銀行電子文檔管理辦法?一、總則（一）目的為加強銀行電子文檔的管理，規(guī)范電子文檔的形成、流轉(zhuǎn)、存儲、利用和銷毀等過程，確保電子文檔的真實性、完整性、可用性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、金融行業(yè)標準以及本行實際業(yè)務需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于銀行內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)在業(yè)務經(jīng)營、管理活動中形成的各種電子文檔的管理。（三）定義本辦法所稱電子文檔，是指銀行在業(yè)務處理和管理過程中，通過計算機等電子設(shè)備生成、傳輸、存儲的各種形式的信息記錄，包括但不限于文件、報表、合同、憑證、影像資料等。（四）管理原則1.合法性原則：電子文檔的管理應符合國家法律法規(guī)和金融行業(yè)監(jiān)管要求。2.完整性原則：確保電子文檔內(nèi)容完整，包括文檔的正文、附件、元數(shù)據(jù)等。3.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電子文檔的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.可用性原則：保證電子文檔在需要時能夠及時、準確地被檢索和利用。5.規(guī)范性原則：規(guī)范電子文檔的格式、命名、存儲和管理流程，提高管理效率。二、組織與職責（一）管理部門銀行設(shè)立電子文檔管理領(lǐng)導小組，由行領(lǐng)導擔任組長，成員包括各相關(guān)部門負責人。領(lǐng)導小組負責制定電子文檔管理的戰(zhàn)略規(guī)劃和政策，協(xié)調(diào)解決電子文檔管理中的重大問題。（二）職能部門職責1.信息技術(shù)部門-負責電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。-提供技術(shù)支持，保障電子文檔的安全存儲和傳輸。-制定電子文檔存儲、備份和恢復策略。2.檔案管理部門-負責制定電子文檔管理的具體規(guī)章制度和操作流程。-指導和監(jiān)督各部門電子文檔的收集、整理、歸檔和保管工作。-對歸檔的電子文檔進行鑒定、編目和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。-提供電子文檔的查詢、借閱和利用服務。3.業(yè)務部門-負責本部門電子文檔的日常管理，確保文檔的及時收集、整理和上傳。-對本部門產(chǎn)生的電子文檔的真實性、完整性和準確性負責。-配合檔案管理部門做好電子文檔的歸檔和保管工作。三、電子文檔的形成與收集（一）形成要求1.各部門在業(yè)務處理和管理活動中，應按照規(guī)定的格式和標準生成電子文檔。電子文檔應具備明確的標題、文號、日期、作者等元數(shù)據(jù)信息。2.電子文檔的內(nèi)容應真實、準確、完整，符合業(yè)務邏輯和相關(guān)規(guī)定。3.對于重要的電子文檔，應進行數(shù)字簽名或加密處理，確保文檔的真實性和安全性。（二）收集范圍1.業(yè)務類電子文檔，如貸款合同、存款憑證、交易記錄等。2.管理類電子文檔，如規(guī)章制度、工作計劃、會議紀要等。3.財務類電子文檔，如財務報表、會計憑證、審計報告等。4.其他與銀行經(jīng)營管理活動相關(guān)的電子文檔。（三）收集方式1.各部門應指定專人負責本部門電子文檔的收集工作，定期將本部門產(chǎn)生的電子文檔上傳至電子文檔管理系統(tǒng)。2.對于通過業(yè)務系統(tǒng)自動生成的電子文檔，信息技術(shù)部門應實現(xiàn)系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)的對接，將相關(guān)文檔自動導入電子文檔管理系統(tǒng)。3.對于外部接收的電子文檔，如監(jiān)管文件、合作伙伴提供的資料等，接收部門應及時將文檔整理后上傳至電子文檔管理系統(tǒng)。四、電子文檔的整理與歸檔（一）整理要求1.各部門應按照檔案管理部門的要求，對收集到的電子文檔進行分類、編號和編目。分類應科學合理，便于檢索和利用。2.電子文檔的編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映文檔的類別、年份、順序等信息。3.編目信息應包括文檔的標題、文號、日期、作者、保管期限等內(nèi)容，確保編目信息的準確和完整。（二）歸檔流程1.各部門在完成電子文檔的整理后，應定期將整理好的文檔提交給檔案管理部門進行審核。2.檔案管理部門對提交的電子文檔進行審核，審核內(nèi)容包括文檔的完整性、準確性、規(guī)范性等。對于不符合要求的文檔，退回原部門進行整改。3.經(jīng)審核合格的電子文檔，檔案管理部門將其正式歸檔，并存儲到電子檔案數(shù)據(jù)庫中。同時，更新電子檔案目錄，確保檔案信息的及時更新。（三）歸檔時間一般情況下，各部門應在每年的第一季度將上一年度產(chǎn)生的電子文檔整理歸檔。對于重要的業(yè)務文檔，應在業(yè)務結(jié)束后及時歸檔。五、電子文檔的存儲與保管（一）存儲方式1.銀行采用集中存儲和分布式存儲相結(jié)合的方式，對電子文檔進行存儲。集中存儲主要用于存儲重要的、公共的電子文檔，分布式存儲用于存儲各部門的業(yè)務文檔。2.電子文檔應存儲在專用的服務器或存儲設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)的安全和可靠。（二）存儲環(huán)境1.存儲電子文檔的服務器和存儲設(shè)備應放置在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中，具備防火、防潮、防塵、防盜等措施。2.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）備份策略1.信息技術(shù)部門應制定電子文檔的備份策略，定期對電子文檔進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）保管期限電子文檔的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和銀行的相關(guān)規(guī)定確定。對于重要的業(yè)務文檔，保管期限應適當延長。保管期限屆滿后，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。六、電子文檔的利用與共享（一）利用權(quán)限1.銀行內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可以查詢和利用電子文檔。不同級別的員工具有不同的查詢和利用權(quán)限，權(quán)限的設(shè)置應遵循最小化原則。2.外部單位或個人需要查詢和利用銀行電子文檔的，應按照規(guī)定的程序進行申請，經(jīng)銀行批準后，在指定的場所和范圍內(nèi)進行查詢和利用。（二）利用流程1.內(nèi)部員工需要查詢和利用電子文檔時，應通過電子文檔管理系統(tǒng)提交查詢申請，說明查詢的目的、范圍和時間等信息。經(jīng)部門負責人審批后，系統(tǒng)自動開放相應的查詢權(quán)限。2.外部單位或個人需要查詢和利用銀行電子文檔的，應向銀行提交書面申請，說明查詢的目的、范圍和用途等信息。經(jīng)銀行相關(guān)部門審核批準后，簽訂保密協(xié)議，在銀行指定的場所進行查詢和利用。（三）共享機制1.銀行應建立電子文檔的共享機制，促進內(nèi)部各部門之間的信息共享和業(yè)務協(xié)同。對于一些公共的、通用的電子文檔，可以在一定范圍內(nèi)進行共享。2.在共享電子文檔時，應確保文檔的安全和保密，防止信息泄露。七、電子文檔的安全管理（一）安全制度1.銀行應建立健全電子文檔安全管理制度，明確安全管理的職責和權(quán)限，規(guī)范安全管理的流程和操作。2.定期對員工進行安全培訓，提高員工的安全意識和防范能力。（二）技術(shù)措施1.采用加密技術(shù)對電子文檔進行加密處理，確保文檔在傳輸和存儲過程中的安全性。2.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。3.對電子文檔管理系統(tǒng)進行定期的安全漏洞掃描和修復，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）訪問控制1.建立嚴格的用戶認證和授權(quán)機制，對用戶的訪問進行嚴格控制。用戶必須使用合法的賬號和密碼登錄系統(tǒng)，不同級別的用戶具有不同的訪問權(quán)限。2.對用戶的訪問行為進行審計和記錄，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問行為。（四）應急處理1.制定電子文檔安全應急預案，明確應急處理的流程和措施。在發(fā)生安全事件時，能夠及時采取有效的應急措施，減少損失。2.定期對應急預案進行演練，提高應急處理能力。八、電子文檔的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案管理部門應定期對歸檔的電子文檔進行鑒定，確定文檔的保管期限和銷毀范圍。鑒定工作應遵循全面、客觀、準確的原則。2.對于保管期限已滿的電子文檔，應進行銷毀；對于仍有保存價值的電子文檔，應延長保管期限。（二）鑒定流程1.檔案管理部門組織相關(guān)人員成立鑒定小組，對電子文檔進行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)國家法律法規(guī)和銀行的相關(guān)規(guī)定，對電子文檔進行逐一審查，確定保管期限和銷毀范圍。3.鑒定結(jié)果應形成書面報告，經(jīng)銀行領(lǐng)導批準后執(zhí)行。（三）銷毀流程1.對于經(jīng)鑒定需要銷毀的電子文檔，檔案管理部門應制定銷毀計劃，明確銷毀的時間、方式和責任人。2.銷毀電子文檔應采用安全可靠的方式，如物理銷毀、數(shù)據(jù)擦除等，確保文檔信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀的文檔名稱、數(shù)量、時間、方式等信息。銷毀記錄應保存一定的期限，以備查詢。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.銀行應建立電子文檔管理監(jiān)督機制，定期對各部門電子文檔的管理情況進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括電子文檔的形成、收集、整理、歸檔、存儲、利用和銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保管理工作符合本辦法的要求。（二）考核指標1.建立電子文檔管理考核指標體系，對各部門電子文檔管理工作進行