采購需求管理辦法考試一、總則（一）目的為加強公司采購需求管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法及考試文檔。本考試旨在檢驗公司員工對采購需求管理辦法的理解和掌握程度，促進采購工作的規(guī)范化、專業(yè)化，保障公司采購活動合法、合規(guī)、高效進行。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及采購需求管理的部門及人員，包括但不限于采購部門、需求部門、項目管理部門、財務部門等。本考試適用于參與采購需求管理相關(guān)工作的全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：采購需求管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.準確性原則：需求部門應準確描述采購需求，避免模糊不清或歧義，為采購工作提供明確依據(jù)。3.完整性原則：采購需求應涵蓋采購項目的各個方面，包括但不限于規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間、售后服務等，確保采購項目的完整性。4.經(jīng)濟性原則：在滿足采購需求的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購方案，降低采購成本。5.協(xié)同性原則：采購部門與需求部門應密切配合，加強溝通協(xié)調(diào)，共同推進采購需求管理工作的順利進行。二、采購需求的提出與確定（一）需求部門職責1.明確需求：需求部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，結(jié)合實際工作情況，準確、詳細地提出采購需求。需求描述應包括但不限于采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、技術(shù)要求、交付時間、交付地點、售后服務等內(nèi)容。2.提供依據(jù)：對于重大采購項目或復雜采購需求，需求部門應提供相關(guān)的技術(shù)文件、業(yè)務計劃、預算安排等依據(jù)，以便采購部門進行準確評估和采購決策。3.參與評審：需求部門應參與采購需求的評審工作，對采購需求的合理性、準確性、完整性等進行審核，并提出意見和建議。4.變更管理：如因業(yè)務發(fā)展、技術(shù)更新等原因需要變更采購需求，需求部門應及時提出變更申請，并說明變更的原因、內(nèi)容及對采購項目的影響，按照公司相關(guān)流程進行審批。（二）采購需求的確定流程1.需求提交：需求部門填寫《采購需求申請表》，詳細描述采購需求，并提交至采購部門。2.初步審核：采購部門收到《采購需求申請表》后，對需求的完整性、準確性、合規(guī)性等進行初步審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。3.需求評審：采購部門組織相關(guān)部門（如需求部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、財務部門等）對采購需求進行評審。評審內(nèi)容包括但不限于需求的合理性、技術(shù)可行性、質(zhì)量要求、成本預算、交付時間等。評審過程中，各部門應充分發(fā)表意見，形成評審記錄。4.需求確定：根據(jù)評審意見，采購部門對采購需求進行最終確定。如需求存在重大變更或不符合相關(guān)要求，采購部門應及時與需求部門溝通協(xié)商，重新進行需求評審和確定。5.審批備案：采購需求確定后，按照公司相關(guān)審批流程進行審批。審批通過后，將采購需求相關(guān)信息進行備案，作為后續(xù)采購工作的依據(jù)。三、采購需求的預算管理（一）預算編制1.需求部門負責：需求部門應根據(jù)采購需求，結(jié)合公司預算編制要求，編制采購項目的預算草案。預算草案應包括采購項目的各項費用明細，如采購價款、運輸費用、安裝調(diào)試費用、售后服務費用等。2.財務部門審核：財務部門對需求部門編制的預算草案進行審核，重點審核預算的合理性、準確性、合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通，要求其調(diào)整預算草案。3.預算確定：經(jīng)財務部門審核通過的預算草案，作為采購項目的預算依據(jù)。采購部門在采購過程中應嚴格控制預算執(zhí)行，確保采購項目費用不超過預算。（二）預算調(diào)整1.變更申請：如因采購需求變更、市場價格波動等原因需要調(diào)整預算，需求部門應及時提出預算調(diào)整申請，并說明調(diào)整的原因、內(nèi)容及金額。2.審批流程：預算調(diào)整申請按照公司相關(guān)審批流程進行審批。審批通過后，財務部門對預算進行調(diào)整，并通知采購部門按照調(diào)整后的預算執(zhí)行采購工作。四、采購方式的選擇（一）采購方式分類1.公開招標：適用于采購項目金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的情況。通過公開招標方式，能夠吸引眾多潛在供應商參與投標，從而實現(xiàn)充分競爭，降低采購成本，保證采購質(zhì)量。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，或者技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。5.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。（二）采購方式選擇原則1.符合法律法規(guī)：采購方式的選擇必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.滿足采購需求：根據(jù)采購項目的特點、需求及市場情況，選擇最適合的采購方式，以滿足采購需求，保證采購質(zhì)量。3.保證公平競爭：在選擇采購方式時，應充分考慮市場競爭因素，盡量采用公開招標、邀請招標等競爭性采購方式，保證采購過程的公平、公正、公開。4.提高采購效率：綜合考慮采購項目的緊急程度、采購成本等因素，選擇能夠提高采購效率、降低采購成本的采購方式。（三）采購方式選擇流程1.采購部門建議：采購部門根據(jù)采購需求、預算情況、市場情況等因素，提出采購方式的建議，并填寫《采購方式選擇申請表》。2.審批流程：《采購方式選擇申請表》按照公司相關(guān)審批流程進行審批。審批通過后，采購部門按照確定的采購方式組織實施采購工作。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.起草合同：采購部門根據(jù)采購需求確定結(jié)果，起草采購合同文本。合同文本應明確雙方的權(quán)利和義務，包括但不限于采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交付時間、交付地點、付款方式、售后服務等內(nèi)容。2.審核合同：采購合同文本起草完成后，提交至公司法律部門、財務部門等相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括但不限于合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等。各部門應充分發(fā)表意見，形成審核記錄。3.簽訂合同：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應商簽訂。簽訂后的合同應加蓋公司公章或合同專用章，并妥善保管。（二）合同執(zhí)行1.供應商履約管理：采購部門負責對供應商的履約情況進行跟蹤和管理，確保供應商按照合同約定履行義務。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以糾正，并按照合同約定追究其違約責任。2.公司內(nèi)部協(xié)調(diào)：采購部門應協(xié)調(diào)公司內(nèi)部相關(guān)部門，共同推進采購合同的執(zhí)行工作。需求部門應配合采購部門做好驗收工作，財務部門應按照合同約定及時支付貨款。3.合同變更管理：如因不可抗力、政策法規(guī)變化、采購需求變更等原因需要變更采購合同，采購部門應及時與供應商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并按照公司相關(guān)流程進行審批。（三）合同驗收1.驗收標準：需求部門應根據(jù)采購合同約定的質(zhì)量標準、技術(shù)要求等，制定詳細的驗收標準和驗收方案。驗收標準應明確、具體、可操作，確保驗收工作的準確性和公正性。2.驗收流程：采購項目完成后，需求部門組織相關(guān)人員按照驗收標準和驗收方案進行驗收。驗收過程中，應形成驗收記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等。如驗收合格，需求部門應出具驗收報告；如驗收不合格，需求部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以整改，直至驗收合格。（四）合同付款1.付款申請：供應商按照合同約定履行義務后，采購部門應及時收集相關(guān)付款憑證，并填寫《付款申請表》，提交至財務部門申請付款。《付款申請表》應包括采購合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、付款理由等內(nèi)容。2.財務審核：財務部門對采購部門提交的《付款申請表》進行審核，重點審核付款憑證的真實性、合法性、完整性，以及付款金額是否符合合同約定等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。3.付款審批：經(jīng)財務部門審核通過的《付款申請表》，按照公司相關(guān)審批流程進行審批。審批通過后，財務部門按照合同約定及時支付貨款。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、市場供應短缺等風險。2.質(zhì)量風險：包括供應商提供的產(chǎn)品或服務質(zhì)量不符合合同約定、質(zhì)量標準發(fā)生變化等風險。3.交付風險：包括供應商未能按時交付貨物或服務、交付過程中出現(xiàn)損壞或丟失等風險。4.法律風險：包括采購合同不合法合規(guī)、供應商存在違法行為等風險。5.內(nèi)部管理風險：包括采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、信息溝通不暢等風險。（二）風險評估1.定性評估：對識別出的采購風險進行定性評估，確定風險的可能性和影響程度。風險可能性分為高、中、低三個等級，風險影響程度分為嚴重、較大、一般、較小四個等級。2.定量評估：對于部分重大采購風險，可采用定量評估方法，如計算風險發(fā)生的概率和損失金額，進一步確定風險的大小。3.風險矩陣：根據(jù)風險可能性和影響程度，繪制風險矩陣，直觀展示采購風險的等級分布情況。（三）風險應對措施1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性高且影響程度嚴重的風險，如存在重大法律風險或市場壟斷風險，應采取風險規(guī)避措施，如放棄采購項目或更換采購方式等。2.風險降低：對于風險發(fā)生可能性較高但影響程度較大的風險，如質(zhì)量風險、交付風險等，應采取風險降低措施，如加強供應商管理、簽訂詳細的合同條款、增加質(zhì)量檢驗環(huán)節(jié)等。3.風險轉(zhuǎn)移：對于風險發(fā)生可能性較低但影響程度嚴重的風險，如市場價格波動風險，可采取風險轉(zhuǎn)移措施，如簽訂價格調(diào)整條款、購買商業(yè)保險等。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性低且影響程度較小的風險，如內(nèi)部管理風險中的一些小問題，可采取風險接受措施，加強內(nèi)部管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）風險監(jiān)控1.建立監(jiān)控機制：采購部門應建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購項目進行風險評估和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.信息收集與分析：收集與采購風險相關(guān)的信息，如市場動態(tài)、供應商情況、合同執(zhí)行情況等，并進行分析，判斷風險是否發(fā)生變化。3.風險預警：根據(jù)風險監(jiān)控結(jié)果，對可能發(fā)生的風險進行預警，及時采取相應的風險應對措施，避免風險擴大。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購需求管理工作進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否合法、采購項目是否符合公司利益等。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督：公司紀檢監(jiān)察部門對采購需求管理工作中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處違法違紀問題。3.部門自查：采購部門、需求部門等相關(guān)部門應定期對本部門的采購需求管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）考核指標1.采購需求準確性：考核需求部門提出的采購需求是否準確、完整，是否符合公司業(yè)務發(fā)展需要。2.采購效率：考核采購部門完成采購任務的時間周期，是否滿足公司業(yè)務需求。3.采購質(zhì)量：考核采購項目的質(zhì)量是否符合合同約定和公司要求。4.采購成本控制：考核采購項目的實際采購成本是否控制在預算范圍內(nèi)。5.合同管理：考核采購合同的簽訂、執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)是否規(guī)范、合規(guī)。6.風險管理：考核采購部門對采購風險的識別、評估、應對和監(jiān)控能力。（三）考核方式1.定期考核：公司定期對采購需求管理工作進行考核，考核周期為[考核周期時長]。2.日常考核：采購部門、需求部門等相關(guān)部門應做好日常工作記錄，作為考核的依據(jù)。3.綜合評價：根據(jù)考核指標完成情況，對采購需求管理工作進行綜合評價，評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。（四）考核結(jié)果應用1.績效獎勵：對采購需求管理工作考核結(jié)