鍋爐機組資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司鍋爐機組資料的管理，確保資料的完整性、準確性和規(guī)范性，便于資料的查閱、使用和維護，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有與鍋爐機組相關的資料管理，包括但不限于設計圖紙、安裝調試記錄、運行維護手冊、檢修報告、技術改造資料等。（三）管理職責1.資料管理部門負責鍋爐機組資料的統(tǒng)一歸口管理，制定資料管理制度和流程，指導和監(jiān)督各部門的資料管理工作，收集、整理、歸檔和保管各類資料。2.各部門負責本部門所產(chǎn)生和使用的鍋爐機組資料的收集、整理和初步審核，及時提交給資料管理部門，并配合資料管理部門進行資料的查閱、借閱等工作。3.相關人員鍋爐機組的運行、檢修、技術等人員應按照要求及時提供和更新相關資料，并妥善保管個人使用的資料。二、資料分類與編號（一）資料分類1.設計資料包括鍋爐機組的設計圖紙、設計說明書、計算書等。2.安裝調試資料安裝施工記錄、調試報告、驗收文件等。3.運行維護資料運行日志、操作手冊、維護計劃、設備臺賬等。4.檢修資料檢修計劃、檢修記錄、檢修報告、更換部件清單等。5.技術改造資料技術改造方案、改造記錄、效果評估報告等。6.其他資料與鍋爐機組相關的技術文件、會議紀要、培訓資料等。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別和管理，對各類資料進行統(tǒng)一編號。編號采用[年份][部門代碼][資料類別代碼][順序號]的格式。1.年份：取資料形成年份的后兩位數(shù)字。2.部門代碼：用兩位字母表示產(chǎn)生資料的部門。3.資料類別代碼：根據(jù)資料分類，用兩位字母表示。4.順序號：按照資料產(chǎn)生的先后順序，用四位數(shù)字表示。例如，2023年生產(chǎn)部門產(chǎn)生的第一份運行日志編號為23SCY0001。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確資料收集的責任人，確保資料及時、完整地收集。2.資料收集應涵蓋鍋爐機組從設計到報廢全過程的相關信息。3.對于外來資料，如設備供應商提供的資料，應及時簽收并進行登記。（二）整理要求1.收集到的資料應進行分類整理，按照編號規(guī)則進行編號。2.資料應保持清晰、整潔，如有破損、模糊等情況，應進行修復或補充。3.對于電子資料，應進行規(guī)范的命名和存儲，建立相應的文件夾結構，便于查找和使用。四、資料歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的資料經(jīng)初步審核后，定期提交給資料管理部門。2.資料管理部門對提交的資料進行再次審核，審核無誤后進行歸檔。3.歸檔資料應按照類別和編號順序進行存放，便于查找和調閱。（二）保管方式1.紙質資料應存放在專用的檔案柜中，按照防火、防潮、防蟲等要求進行保管。2.電子資料應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.資料管理部門應建立資料保管臺賬，記錄資料的歸檔時間、存放位置等信息。五、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱鍋爐機組資料，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和編號等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交給資料管理部門。3.資料管理部門根據(jù)申請表提供相應的資料，并做好查閱記錄。查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和資料管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管所借資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞。借閱期滿后應及時歸還資料。六、資料保密與安全（一）保密要求1.鍋爐機組資料涉及公司的技術秘密和商業(yè)機密，所有接觸資料的人員應嚴格遵守保密規(guī)定。2.未經(jīng)公司授權，不得將資料泄露給外部單位或個人。3.在資料的查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止資料丟失或被竊取。（二）安全管理1.資料管理部門應加強對資料保管場所的安全管理，配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮等設備。2.定期對資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保資料的安全。3.對于因自然災害、人為破壞等原因造成資料損壞或丟失的，應及時采取補救措施，并追究相關人員的責任。七、資料更新與廢止（一）更新原則1.隨著鍋爐機組的運行和維護，相關資料應及時進行更新，確保資料的準確性和時效性。2.當鍋爐機組發(fā)生技術改造、設備更換等情況時，應及時更新相應的資料。（二）更新流程1.資料產(chǎn)生部門負責資料的更新工作，更新后的資料應按照收集與整理的要求進行整理。2.更新后的資料經(jīng)審核后，提交給資料管理部門進行歸檔替換。3.資料管理部門應及時對資料保管臺賬進行更新，注明資料的更新情況。（三）廢止規(guī)定1.當鍋爐機組退役、報廢或資料不再具有使用價值時，應進行廢止處理。2.廢止資料應進行標識，并單獨存放，保存一定期限后按照公司規(guī)定進行銷毀。3.資料管理部門應及時在資料保管臺賬中注明資料的廢止情況。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.資料管理部門定期對各部門的資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核機制1.建立資料管理工作考核機制，將資料管理工作納入部門