山東省退休檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)山東省退休檔案管理，確保退休檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障退休人員合法權(quán)益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于山東省行政區(qū)域內(nèi)各類企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及其他組織（以下統(tǒng)稱單位）退休人員檔案的管理。（三）基本原則退休檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、真實(shí)完整、安全保密、方便利用的原則。（四）管理職責(zé)1.各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)退休檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。2.單位負(fù)責(zé)本單位退休人員檔案的收集、整理、保管、移交等工作，并接受同級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門的監(jiān)督檢查。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人基本情況，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、社會(huì)保障號(hào)碼。3.參加工作時(shí)間、退休時(shí)間、退休類別等。（二）工作經(jīng)歷1.工作簡(jiǎn)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。2.勞動(dòng)合同、聘用合同等。3.工資福利待遇情況，如工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等。（三）社會(huì)保險(xiǎn)1.養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)記錄，包括繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)年限等。2.醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)繳費(fèi)記錄。3.退休審批表、養(yǎng)老金核定表等。（四）人事任免1.干部任免審批表、調(diào)動(dòng)審批表等。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。3.工人技術(shù)等級(jí)考核評(píng)定表、聘任文件等。（五）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)審批表、榮譽(yù)證書等。2.處分決定、解除處分證明等。（六）其他材料1.體檢表、病歷等。2.學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等。3.其他與個(gè)人工作和生活相關(guān)的重要材料。三、檔案收集（一）收集范圍單位應(yīng)按照檔案內(nèi)容要求，及時(shí)收集退休人員的各類檔案材料，確保檔案材料齊全完整。（二）收集時(shí)間退休人員辦理退休手續(xù)時(shí)，單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將其檔案整理齊全并移交至檔案管理部門。（三）收集要求1.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。2.檔案材料應(yīng)使用鋼筆、碳素筆或毛筆書寫，字跡應(yīng)清晰、工整。3.檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙規(guī)格，破損、褪色的材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)退休檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類，一般分為十大類，即：履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位職稱材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資福利材料、其他材料。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、鑒別，剔除重復(fù)、無效的材料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案材料進(jìn)行排序、編目、裝訂。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案材料的題名、日期、頁數(shù)、備注等信息。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。3.檔案整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案材料的原貌，不得隨意涂改、損壞檔案材料。五、檔案保管（一）保管機(jī)構(gòu)1.各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門應(yīng)設(shè)立專門的退休檔案保管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集中保管本行政區(qū)域內(nèi)退休人員的檔案。2.單位不具備檔案保管條件的，可委托同級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門指定的檔案保管機(jī)構(gòu)代為保管。（二）保管條件1.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)具備安全、保密、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全存放。2.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（三）保管期限退休檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，未經(jīng)法定程序，不得銷毀。（四）檔案清點(diǎn)檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案利用（一）利用范圍退休人員本人、其直系親屬、有關(guān)單位因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱退休檔案。（二）利用手續(xù)1.退休人員本人查閱檔案，應(yīng)憑有效身份證件辦理查閱手續(xù)。2.退休人員直系親屬查閱檔案，應(yīng)憑退休人員本人委托書、有效身份證件及直系親屬關(guān)系證明辦理查閱手續(xù)。3.有關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)憑單位介紹信、查閱人有效身份證件辦理查閱手續(xù)。4.查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。（三）利用限制1.查閱檔案應(yīng)在檔案保管機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。2.查閱檔案時(shí)，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.未經(jīng)檔案保管機(jī)構(gòu)同意，不得對(duì)檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、錄像等。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立全省統(tǒng)一的退休檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)退休檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)采集單位應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)要求，及時(shí)將退休人員的檔案信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、打印等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)建立安全防護(hù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。八、檔案移交（一）移交范圍單位因機(jī)構(gòu)改革、撤銷、合并等原因，不再保管退休人員檔案的，應(yīng)按照規(guī)定將退休人員檔案移交至同級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門指定的檔案保管機(jī)構(gòu)。（二）移交時(shí)間單位應(yīng)在機(jī)構(gòu)改革、撤銷、合并等決定作出之日起30日內(nèi)，完成退休人員檔案的移交工作。（三）移交要求1.單位應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間等信息。2.檔案移交清冊(cè)應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，并簽字確認(rèn)。3.移交檔案應(yīng)保持整理后的原貌，不得隨意拆封、抽取檔案材料。九、檔案審核（一）審核內(nèi)容1.檔案材料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。2.檔案整理是否符合規(guī)范要求。3.檔案保管是否安全、保密。（二）審核方式1.定期審核，檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)每年對(duì)退休檔案進(jìn)行一次全面審核。2.專項(xiàng)審核，根據(jù)工作需要，檔案保管機(jī)構(gòu)可對(duì)特定退休人員的檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核。（三）審核處理1.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)單位進(jìn)行整改。2.對(duì)偽造、篡改檔案材料等違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。十、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育。2.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全措施1.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確保檔案安全。2.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。十一、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)退休檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查，各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門應(yīng)每年對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一次定期檢查。2.不定期抽查，各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門可根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。（四）問題處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門應(yīng)責(zé)令相關(guān)單位限期整改；對(duì)整改不力的單位，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。十二、法律責(zé)任（一）單位責(zé)任單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由人力資源和社會(huì)保障部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：1.未按照規(guī)定收集、整理、保管退休檔案的。2.擅自涂改、偽造、銷毀退休檔案的。3.未按照規(guī)定移交退休檔案的。4.違反檔案利用規(guī)定，造成檔案信息泄露的。（二）檔案保管機(jī)構(gòu)責(zé)任檔案保管機(jī)構(gòu)違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由人力資源和社會(huì)保障部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：1.未按照規(guī)定保管退休檔案，造成檔案丟失、損壞的。2.違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容的。3.未按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)的。（三