物業(yè)企業(yè)合同管理辦法一、前言親愛的物業(yè)同仁們，在物業(yè)管理這個(gè)大家庭中，合同管理就如同我們前行路上的指南針，為我們的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)指明方向，保駕護(hù)航。隨著物業(yè)管理行業(yè)的蓬勃發(fā)展，我們所涉及的業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越廣，從基礎(chǔ)的物業(yè)服務(wù)，到各類專項(xiàng)服務(wù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，每一項(xiàng)都離不開合同的支撐。一份規(guī)范、有效的合同，不僅能保障我們企業(yè)的合法權(quán)益，還能為我們與業(yè)主、合作伙伴建立起堅(jiān)實(shí)的信任橋梁。因此，制定一套完善的合同管理辦法，對(duì)于我們物業(yè)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展至關(guān)重要。希望大家在日常工作中，能夠充分重視合同管理，共同維護(hù)企業(yè)的利益，為打造更加優(yōu)質(zhì)、高效的物業(yè)服務(wù)而努力。二、適用范圍本辦法適用于公司與業(yè)主、業(yè)委會(huì)、供應(yīng)商、服務(wù)商等各類主體簽訂的所有合同，包括但不限于物業(yè)服務(wù)合同、維修保養(yǎng)合同、采購(gòu)合同、租賃合同、顧問(wèn)服務(wù)合同等。無(wú)論是總部層面，還是各區(qū)域分公司、管理處簽訂的合同，均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。三、合同管理原則1.合法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)規(guī)定。這就好比我們?cè)谕嬉粓?chǎng)游戲，必須遵循游戲規(guī)則，只有這樣，我們的行為才能受到法律的保護(hù)，我們的權(quán)益才能得到有效保障。希望大家在日常工作中，時(shí)刻保持法律意識(shí)，對(duì)于拿不準(zhǔn)的法律問(wèn)題，及時(shí)咨詢公司的法務(wù)部門或者專業(yè)律師。2.全面履行原則：合同一經(jīng)簽訂，就具有法律效力，我們應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，確保各項(xiàng)服務(wù)和工作落實(shí)到位。這不僅是對(duì)合同對(duì)方的尊重，也是我們企業(yè)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的體現(xiàn)。大家要明白，只有我們認(rèn)真履行合同，才能贏得業(yè)主和合作伙伴的信任，為企業(yè)樹立良好的口碑。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：在合同管理過(guò)程中，要充分識(shí)別、評(píng)估可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的防控措施。就像我們出門要提前看看天氣預(yù)報(bào)，做好應(yīng)對(duì)各種天氣的準(zhǔn)備一樣。對(duì)于重大合同，要進(jìn)行專項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案。我們鼓勵(lì)大家在工作中多留意潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門反饋，共同把風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽狀態(tài)。4.歸口管理與分級(jí)負(fù)責(zé)相結(jié)合原則：合同管理工作由公司專門的合同管理部門歸口管理，同時(shí)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)。這樣既能保證合同管理的專業(yè)性和統(tǒng)一性，又能充分發(fā)揮各部門的積極性和主動(dòng)性。各部門要明確自己在合同管理中的職責(zé)，相互配合，形成合力，共同做好合同管理工作。四、合同管理職責(zé)分工1.合同管理部門制度建設(shè)與培訓(xùn)：負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司合同管理制度，并組織開展合同管理相關(guān)培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，讓大家熟悉合同管理流程，掌握合同簽訂、履行等方面的技巧和注意事項(xiàng)。希望大家積極參加培訓(xùn)，不斷提升自己的合同管理能力。合同審核：對(duì)各類合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性、完整性審核。在審核過(guò)程中，會(huì)仔細(xì)檢查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否合理等。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，會(huì)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通反饋，共同商討解決方案。合同編號(hào)與臺(tái)賬管理：對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，建立合同臺(tái)賬，記錄合同的基本信息、簽訂時(shí)間、履行情況等。通過(guò)合同臺(tái)賬，我們可以清晰地了解公司合同的整體情況，便于進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。監(jiān)督檢查：定期對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。這就好比定期給我們的合同管理工作做一次“體檢”，確保各項(xiàng)工作都能按照制度要求有序進(jìn)行。2.業(yè)務(wù)部門合同發(fā)起與起草：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，發(fā)起合同簽訂流程，并負(fù)責(zé)合同的起草工作。在起草合同過(guò)程中，要充分考慮業(yè)務(wù)實(shí)際情況，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保合同條款具有可操作性。起草完成后，要認(rèn)真核對(duì)合同內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、條款歧義等問(wèn)題。合同談判與簽訂：負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行談判，就合同條款達(dá)成一致意見。在談判過(guò)程中，要充分了解對(duì)方的需求和關(guān)注點(diǎn)，既要維護(hù)公司的利益，又要尋求雙方都能接受的解決方案。談判達(dá)成一致后，按照規(guī)定的流程簽訂合同。合同履行跟蹤：負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，跟蹤合同履行情況，及時(shí)解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。要建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括服務(wù)提供情況、款項(xiàng)支付情況等。對(duì)于履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與合同管理部門、法務(wù)部門等共同研究解決方案。資料收集與歸檔：負(fù)責(zé)收集與合同相關(guān)的各類資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并在合同履行完畢后，及時(shí)將資料移交檔案管理部門歸檔。這些資料是我們合同管理工作的重要依據(jù)，大家一定要認(rèn)真收集、妥善保管。3.法務(wù)部門法律咨詢與支持：為合同管理工作提供法律咨詢和專業(yè)支持，解答業(yè)務(wù)部門在合同簽訂、履行過(guò)程中遇到的法律問(wèn)題。當(dāng)我們?cè)诤贤瑮l款中涉及到一些復(fù)雜的法律概念或者對(duì)某些條款的法律效力存在疑問(wèn)時(shí)，法務(wù)部門就是我們的堅(jiān)強(qiáng)后盾。重大合同法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)重大合同進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，出具法律意見書。在評(píng)估過(guò)程中，會(huì)從法律角度對(duì)合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面分析，并提出相應(yīng)的防范措施。業(yè)務(wù)部門在簽訂重大合同前，一定要充分重視法務(wù)部門的法律意見書，認(rèn)真落實(shí)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防范措施。參與重大合同談判：根據(jù)需要參與重大合同的談判，從法律層面保障公司的合法權(quán)益。在談判過(guò)程中，法務(wù)人員會(huì)運(yùn)用專業(yè)的法律知識(shí)，對(duì)合同條款進(jìn)行把關(guān)，避免出現(xiàn)法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。4.財(cái)務(wù)部門合同款項(xiàng)審核：對(duì)合同涉及的款項(xiàng)支付、結(jié)算等條款進(jìn)行審核，確保合同款項(xiàng)符合公司財(cái)務(wù)管理制度和預(yù)算安排。在審核過(guò)程中，會(huì)關(guān)注合同金額、付款方式、付款時(shí)間等關(guān)鍵信息，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。合同款項(xiàng)支付與核算：按照合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，并進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算。財(cái)務(wù)人員會(huì)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)流程，確保每一筆合同款項(xiàng)都能準(zhǔn)確、及時(shí)地支付和記錄。同時(shí)，會(huì)定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)合同款項(xiàng)的支付情況，保證雙方數(shù)據(jù)一致。5.檔案管理部門負(fù)責(zé)合同及相關(guān)資料的歸檔、保管和查閱工作。要建立規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。在檔案保管過(guò)程中，要注意做好防火、防潮、防蟲等工作，確保檔案的安全和完整。各部門需要查閱合同檔案時(shí)，要按照規(guī)定的流程辦理查閱手續(xù)。五、合同簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同發(fā)起審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況，包括合同對(duì)方信息、合同名稱、合同類型、合同金額、主要內(nèi)容等，并提交相關(guān)的背景資料，如項(xiàng)目需求說(shuō)明、報(bào)價(jià)單、合作意向書等。在填寫審批表時(shí)，要確保信息準(zhǔn)確、完整，為后續(xù)的審核工作提供良好的基礎(chǔ)。2.部門審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同發(fā)起的必要性、業(yè)務(wù)內(nèi)容的合理性以及合同條款的初步可行性進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，簽署審核意見并提交給合同管理部門。在審核過(guò)程中，要從業(yè)務(wù)角度出發(fā)，對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行全面把關(guān)，確保合同符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。合同管理部門審核：合同管理部門收到《合同發(fā)起審批表》及相關(guān)資料后，對(duì)合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性、完整性審核。重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)和公司制度要求，合同格式是否規(guī)范，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確等。審核過(guò)程中，如有問(wèn)題，會(huì)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通反饋，要求業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改完善。審核通過(guò)后，簽署審核意見并提交給法務(wù)部門。法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，審核合同條款是否存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于重大合同，會(huì)進(jìn)行專項(xiàng)的法律風(fēng)險(xiǎn)分析，并出具法律意見書。審核通過(guò)后，簽署審核意見并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的款項(xiàng)支付、結(jié)算等條款進(jìn)行審核，確保合同款項(xiàng)符合公司財(cái)務(wù)管理制度和預(yù)算安排。審核合同金額是否準(zhǔn)確，付款方式是否合理，發(fā)票開具要求是否明確等。審核通過(guò)后，簽署審核意見并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門的審核意見，對(duì)合同進(jìn)行最終審批。審批重點(diǎn)關(guān)注合同的整體風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的影響等因素。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，合同方可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同有不同意見，會(huì)提出具體的修改要求，業(yè)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行修改后，重新走審批流程。4.合同簽訂合同簽署：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方簽訂合同。合同簽訂前，要再次核對(duì)合同文本，確保與審批通過(guò)的版本一致。簽訂合同時(shí)，要按照規(guī)定的簽署方式進(jìn)行，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。同時(shí)，要確保合同對(duì)方的簽字蓋章真實(shí)有效。合同備案：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料提交給合同管理部門備案。合同管理部門對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，并將合同信息錄入合同臺(tái)賬。備案后的合同將作為后續(xù)合同履行、監(jiān)督檢查等工作的重要依據(jù)。六、合同履行管理1.履行計(jì)劃制定合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各項(xiàng)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。履行計(jì)劃要具有可操作性，能夠指導(dǎo)合同履行的具體工作。同時(shí)，要將履行計(jì)劃抄送合同管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，便于各部門協(xié)同配合，共同推進(jìn)合同履行。2.履行跟蹤與監(jiān)控業(yè)務(wù)部門跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，要定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。通過(guò)建立合同履行臺(tái)賬，記錄服務(wù)提供情況、貨物交付情況、款項(xiàng)支付情況等關(guān)鍵信息。對(duì)于履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)分析原因，并采取有效的解決措施。合同管理部門監(jiān)控：合同管理部門要對(duì)合同履行情況進(jìn)行定期監(jiān)控，通過(guò)查閱合同履行臺(tái)賬、與業(yè)務(wù)部門溝通等方式，了解合同履行的整體情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。同時(shí)，合同管理部門要定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供參考依據(jù)。3.變更與轉(zhuǎn)讓管理合同變更：在合同履行過(guò)程中，如果需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，填寫《合同變更審批表》，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并提交相關(guān)的支持材料。變更申請(qǐng)需按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，方可與合同對(duì)方簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂后，要及時(shí)將變更協(xié)議及相關(guān)資料提交給合同管理部門備案。合同轉(zhuǎn)讓：未經(jīng)公司書面同意，業(yè)務(wù)部門不得擅自將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。如因業(yè)務(wù)需要確需轉(zhuǎn)讓合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)，說(shuō)明轉(zhuǎn)讓的原因、受讓方情況、對(duì)合同履行的影響等，并提交相關(guān)的評(píng)估報(bào)告。轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)需按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，方可與合同對(duì)方、受讓方簽訂轉(zhuǎn)讓協(xié)議。轉(zhuǎn)讓協(xié)議簽訂后，要及時(shí)將轉(zhuǎn)讓協(xié)議及相關(guān)資料提交給合同管理部門備案。4.糾紛處理在合同履行過(guò)程中，如果發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與合同管理部門、法務(wù)部門等共同研究解決方案。首先，嘗試通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，爭(zhēng)取友好解決。如果協(xié)商、調(diào)解不成，需要通過(guò)仲裁或訴訟等法律途徑解決糾紛的，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)具體的法律事務(wù)處理工作。在糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門要積極配合法務(wù)部門，提供相關(guān)的證據(jù)材料和信息，確保糾紛得到妥善解決。同時(shí)，要及時(shí)總結(jié)糾紛發(fā)生的原因和教訓(xùn)，完善合同管理措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、合同終止管理1.正常終止合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)全部履行完畢后，合同自然終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)填寫《合同終止申請(qǐng)表》，說(shuō)明合同履行情況、終止原因等，并提交相關(guān)的證明材料，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算清單等。經(jīng)合同管理部門、財(cái)務(wù)部門等審核確認(rèn)后，辦理合同終止手續(xù)。合同管理部門將在合同臺(tái)賬中記錄合同終止信息，并將合同及相關(guān)資料移交檔案管理部門歸檔。2.提前終止在合同履行過(guò)程中，如果因不可抗力、對(duì)方違約等原因需要提前終止合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出提前終止申請(qǐng)，填寫《合同提前終止審批表》，說(shuō)明提前終止的原因、對(duì)公司的影響等，并提交相關(guān)的證據(jù)材料。提前終止申請(qǐng)需按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，與合同對(duì)方協(xié)商簽訂提前終止協(xié)議。提前終止協(xié)議簽訂后，要及時(shí)將提前終止協(xié)議及相關(guān)資料提交給合同管理部門備案。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門要按照協(xié)議約定，做好相關(guān)的善后工作，如清算款項(xiàng)、收回相關(guān)資產(chǎn)等。八、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂及履行過(guò)程中形成的各類資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算清單、變更協(xié)議、提前終止協(xié)議等，均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行收集。業(yè)務(wù)部門在合同履行過(guò)程中，要及時(shí)收集相關(guān)資料，并按照要求進(jìn)行整理。合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同檔案移交檔案管理部門。2.檔案整理與分類檔案管理部門收到合同檔案后，要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和分類?？梢园凑蘸贤愋汀⒑炗啎r(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類，便于查找和管理。整理過(guò)程中，要對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管檔案管理部門要為合同檔案提供適宜的保管環(huán)境，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。同時(shí)，要建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制合同檔案。對(duì)于重要的合同檔案，可以進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫(kù)，便于長(zhǎng)期保存和查閱。4.檔案銷毀合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，提出檔案銷毀申請(qǐng)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程中，要確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門要定期對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂流程的合規(guī)性、合同履行情況、合同檔案管理情況等。通過(guò)查閱資料、實(shí)地走訪、問(wèn)卷調(diào)查等方式，全面了解各部門合同管理工作的實(shí)際情況。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)