明確的法律意見。咨詢指導(dǎo):為公司其他部門和員工提供日常的法律咨詢服務(wù)。當(dāng)各部門在業(yè)務(wù)開展過程中遇到法律問題時(shí),法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)給予專業(yè)的解答和指導(dǎo),幫助其正確理解和運(yùn)用相關(guān)法律法規(guī)。同時(shí),積極參與公司內(nèi)部的培訓(xùn)活動(dòng),向員工普及海南地區(qū)特有的法律法規(guī)知識,提高全體員工的法律意識。法規(guī)跟蹤:密切關(guān)注海南地區(qū)法律法規(guī)的動(dòng)態(tài)變化,及時(shí)收集、整理和分析新出臺(tái)或修訂的法律文件。將與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要法律信息及時(shí)傳達(dá)給公司管理層和各相關(guān)部門,確保公司能夠及時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略和業(yè)務(wù)流程,以適應(yīng)法律環(huán)境的變化。2.業(yè)務(wù)部門初審提交:業(yè)務(wù)部門在準(zhǔn)備合同文本、提出決策事項(xiàng)或開展項(xiàng)目前期,應(yīng)首先對相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行初步的自我審核。審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)的基本情況、交易對手的資信狀況等,并確保提交的材料完整、準(zhǔn)確。在完成初審后,將相關(guān)材料及時(shí)提交給法務(wù)部門進(jìn)行正式的法律審核。意見反饋:對于法務(wù)部門提出的法律審核意見,業(yè)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真研究和分析。如對審核意見存在疑問或不同看法,應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門進(jìn)行溝通和協(xié)商,共同探討解決方案。在充分理解審核意見的基礎(chǔ)上,根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求,積極配合法務(wù)部門對相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整和完善。執(zhí)行落實(shí):在法律審核通過后,業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將審核意見具體落實(shí)到實(shí)際業(yè)務(wù)操作中。嚴(yán)格按照法律要求和審核確定的方案執(zhí)行合同、推進(jìn)決策實(shí)施或開展項(xiàng)目,確保公司業(yè)務(wù)活動(dòng)在法律框架內(nèi)順利進(jìn)行。同時(shí),在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中,如發(fā)現(xiàn)新的法律問題或情況變化,應(yīng)及時(shí)反饋給法務(wù)部門。3.其他相關(guān)部門協(xié)作配合:財(cái)務(wù)、審計(jì)等其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé),積極配合法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門開展法律審核工作。例如,財(cái)務(wù)部門在涉及重大合同的財(cái)務(wù)條款審核時(shí),應(yīng)從財(cái)務(wù)專業(yè)角度提供意見,協(xié)助法務(wù)部門綜合評估合同的風(fēng)險(xiǎn)與可行性;審計(jì)部門在對公司經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督過程中,如發(fā)現(xiàn)可能存在法律風(fēng)險(xiǎn)的問題,應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門溝通,共同研究處理措施。信息共享:各相關(guān)部門應(yīng)與法務(wù)部門建立良好的信息共享機(jī)制。及時(shí)向法務(wù)部門提供與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場信息等,為法務(wù)部門進(jìn)行法律審核和風(fēng)險(xiǎn)評估提供全面的參考依據(jù)。同時(shí),從自身專業(yè)角度出發(fā),對法務(wù)部門提出的法律審核意見提供補(bǔ)充建議和反饋,共同完善公司的法律審核管理工作。六、法律審核流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起與初審業(yè)務(wù)啟動(dòng):業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司經(jīng)營計(jì)劃或市場需求,確定開展某項(xiàng)具體業(yè)務(wù)。在業(yè)務(wù)啟動(dòng)階段,業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容、目標(biāo)、交易對手等關(guān)鍵信息,并收集相關(guān)基礎(chǔ)資料。自我審查:業(yè)務(wù)部門依據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)知識和公司內(nèi)部管理規(guī)定,對業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行初步審查。重點(diǎn)審查業(yè)務(wù)的可行性、商業(yè)合理性以及交易對手的主體資格、信用狀況等。同時(shí),對擬簽訂的合同文本進(jìn)行初步修改,確保合同條款能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)需求和商務(wù)談判的結(jié)果。材料準(zhǔn)備與提交:業(yè)務(wù)部門在完成初審后,將整理好的業(yè)務(wù)材料,包括項(xiàng)目方案、合同草案、交易對手資料等,按照規(guī)定的格式和要求提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。提交的材料應(yīng)確保真實(shí)、完整、清晰,以便法務(wù)部門能夠全面了解業(yè)務(wù)情況,準(zhǔn)確進(jìn)行法律審查。2.法務(wù)審核登記受理:法務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的審核材料后,對材料的完整性和規(guī)范性進(jìn)行形式審查。如材料符合要求,予以登記受理,并根據(jù)業(yè)務(wù)的緊急程度和復(fù)雜程度,合理安排審核時(shí)間。如材料存在缺漏或不符合規(guī)定,及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或完善。全面審查:法務(wù)人員對受理的業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面深入的法律審查。審查內(nèi)容包括但不限于法律法規(guī)的適用性、合同條款的合法性與完整性、潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)等。在審查過程中,法務(wù)人員可通過查閱法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫、參考以往類似案例、咨詢外部法律專家等方式,確保審查意見的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。出具意見:法務(wù)部門在完成法律審查后,應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門出具書面的法律審核意見。審核意見應(yīng)明確、具體,對存在的法律問題提出詳細(xì)的修改建議和風(fēng)險(xiǎn)提示,并說明法律依據(jù)。同時(shí),根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況,對業(yè)務(wù)部門可能采取的應(yīng)對措施提供參考性意見,幫助業(yè)務(wù)部門更好地理解和處理相關(guān)法律問題。3.反饋溝通與修改意見反饋:業(yè)務(wù)部門收到法務(wù)部門的審核意見后,應(yīng)認(rèn)真研讀,及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論。如對審核意見無異議,按照審核意見對業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行修改完善。如對審核意見存在疑問或不同看法,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門進(jìn)行溝通,就具體問題進(jìn)行充分的討論和交流。溝通協(xié)商:法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門在溝通協(xié)商過程中,應(yīng)本著客觀、公正、合作的原則,共同探討解決方案。法務(wù)部門應(yīng)充分聽取業(yè)務(wù)部門的意見和訴求,結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際情況,對審核意見進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和優(yōu)化;業(yè)務(wù)部門應(yīng)尊重法務(wù)部門的專業(yè)判斷,積極配合法務(wù)部門的工作,確保業(yè)務(wù)事項(xiàng)在合法合規(guī)的前提下順利推進(jìn)。修改完善:經(jīng)溝通協(xié)商達(dá)成一致后,業(yè)務(wù)部門根據(jù)最終確定的意見對業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行修改完善。修改后的材料再次提交給法務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核,確保修改內(nèi)容符合法律要求,不存在新的法律風(fēng)險(xiǎn)。4.審核通過與決策實(shí)施最終確認(rèn):法務(wù)部門對修改后的業(yè)務(wù)材料進(jìn)行復(fù)核,如確認(rèn)符合法律要求,出具法律審核通過的意見。對于重大復(fù)雜的業(yè)務(wù)事項(xiàng),法務(wù)部門可組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行會(huì)審,確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。決策支持:經(jīng)過法律審核通過的業(yè)務(wù)事項(xiàng),法務(wù)部門可為公司管理層的決策提供法律支持。在公司決策過程中,法務(wù)人員可就相關(guān)法律問題進(jìn)行詳細(xì)說明,幫助管理層全面了解業(yè)務(wù)事項(xiàng)的法律風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)狀況,為決策提供科學(xué)依據(jù)。執(zhí)行落實(shí):業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司決策,將法律審核通過的業(yè)務(wù)事項(xiàng)付諸實(shí)施。在實(shí)施過程中,業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照審核確定的方案和法律要求執(zhí)行,確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。同時(shí),法務(wù)部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的法律問題。七、審核內(nèi)容1.合同類審核主體資格:審查合同雙方當(dāng)事人的主體資格是否合法有效。包括核實(shí)對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等相關(guān)證件,確保其具有簽訂和履行合同的能力和權(quán)限。對于特殊行業(yè)的合同,還需審查對方是否具備相應(yīng)的行業(yè)準(zhǔn)入資格。內(nèi)容合法性:對合同內(nèi)容進(jìn)行全面審查,確保其符合法律法規(guī)的規(guī)定。重點(diǎn)審查合同條款是否存在違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定、損害國家利益、社會(huì)公共利益或第三人合法權(quán)益的情形。同時(shí),關(guān)注合同中涉及的知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等條款是否符合相關(guān)法律要求,以保護(hù)公司的合法權(quán)益。條款完整性:檢查合同條款是否完整,是否涵蓋了雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決等主要內(nèi)容。對于重要合同,還應(yīng)審查是否包含不可抗力、保密、通知與送達(dá)等必要條款,以確保合同在履行過程中能夠應(yīng)對各種可能出現(xiàn)的情況。語言準(zhǔn)確性:審核合同語言是否準(zhǔn)確、清晰,避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的表述。對合同中使用的專業(yè)術(shù)語、關(guān)鍵概念等進(jìn)行仔細(xì)推敲,確保其含義明確、無爭議。同時(shí),注意合同條款之間的邏輯關(guān)系是否嚴(yán)謹(jǐn),避免出現(xiàn)前后矛盾或相互沖突的情況。2.決策類審核決策依據(jù)合法性:審查公司重大決策所依據(jù)的法律法規(guī)、政策文件是否準(zhǔn)確、有效。確保決策是在遵循現(xiàn)行法律規(guī)定和政策導(dǎo)向的基礎(chǔ)上做出的,不存在與法律法規(guī)相抵觸的情況。同時(shí),關(guān)注決策依據(jù)的時(shí)效性,及時(shí)更新和調(diào)整決策所依據(jù)的法律政策信息。決策程序合規(guī)性:對公司重大決策的程序進(jìn)行審核,確保決策過程符合公司內(nèi)部管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。審查決策是否經(jīng)過必要的會(huì)議討論、審議、表決等程序,決策文件的簽署、存檔等手續(xù)是否完備。通過對決策程序的合規(guī)性審查,保證決策的合法性和有效性。風(fēng)險(xiǎn)評估全面性:協(xié)助公司管理層對決策事項(xiàng)可能涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評估。分析決策實(shí)施后可能引發(fā)的各種法律糾紛和風(fēng)險(xiǎn)隱患,包括但不限于合同糾紛、侵權(quán)糾紛、行政處罰等。并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果,提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控建議和應(yīng)對措施,幫助公司將法律風(fēng)險(xiǎn)降到最低。3.項(xiàng)目類審核項(xiàng)目立項(xiàng)合法性:審查項(xiàng)目立項(xiàng)的依據(jù)是否充分,是否符合國家產(chǎn)業(yè)政策、海南當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展規(guī)劃以及相關(guān)法律法規(guī)的要求。對于需要獲得政府審批或許可的項(xiàng)目,重點(diǎn)審查項(xiàng)目是否已取得必要的批準(zhǔn)文件和許可證照,確保項(xiàng)目立項(xiàng)合法合規(guī)。項(xiàng)目實(shí)施合規(guī)性:在項(xiàng)目實(shí)施過程中,對項(xiàng)目涉及的各類合同、協(xié)議、文件等進(jìn)行審核,確保項(xiàng)目實(shí)施符合合同約定和法律要求。同時(shí),關(guān)注項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營過程中是否遵守安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)用工等方面的法律法規(guī),避免因項(xiàng)目實(shí)施過程中的違法違規(guī)行為給公司帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目驗(yàn)收合法性:參與項(xiàng)目驗(yàn)收工作,審查項(xiàng)目驗(yàn)收的程序和標(biāo)準(zhǔn)是否符合法律法規(guī)和合同約定。對項(xiàng)目驗(yàn)收過程中涉及的各類文件、資料進(jìn)行審核,確保項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)果合法有效。同時(shí),關(guān)注項(xiàng)目交付后的售后服務(wù)、質(zhì)量保證等相關(guān)事項(xiàng),從法律角度保障公司和客戶的合法權(quán)益。八、特殊情況處理1.緊急業(yè)務(wù)處理:對于因業(yè)務(wù)緊急,需要在短時(shí)間內(nèi)完成法律審核的情況,業(yè)務(wù)部門應(yīng)在提交審核材料時(shí)注明緊急原因和要求的審核時(shí)間。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,優(yōu)先安排審核工作,并在保證審核質(zhì)量的前提下,盡量縮短審核時(shí)間。在緊急業(yè)務(wù)審核過程中,法務(wù)部門可與業(yè)務(wù)部門保持密切溝通,采用靈活的審核方式,如電話溝通、線上討論等,提高審核效率。同時(shí),業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作,及時(shí)提供所需的補(bǔ)充材料和信息。2.爭議解決:若業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門在法律審核意見上存在較大爭議,經(jīng)過充分溝通協(xié)商仍無法達(dá)成一致時(shí),可由公司管理層組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行專題研討。研討過程中,各方應(yīng)充分闡述自己的觀點(diǎn)和理由,提供相關(guān)的法律法規(guī)依據(jù)和案例參考。最終,根據(jù)研討結(jié)果,由公司管理層做出決策。在爭議解決過程中,希望各方能夠保持理性和客觀,以公司的整體利益為重,共同尋求最佳的解決方案。3.外部法律支持:在法律審核過程中,如遇到重大復(fù)雜的法律問題或涉及專業(yè)性較強(qiáng)的法律領(lǐng)域,法務(wù)部門可根據(jù)實(shí)際需要,聘請外部專業(yè)法律機(jī)構(gòu)或?qū)<姨峁┲С趾鸵庖?。外部法律機(jī)構(gòu)或?qū)<覒?yīng)具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的法律知識,并與公司簽訂保密協(xié)議,確保公司商業(yè)秘密和信息安全。聘請外部法律支持的費(fèi)用由公司根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行合理安排。同時(shí),法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與外部法律機(jī)構(gòu)或?qū)<业臏贤▍f(xié)調(diào),充分利用其專業(yè)優(yōu)勢,為公司提供準(zhǔn)確、權(quán)威的法律意見。九、培訓(xùn)與宣傳1.定期培訓(xùn):公司將定期組織針對海南地區(qū)法律法規(guī)的培訓(xùn)活動(dòng),邀請專業(yè)法律人士或內(nèi)部資深法務(wù)人員進(jìn)行授課。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋海南地區(qū)新出臺(tái)的法律法規(guī)、政策解讀、典型案例分析等,旨在提高全體員工對海南法律環(huán)境的認(rèn)識和理解,增強(qiáng)員工的法律意識和合規(guī)操作能力。希望各位員工能夠積極參加培訓(xùn)活動(dòng),不斷提升自身的法律素養(yǎng),將法律知識運(yùn)用到日常工作中。2.宣傳資料制作:法務(wù)部門負(fù)責(zé)制作與海南法律審核管理相關(guān)的宣傳資料,包括宣傳手冊、海報(bào)、內(nèi)部刊物等。宣傳資料應(yīng)采用通俗易懂的語言,結(jié)合實(shí)際案例,向員工介紹公司法律審核的流程、要點(diǎn)以及常見法律風(fēng)險(xiǎn)的防范方法等內(nèi)容。同時(shí),通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、微信公眾號等渠道進(jìn)行廣泛宣傳,營造全員學(xué)法、守法、用法的良好氛圍。3.個(gè)性化指導(dǎo):對于部分業(yè)務(wù)部門或
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