集中歸檔管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)[公司/組織名稱]（以下簡稱“公司”）各類文件、資料的管理，規(guī)范集中歸檔工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，為公司的各項(xiàng)工作提供有效的信息支持，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營需求，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有員工在工作活動中形成的各類具有保存價(jià)值的文件、資料的集中歸檔管理。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)工作活動中形成的，具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報(bào)表、憑證、圖紙、照片、錄音、錄像等。2.集中歸檔：指將公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)形成的檔案統(tǒng)一收集、整理、保管，由公司檔案管理部門集中進(jìn)行管理的工作模式。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司的檔案工作。2.完整準(zhǔn)確：歸檔的檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動的全貌。3.安全保密：采取必要的安全措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息的泄露。4.便于利用：在保證檔案安全保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案的利用效率，為公司的各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、組織與職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，建立健全檔案管理體系，包括檔案分類方案、編號規(guī)則、保管期限表等。3.組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.對公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案工作培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。6.定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為公司的決策提供檔案信息支持。（二）各部門、各分支機(jī)構(gòu)1.負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)文件、資料的收集、整理和預(yù)歸檔工作，確保文件、資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將預(yù)歸檔的文件、資料移交至檔案管理部門進(jìn)行集中歸檔。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、整理、統(tǒng)計(jì)等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)檔案的日常利用和保管工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱和查閱制度，確保檔案的安全保密。（三）員工職責(zé)1.自覺遵守公司檔案管理制度，在工作活動中及時(shí)形成和收集具有保存價(jià)值的文件、資料，并按照要求進(jìn)行整理和移交。2.對自己經(jīng)手的文件、資料負(fù)責(zé)，確保其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱和查閱制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：公司的各類公文、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：公司的各類合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、市場調(diào)研資料、銷售數(shù)據(jù)、客戶信息等。3.技術(shù)研發(fā)類：公司的科研項(xiàng)目文件、技術(shù)方案、專利資料、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。4.基本建設(shè)類：公司的建設(shè)項(xiàng)目文件、工程圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。5.聲像檔案類：公司的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.其他類：公司認(rèn)為需要?dú)w檔保存的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料的收集工作，確保收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確和全面。2.收集的文件、資料應(yīng)是原件，如無法提供原件，應(yīng)提供具有法律效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對于重要的文件、資料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本，以便于檔案的信息化管理和利用。4.對于聲像檔案，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，具體分類方案由公司檔案管理部門制定。2.編號：對歸檔的文件、資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號規(guī)則由公司檔案管理部門制定。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案裝訂要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。（四）預(yù)歸檔1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文件、資料進(jìn)行整理和預(yù)歸檔，并填寫《檔案預(yù)歸檔清單》。2.預(yù)歸檔的文件、資料應(yīng)按照分類方案和編號規(guī)則進(jìn)行分類、編號和裝訂，并編制檔案目錄。3.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)將預(yù)歸檔的文件、資料和《檔案預(yù)歸檔清單》一并移交至檔案管理部門進(jìn)行審核。四、檔案的移交與接收（一）移交時(shí)間各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度預(yù)歸檔的文件、資料正式移交至檔案管理部門進(jìn)行集中歸檔。對于重大項(xiàng)目、重要活動形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動完成后[具體時(shí)間]內(nèi)移交。（二）移交手續(xù)1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清冊》，詳細(xì)注明檔案的編號、題名、日期、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案移交清冊》應(yīng)由移交部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。3.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)按照《檔案移交清冊》進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。4.檔案管理部門在核對無誤后，應(yīng)在《檔案移交清冊》上簽字確認(rèn)，并留存一份作為檔案管理的依據(jù)。（三）電子檔案移交1.對于電子檔案，各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照公司檔案管理部門規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲和移交。2.電子檔案的移交應(yīng)通過公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，確保電子檔案的安全傳輸和存儲。3.電子檔案移交時(shí)，應(yīng)同時(shí)提供電子檔案的元數(shù)據(jù)，包括文件名稱、格式、大小、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間等信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表執(zhí)行。（二）保管設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，相對濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]。3.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。（三）檔案保護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對于破損、霉變、褪色等受損的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。3.加強(qiáng)對檔案的安全保密管理，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，防止檔案信息的泄露。4.定期對檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和法律部門的人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和實(shí)際利用情況，確定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.對于經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀工作的安全、徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用方式1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作，通過編制檔案檢索工具、匯編檔案資料、開展檔案展覽等方式，為公司的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用權(quán)限1.公司員工查閱、借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍。2.對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱權(quán)限，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。3.查閱、借閱檔案的員工應(yīng)愛護(hù)檔案，不得損壞、涂改、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，優(yōu)化服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)為查閱、借閱檔案的員工和外部單位或個人提供服務(wù)，解答相關(guān)咨詢，協(xié)助查找檔案。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和使用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。八、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)公司檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、整理、存儲、檢索和利用。2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)的一致性和兼容性。3.推進(jìn)檔案數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案等轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。4.建立檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息的泄露和丟失。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與公司的信息化建設(shè)總體規(guī)劃相銜接，統(tǒng)籌考慮，同步推進(jìn)。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與公司信息技術(shù)部門的協(xié)作配合，共同推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。3.加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的資金投入和人才培養(yǎng)，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、移交、保管、利用等方面。2.對于違反檔案管理制度的行為，