銀行公文處理管理辦法總則目的為規(guī)范銀行公文處理工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公文傳遞準確、及時、安全，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及銀行業(yè)行業(yè)標準，結(jié)合本行實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本行各部門、各分支機構(gòu)在公文處理過程中的各類文件、函件、報告等的管理。基本原則1.準確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應準確無誤，符合法律法規(guī)、政策要求及行業(yè)標準，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：公文處理應遵循規(guī)定的流程和時限，確保文件及時傳遞、辦理，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在處理過程中的安全，防止信息泄露。4.精簡實用原則：公文應內(nèi)容簡潔、重點突出，注重實用性，避免冗長繁瑣。公文種類上行文上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，主要包括請示、報告等。1.請示：用于向上級機關請求指示、批準事項。請示應一事一請，內(nèi)容明確，理由充分，提出切實可行的解決方案。2.報告：用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問等。報告應內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，重點突出工作進展、存在問題及下一步工作計劃。下行文下行文是指上級機關向下級機關發(fā)送的公文，主要包括決定、通知、通報、批復等。1.決定：用于對重要事項或重大行動作出決策和安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。決定應具有權威性和指導性，內(nèi)容明確具體。2.通知：用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知應主題明確，要求具體，便于執(zhí)行。3.通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。通報應事實準確，分析客觀，提出針對性的改進措施。4.批復：用于答復下級機關請示事項。批復應針對請示內(nèi)容，明確答復意見，態(tài)度鮮明。平行文平行文是指同級機關或不相隸屬機關之間往來的公文，主要包括函等。函：用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函應語言得體，內(nèi)容簡潔，一事一函。公文格式一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等組成。1.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。6.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。7.標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。8.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。11.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。13.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。17.印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。特定格式1.信函格式：發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。2.命令（令）格式：發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。發(fā)文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。3.紀要格式：紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據(jù)實際制定。公文處理流程收文辦理1.簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。3.初審：對收到的公文進行初審，初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉(zhuǎn)有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。7.答復：公文的辦理結(jié)果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。發(fā)文辦理1.擬稿：公文擬稿應當做到內(nèi)容準確、表述規(guī)范、邏輯嚴謹、語言簡潔。擬稿人應當對公文內(nèi)容的真實性、準確性負責。2.審核：公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確；內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行；涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見；文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范；其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。需要發(fā)文機關審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關辦公廳（室）進行初核。3.簽發(fā)：公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文，由受權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。4.復核：已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。5.登記：對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。6.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。7.核發(fā)：公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。公文歸檔1.歸檔范圍：凡是反映本行工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均應歸檔。2.歸檔要求：歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，保持文件之間的有機聯(lián)系，符合檔案整理規(guī)范。3.歸檔時間：辦理完畢的公文，一般應在次年上半年向檔案部門移交歸檔。公文管理1.專人負責：各部門應指定專人負責公文的收發(fā)、登記