公章證照交叉管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章、證照的管理，規(guī)范公章、證照的使用流程，確保公司公章、證照的安全與正確使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司。（三）定義1.公章：指公司法定名稱章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。2.證照：指公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、許可證等各類證件。（四）基本原則1.嚴(yán)格管理原則：公章、證照的管理應(yīng)遵循嚴(yán)格、規(guī)范、安全的原則，確保其使用合法、合規(guī)、合理。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理人員的職責(zé)，確保公章、證照的管理責(zé)任落實(shí)到人。3.審批使用原則：公章、證照的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。二、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制必須嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和公安機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理。2.需刻制公章時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政管理部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.新刻制的公章必須在公安機(jī)關(guān)備案，并留取印模存檔。（二）公章的保管1.公司公章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌孪鋬?nèi)，實(shí)行雙人保管制度，鑰匙分別由兩人持有。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如有特殊情況需要借用，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。（三）公章的使用1.使用公章必須填寫《公章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。2.審批流程如下：一般性文件、合同等蓋章，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件、合同等蓋章，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)公司法定代表人審批。3.公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《公章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行蓋章，并在蓋章登記本上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括蓋章日期、文件名稱、文件編號(hào)、使用部門、使用人等。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因工作需要確需加蓋空白公章的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并在蓋章后的空白紙張、合同、介紹信上注明用途和有效期限。（四）公章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，公章需要停用的，由行政管理部門統(tǒng)一收回，并辦理停用手續(xù)。2.停用的公章應(yīng)及時(shí)上繳公司行政管理部門，由行政管理部門統(tǒng)一保管。3.對(duì)于需要銷毀的公章，由行政管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，按照國(guó)家法律法規(guī)和公安機(jī)關(guān)的規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、證照管理（一）證照的辦理1.公司各類證照的辦理由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)，按照國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)部門的要求辦理。2.需辦理證照時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政管理部門統(tǒng)一辦理。3.辦理證照過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門提交所需材料，并跟蹤辦理進(jìn)度，確保證照按時(shí)辦理完畢。（二）證照的保管1.公司各類證照由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.證照應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ梦募駜?nèi)，實(shí)行分類保管制度。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)證照進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保證照的完整性和有效性。（三）證照的使用1.使用證照必須填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。2.審批流程如下：一般性文件、合同等使用證照，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件、合同等使用證照，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)公司法定代表人審批。3.證照保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《證照使用申請(qǐng)表》進(jìn)行證照的使用，并在使用登記本上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括使用日期、文件名稱、文件編號(hào)、使用部門、使用人等。4.嚴(yán)禁將證照外借他人使用，如有特殊情況需要借用，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并在借用期間妥善保管，確保證照安全。（四）證照的年檢與換證1.行政管理部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注各類證照的年檢與換證時(shí)間，并按照相關(guān)部門的要求辦理年檢與換證手續(xù)。2.辦理年檢與換證手續(xù)時(shí)，應(yīng)提前準(zhǔn)備好所需材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。3.年檢與換證完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)材料歸檔保存。（五）證照的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，應(yīng)立即向行政管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失措施，防止證照被冒用。2.行政管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門申請(qǐng)補(bǔ)辦證照，并按照補(bǔ)辦要求準(zhǔn)備好所需材料。3.補(bǔ)辦證照過(guò)程中，應(yīng)密切跟蹤辦理進(jìn)度，確保證照及時(shí)補(bǔ)辦完畢。四、交叉管理規(guī)定（一）公章與證照的交叉使用1.在辦理涉及公司重大事項(xiàng)的文件、合同等時(shí)，如需同時(shí)使用公章和證照，應(yīng)按照公章和證照的使用規(guī)定分別辦理審批手續(xù)。2.審批通過(guò)后，公章保管人員和證照保管人員應(yīng)相互配合，確保文件、合同等的蓋章和證照的使用準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）信息共享與溝通1.行政管理部門應(yīng)建立公章、證照管理信息共享平臺(tái)，及時(shí)更新公章、證照的使用情況、保管狀態(tài)等信息，方便相關(guān)部門和人員查詢和使用。2.公章保管人員和證照保管人員應(yīng)定期進(jìn)行溝通和交流，及時(shí)了解對(duì)方的工作情況，確保公章、證照的管理工作協(xié)調(diào)一致。（三）監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公章、證照的管理情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保公章、證照的管理符合本辦法的規(guī)定。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。五、責(zé)任追究（一）因保管不善導(dǎo)致公章、證照遺失、被盜用等情況的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章、證照的，由使用人承擔(dān)相應(yīng)的