公司財務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，規(guī)范財務(wù)檔案管理行為，保證財務(wù)檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務(wù)檔案管理。（三）定義本辦法所稱財務(wù)檔案，是指公司在進行財務(wù)核算等經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動過程中形成的，具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，以及與財務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)檔案管理工作由公司財務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分公司、子公司財務(wù)部門負責(zé)本單位財務(wù)檔案的具體管理工作，并接受公司財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實完整原則。財務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動情況，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.安全保密原則。加強財務(wù)檔案的安全防護，防止檔案損壞、丟失和泄密。對涉及公司商業(yè)秘密的財務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.有效利用原則。建立健全財務(wù)檔案利用制度，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在公司經(jīng)營管理、決策支持等方面的作用，提高檔案利用效率。二、財務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、銀行回單、對賬單等各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)簡要內(nèi)容，確定會計分錄，作為記賬依據(jù)的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細賬：按照明細分類賬戶分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細賬、應(yīng)付賬款明細賬、存貨明細賬等。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)報告1.月度財務(wù)報告：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財務(wù)報告：除月度財務(wù)報告內(nèi)容外，還可能包括財務(wù)情況說明書等。3.半年度財務(wù)報告：涵蓋更為詳細的財務(wù)信息及分析。4.年度財務(wù)報告：全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括審計報告等相關(guān)資料。（四）其他財務(wù)資料1.財務(wù)預(yù)算：公司年度、季度、月度財務(wù)預(yù)算文件及相關(guān)調(diào)整記錄。2.財務(wù)分析報告：對公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、資金流動等進行分析的報告。3.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等。4.財務(wù)制度及相關(guān)文件：公司制定的財務(wù)管理制度、內(nèi)部控制制度、財務(wù)審批流程等文件。5.財務(wù)合同及協(xié)議：與銀行、供應(yīng)商、客戶等簽訂的涉及財務(wù)條款的合同、協(xié)議，如借款合同、采購合同、銷售合同等。6.財務(wù)審計資料：內(nèi)部審計、外部審計過程中形成的審計計劃、審計工作底稿、審計報告等。7.財務(wù)電子數(shù)據(jù)：存儲在電子介質(zhì)上的財務(wù)數(shù)據(jù)，如財務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)、電子會計憑證、報表等。（五）歸檔要求1.財務(wù)檔案應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后，由經(jīng)辦人員及時整理，確保資料齊全、完整，并按照規(guī)定的分類和順序進行編號。2.會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，裝訂時應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的格式和要求打印成冊，并進行整理、編號、裝訂。活頁式賬簿應(yīng)抽出空白頁，裝訂成冊。4.財務(wù)報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和期限編制，并在報送前進行審核、簽字、蓋章。年度財務(wù)報告應(yīng)在次年規(guī)定時間內(nèi)報送相關(guān)部門，并按照檔案管理要求進行歸檔。5.其他財務(wù)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途，分別進行整理、分類、編號，裝訂成冊或裝盒存放，并注明資料名稱、日期、編號等信息。6.財務(wù)電子數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并注明備份日期、內(nèi)容、備份人等信息。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原數(shù)據(jù)分開存放，異地存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失。三、財務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理原則1.遵循財務(wù)檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理步驟1.分類：按照財務(wù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將各類檔案進行分類。2.排序：對每一類檔案按照時間順序或重要程度進行排序。3.編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。4.編目：編制財務(wù)檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。（三）裝訂要求1.會計憑證裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。2.裝訂后的會計憑證應(yīng)便于翻閱和查閱，封面應(yīng)平整、美觀。3.會計賬簿裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有缺頁、掉頁等現(xiàn)象。裝訂后的賬簿應(yīng)便于查閱和使用，封面應(yīng)注明賬簿名稱、年度、月份等信息。4.財務(wù)報告裝訂應(yīng)整齊、美觀，封面應(yīng)注明報告名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。四、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告保管期限為：月度、季度財務(wù)報告保管10年，年度財務(wù)報告永久保管。4.其他財務(wù)資料保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，用于存放財務(wù)檔案。財務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.財務(wù)檔案也可根據(jù)實際情況，在各分公司、子公司設(shè)立分檔案室，但應(yīng)按照公司統(tǒng)一的檔案管理要求進行管理，并定期向公司總部財務(wù)檔案室移交檔案。（三）保管要求1.財務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案索引，便于查找和利用。2.對電子財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和介質(zhì)進行保存，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀財務(wù)檔案。因工作需要查閱財務(wù)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.財務(wù)部門負責(zé)人審批通過后，查閱人員應(yīng)在財務(wù)檔案管理人員的陪同下進行查閱，并在規(guī)定的時間和地點內(nèi)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員不得在財務(wù)檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)檔案管理人員同意，并進行登記。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.財務(wù)部門負責(zé)人審批通過后，借閱人員應(yīng)向財務(wù)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，填寫《財務(wù)檔案借閱登記薄》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，并簽字確認。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，財務(wù)檔案管理人員應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外部單位因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查、司法調(diào)查等工作需要查閱或借閱公司財務(wù)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證件，并填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》或《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時間等信息，經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)檔案管理人員應(yīng)在公司相關(guān)人員的陪同下，按照規(guī)定的程序和要求提供檔案查閱或借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。3.外部單位查閱或借閱財務(wù)檔案時，不得擅自將檔案帶出公司或進行復(fù)制、拍照等操作。如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。六、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的財務(wù)檔案，除涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)檔案進行清理，編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、應(yīng)銷毀數(shù)量等信息。2.《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由財務(wù)部門會同檔案管理部門共同組織銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀現(xiàn)場進行清點核對，確保銷毀的檔案與《財務(wù)檔案銷毀清冊》一致。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷