采購需求計(jì)劃管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購需求計(jì)劃管理，規(guī)范采購流程，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門采購需求計(jì)劃的編制、審核、執(zhí)行與監(jiān)督等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：采購需求計(jì)劃應(yīng)準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等要求。2.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)編制和提交采購需求計(jì)劃，確保采購活動(dòng)及時(shí)開展，不影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公司需求的前提下，充分考慮成本因素，優(yōu)化采購需求，降低采購成本。4.合規(guī)性原則：采購需求計(jì)劃的編制、審核與執(zhí)行應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.負(fù)責(zé)本部門采購需求的預(yù)測、分析和整理，編制采購需求計(jì)劃。2.對采購需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性、及時(shí)性負(fù)責(zé)，并配合采購部門進(jìn)行需求確認(rèn)和采購活動(dòng)的實(shí)施。3.參與采購合同的評(píng)審，提供技術(shù)支持和相關(guān)業(yè)務(wù)信息。（二）采購部門1.匯總各部門采購需求計(jì)劃，進(jìn)行綜合平衡和審核。2.根據(jù)審核后的采購需求計(jì)劃，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂與執(zhí)行等。3.定期與需求部門溝通采購進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）財(cái)務(wù)部門1.參與采購需求計(jì)劃的審核，從財(cái)務(wù)角度提供成本控制建議。2.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付審核，確保采購資金的合理使用和安全。（四）審計(jì)部門1.對采購需求計(jì)劃的編制、審核與執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.對采購活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購需求計(jì)劃的編制（一）需求預(yù)測1.各部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場變化趨勢，對本部門未來一定時(shí)期內(nèi)的采購需求進(jìn)行預(yù)測。2.需求預(yù)測應(yīng)涵蓋物資采購、服務(wù)采購等各類采購項(xiàng)目，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、維修保養(yǎng)服務(wù)、咨詢服務(wù)等。（二）需求分析1.各部門對預(yù)測的采購需求進(jìn)行詳細(xì)分析，明確需求的具體內(nèi)容，如物資的規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、服務(wù)的范圍和要求等。2.分析需求的緊迫性和重要性，區(qū)分關(guān)鍵需求和一般需求，以便合理安排采購順序。（三）計(jì)劃編制1.各部門按照統(tǒng)一的格式和要求編制采購需求計(jì)劃，內(nèi)容應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、需求部門等信息。2.采購需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義性表述。對于復(fù)雜的采購項(xiàng)目，應(yīng)提供詳細(xì)的技術(shù)文件或說明。（四）提交審核1.各部門將編制好的采購需求計(jì)劃提交給采購部門。2.采購部門對收到的采購需求計(jì)劃進(jìn)行形式審查，檢查格式是否符合要求、內(nèi)容是否完整等。對于不符合要求的，及時(shí)退回需求部門進(jìn)行修改。四、采購需求計(jì)劃的審核（一）初步審核1.采購部門對通過形式審查的采購需求計(jì)劃進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、必要性、準(zhǔn)確性等。2.采購部門結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，對采購需求計(jì)劃進(jìn)行綜合評(píng)估，提出初步審核意見。（二）聯(lián)合審核1.對于重大采購項(xiàng)目或涉及金額較大的采購需求計(jì)劃，由采購部門牽頭，組織財(cái)務(wù)部門、需求部門等相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合審核。2.聯(lián)合審核小組對采購需求計(jì)劃進(jìn)行詳細(xì)審查，從不同角度分析其可行性和經(jīng)濟(jì)性，提出審核意見。3.聯(lián)合審核應(yīng)形成書面記錄，明確審核意見和建議。（三）審批1.采購需求計(jì)劃經(jīng)聯(lián)合審核通過后，按照公司內(nèi)部審批流程提交審批。2.審批部門應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對采購需求計(jì)劃進(jìn)行最終審批。審批通過的采購需求計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)。五、采購需求計(jì)劃的執(zhí)行（一）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購需求計(jì)劃，按照采購管理相關(guān)規(guī)定，組織實(shí)施采購活動(dòng)。2.采購部門應(yīng)選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、競爭性談判、詢價(jià)采購、單一來源采購等，確保采購活動(dòng)的公開、公平、公正。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。（二）合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。3.采購合同簽訂前，應(yīng)按照公司合同評(píng)審流程進(jìn)行評(píng)審，確保合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。（三）交貨驗(yàn)收1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式交貨。采購部門應(yīng)提前做好收貨準(zhǔn)備工作，及時(shí)組織驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保其符合要求。3.對于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或重新提供貨物，直至驗(yàn)收合格為止。（四）付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款結(jié)算手續(xù)。2.付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對采購發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行審核，確保其真實(shí)、合法、有效。3.嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，確保公司資金的合理使用和安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門定期對采購需求計(jì)劃的編制、審核與執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查是否存在違規(guī)操作、弄虛作假等行為。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購需求計(jì)劃的執(zhí)行情況，接受監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購需求計(jì)劃管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對各部門采購需求計(jì)劃管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、合規(guī)性、采購成本控制等方面。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改，情節(jié)嚴(yán)重的進(jìn)行問責(zé)。七、信息管理（一）數(shù)據(jù)收集1.采購部門應(yīng)建立采購需求計(jì)劃管理信息系統(tǒng)，收集、整理和存儲(chǔ)采購需求計(jì)劃編制、審核、執(zhí)行等過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)。2.需求部門應(yīng)及時(shí)將采購需求計(jì)劃相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)分析1.定期對采購需求計(jì)劃管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為采購決策提供依據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，了解采購需求的變化趨勢、采購成本情況、供應(yīng)商表現(xiàn)等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施加以解決。（三）信息共享1.采購需求計(jì)劃管理信息系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)與公司內(nèi)部其他相關(guān)系統(tǒng)的信息共享，如庫存管理