非標(biāo)產(chǎn)品檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司非標(biāo)產(chǎn)品檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查詢(xún)、利用和追溯非標(biāo)產(chǎn)品的相關(guān)信息，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司生產(chǎn)的所有非標(biāo)產(chǎn)品檔案的管理，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、銷(xiāo)售及售后服務(wù)等全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料和記錄。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善非標(biāo)產(chǎn)品檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理非標(biāo)產(chǎn)品檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷(xiāo)毀等工作。定期對(duì)非標(biāo)產(chǎn)品檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)做好非標(biāo)產(chǎn)品檔案的形成、積累和整理工作。2.各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在非標(biāo)產(chǎn)品業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料和記錄的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)歸檔。配合檔案管理部門(mén)做好非標(biāo)產(chǎn)品檔案的查閱、借閱等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)非標(biāo)產(chǎn)品檔案的日常管理，確保檔案資料的妥善保管。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。非標(biāo)產(chǎn)品檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映非標(biāo)產(chǎn)品的實(shí)際情況，不得篡改或偽造。3.完整性原則。涵蓋非標(biāo)產(chǎn)品從策劃到結(jié)束全過(guò)程的各類(lèi)文件、資料和記錄，保證檔案的全面性。4.準(zhǔn)確性原則。檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查詢(xún)和利用。5.安全性原則。采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)協(xié)議、圖紙（包括草圖、正式圖）、計(jì)算書(shū)、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄等。與設(shè)計(jì)相關(guān)的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要等。2.產(chǎn)品開(kāi)發(fā)階段開(kāi)發(fā)計(jì)劃、試驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、工藝文件（如工藝流程、工藝卡、工裝設(shè)計(jì)圖等）。原材料及零部件的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告，供應(yīng)商評(píng)估資料。開(kāi)發(fā)過(guò)程中的變更記錄，包括變更申請(qǐng)、審批文件、變更后的圖紙及相關(guān)資料。3.產(chǎn)品生產(chǎn)階段生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)批次記錄、生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄（首件檢驗(yàn)、巡檢、成品檢驗(yàn)等）。設(shè)備運(yùn)行記錄、工裝使用記錄、人員操作記錄等。生產(chǎn)過(guò)程中的不合格品處理記錄，包括不合格品報(bào)告、評(píng)審記錄、處理措施及結(jié)果。4.產(chǎn)品檢驗(yàn)階段檢驗(yàn)計(jì)劃、檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)證書(shū)等。對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有重大影響的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析資料。5.產(chǎn)品銷(xiāo)售及售后服務(wù)階段銷(xiāo)售合同、訂單、發(fā)貨記錄、客戶反饋信息。售后服務(wù)記錄，包括維修記錄、客戶投訴處理記錄、產(chǎn)品回訪記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)非標(biāo)產(chǎn)品檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)整理按照非標(biāo)產(chǎn)品的類(lèi)別、項(xiàng)目或型號(hào)進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的檔案集中存放。每一類(lèi)檔案再根據(jù)其形成階段和文件性質(zhì)進(jìn)一步細(xì)分，如設(shè)計(jì)文件、工藝文件、質(zhì)量文件等。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)為每一份非標(biāo)產(chǎn)品檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)產(chǎn)品類(lèi)別、年份、順序號(hào)等信息，便于識(shí)別和查詢(xún)。在檔案資料上加蓋編號(hào)章或標(biāo)注編號(hào)，確保編號(hào)清晰可見(jiàn)。3.編目裝訂編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等信息。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀，便于翻閱和保管。對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄索引，方便檢索。三、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的非標(biāo)產(chǎn)品檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于跨年度的項(xiàng)目，應(yīng)在次年的[X]月底前完成上一年度檔案的歸檔工作。（二）歸檔流程1.各部門(mén)檔案管理人員填寫(xiě)《非標(biāo)產(chǎn)品檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的編號(hào)、題名、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。2.將檔案及《移交清單》一并提交給檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。核對(duì)無(wú)誤后，在《移交清單》上簽字接收，并將檔案存入相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同類(lèi)別、項(xiàng)目的檔案之間應(yīng)保持一定的間距。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.非標(biāo)產(chǎn)品檔案的保管期限根據(jù)其重要性和參考價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)協(xié)議、重大質(zhì)量事故處理記錄等，對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)發(fā)展具有長(zhǎng)期重要影響的文件。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，如產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中的主要質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等，對(duì)了解產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和質(zhì)量狀況有重要參考價(jià)值的文件。短期保管的檔案保管期限為[X]年，如一般性的銷(xiāo)售合同、發(fā)貨記錄等，保存期限較短的文件。2.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門(mén)提出鑒定意見(jiàn)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或繼續(xù)保存。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物。4.建立庫(kù)房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間及查閱檔案情況等。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱非標(biāo)產(chǎn)品檔案，應(yīng)填寫(xiě)《非標(biāo)產(chǎn)品檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專(zhuān)人陪同查閱，并在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)查閱情況，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后，將檔案歸還原處。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱非標(biāo)產(chǎn)品檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《非標(biāo)產(chǎn)品檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的非標(biāo)產(chǎn)品檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人管理等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得在無(wú)關(guān)場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備及存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房及周邊環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的非標(biāo)產(chǎn)品檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制《非標(biāo)產(chǎn)品檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、數(shù)量等