采購行政綜合管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購與行政工作的規(guī)范化管理，提高工作效率，降低成本，確保公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購活動及行政事務(wù)管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購與行政工作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準。2.效益原則：在確保滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購成本的降低和行政資源的合理利用，提高公司整體效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.歸口管理原則：采購與行政工作實行歸口管理，明確各部門職責(zé)。二、采購管理（一）采購計劃1.需求預(yù)測：各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，提前進行需求預(yù)測，填寫《采購需求預(yù)測表》，詳細列出所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.計劃編制：采購部門根據(jù)各部門提交的《采購需求預(yù)測表》，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.計劃調(diào)整：如因業(yè)務(wù)變化等原因需要調(diào)整采購計劃，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)審批后交采購部門執(zhí)行。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇：采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。經(jīng)評估合格的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商名錄》。2.供應(yīng)商考核：采購部門定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商進行淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系維護：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。定期與供應(yīng)商進行交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，共同探討如何優(yōu)化采購成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量。（三）采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)采購計劃，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審批后交采購部門。2.采購審批：采購部門收到《采購申請表》后，對采購項目進行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的準確性等。對于金額較大的采購項目，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施：采購部門根據(jù)審批后的《采購申請表》，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、付款方式等內(nèi)容。4.到貨驗收：采購產(chǎn)品到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準備。到貨后，由驗收部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準進行驗收，填寫《到貨驗收單》。驗收合格的產(chǎn)品辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的產(chǎn)品應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.付款結(jié)算：采購部門根據(jù)《到貨驗收單》和采購合同，填寫《付款申請單》，經(jīng)審批后交財務(wù)部門辦理付款結(jié)算手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定和公司財務(wù)制度進行付款。三、行政事務(wù)管理（一）辦公用品管理1.需求統(tǒng)計：各部門定期統(tǒng)計辦公用品的需求情況，填寫《辦公用品需求統(tǒng)計表》，報行政部門。2.采購與發(fā)放：行政部門根據(jù)各部門提交的《辦公用品需求統(tǒng)計表》，結(jié)合庫存情況，編制辦公用品采購計劃。采購?fù)瓿珊?，按照各部門需求進行發(fā)放，并填寫《辦公用品發(fā)放登記表》。3.庫存管理：行政部門建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。對于積壓、損壞的辦公用品，應(yīng)及時進行處理。（二）固定資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)購置：各部門根據(jù)工作需要，填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，經(jīng)審批后交行政部門統(tǒng)一采購。2.資產(chǎn)登記：行政部門對購置的固定資產(chǎn)進行登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，記錄資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、購置時間、購置價格、使用部門等信息。3.資產(chǎn)使用與維護：各部門負責(zé)本部門固定資產(chǎn)的日常使用和維護，定期對資產(chǎn)進行檢查和保養(yǎng)，確保資產(chǎn)正常運行。行政部門定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，核實資產(chǎn)的數(shù)量和狀態(tài)。4.資產(chǎn)處置：對于閑置、報廢的固定資產(chǎn)，由使用部門提出申請，經(jīng)審批后交行政部門進行處置。處置方式包括出售、報廢等，處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。（三）文件與檔案管理1.文件管理：公司各類文件由行政部門統(tǒng)一收發(fā)、登記、傳閱、歸檔。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的管理，確保文件的安全和保密。文件的起草、審核、簽發(fā)應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進行。2.檔案管理：行政部門負責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。檔案應(yīng)分類存放，建立檔案目錄，便于查找和利用。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的完整性和保密性。（四）會議與活動管理1.會議管理：公司各類會議由行政部門統(tǒng)一安排。會議組織者應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并通知相關(guān)人員。會議期間，行政部門負責(zé)會議的組織和服務(wù)工作，包括會議資料準備、會議記錄等。2.活動管理：公司組織的各類活動，由行政部門負責(zé)策劃、組織和實施?；顒咏M織者應(yīng)提前制定活動方案，明確活動目的、內(nèi)容、時間、地點、參與人員等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。活動期間，行政部門負責(zé)活動的現(xiàn)場布置、物資準備、安全保障等工作。四、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購監(jiān)督：公司設(shè)立采購監(jiān)督小組，定期對采購活動進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.行政監(jiān)督：行政部門定期對行政事務(wù)管理工作進行自查自糾，檢查內(nèi)容包括辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、文件與檔案管理、會議與活動管理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，不斷提高行政事務(wù)管理水平。（二）考核評價1.采購考核：采購部門定期對采購人員的工作進行考核評價，考核內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制情況、供應(yīng)商管理情況、采購質(zhì)量情況等。根據(jù)考核結(jié)果，對采購人員進行獎懲。2.行政考核：行政部門定期對行政人員的工作進行考核評價，考核內(nèi)容包括行政事務(wù)管理工作完成情況、工作效率、服務(wù)質(zhì)量等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對行政人員進行獎懲。五、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司[具