公司部門文件管理辦法總則目的為加強公司部門文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門文件的起草、審核、批準、發(fā)布、使用、修訂、廢止、歸檔等全過程管理。職責分工1.行政部門負責制定和完善公司文件管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。負責公司文件的統(tǒng)一編號、格式規(guī)范及歸檔管理。協(xié)助各部門做好文件的起草、審核、批準等工作。2.各部門負責本部門文件的起草、修訂、審核及日常管理工作。嚴格按照本辦法規(guī)定的程序和要求，做好文件的流轉(zhuǎn)、使用、保管等工作。定期對本部門文件進行清理和歸檔，確保文件的完整性和有效性。文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報告、請示等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項業(yè)務(wù)活動的文件，如合同、協(xié)議、技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)報表等。3.會議文件：公司各類會議形成的文件，如會議紀要、決議、議程等。4.外來文件：公司收到的上級主管部門文件、政府部門文件、合作單位文件等。文件起草起草原則1.符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關(guān)規(guī)定。2.內(nèi)容準確、完整、清晰，邏輯嚴謹，具有可操作性。3.語言規(guī)范、簡潔，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。起草要求1.明確主題：文件應(yīng)圍繞特定的主題展開，主題明確，重點突出。2.結(jié)構(gòu)合理：一般包括標題、正文、附件等部分。正文應(yīng)層次分明，條理清晰，根據(jù)內(nèi)容需要可分為總則、分則、附則等章節(jié)。3.內(nèi)容詳實：對涉及的事項應(yīng)進行詳細闡述，必要時提供相關(guān)的數(shù)據(jù)、案例、圖表等支持材料。4.格式規(guī)范：按照公司統(tǒng)一規(guī)定的文件格式進行起草，確保字體、字號、排版等符合要求。起草流程1.確定起草人員：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或職能部門指定專人負責文件起草工作。2.收集資料：起草人員應(yīng)廣泛收集與文件主題相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標準、公司歷史資料等，為文件起草提供充分依據(jù)。3.起草初稿：起草人員根據(jù)收集的資料和工作實際情況，認真撰寫文件初稿。在起草過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件內(nèi)容的合理性和可行性。4.審核修改：初稿完成后，起草人員應(yīng)將文件提交本部門負責人進行審核。部門負責人應(yīng)認真審核文件內(nèi)容，提出修改意見，起草人員根據(jù)審核意見對文件進行修改完善。文件審核審核原則1.合法性審核：確保文件內(nèi)容符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關(guān)規(guī)定。2.準確性審核：對文件中的數(shù)據(jù)、事實、表述等進行仔細核對，確保準確無誤。3.完整性審核：檢查文件內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)涉及的各個方面。4.規(guī)范性審核：審核文件格式、語言表達、邏輯結(jié)構(gòu)等是否符合公司規(guī)定的標準。審核流程1.部門內(nèi)部審核：文件起草部門負責人對初稿進行審核后，提交給本部門相關(guān)人員進行會簽。會簽人員應(yīng)從各自專業(yè)角度對文件內(nèi)容進行審核，提出意見和建議。起草人員根據(jù)會簽意見對文件進行修改完善后，再次提交部門負責人審核。2.跨部門審核：對于涉及多個部門的文件，由牽頭部門組織相關(guān)部門進行會審。會審時，各部門應(yīng)派專人參加，對文件中涉及本部門的內(nèi)容進行認真審核，提出書面意見。牽頭部門根據(jù)會審意見對文件進行修改后，提交給行政部門進行統(tǒng)一審核。3.行政部門審核：行政部門收到文件后，對文件的格式、編號、語言表達等進行審核。對于不符合格式要求或存在其他問題的文件，行政部門應(yīng)及時返回起草部門進行修改。審核通過后，行政部門在文件上加蓋審核章，并注明審核日期。文件批準批準權(quán)限1.行政文件公司發(fā)布的規(guī)章制度、重要通知、決定等文件，由公司總經(jīng)理批準發(fā)布。部門內(nèi)部發(fā)布的行政文件，由部門負責人批準發(fā)布。2.業(yè)務(wù)文件涉及公司重大業(yè)務(wù)決策、重要合同協(xié)議等文件，由公司總經(jīng)理批準發(fā)布。一般業(yè)務(wù)文件，由部門負責人批準發(fā)布。3.會議文件公司級會議形成的重要文件，由會議主持人批準發(fā)布。部門級會議形成的文件，由部門負責人批準發(fā)布。4.外來文件上級主管部門文件、政府部門文件等，由公司行政部門負責人簽收后，呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。合作單位文件等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人簽收后，根據(jù)文件內(nèi)容進行處理，并報公司領(lǐng)導(dǎo)備案。批準流程1.文件起草部門將審核通過的文件提交給具有批準權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)。2.領(lǐng)導(dǎo)對文件進行認真審閱，如有需要可進一步征求相關(guān)人員意見。3.領(lǐng)導(dǎo)在文件上簽署批準意見，并注明批準日期。批準通過的文件方可發(fā)布實施。文件發(fā)布發(fā)布方式1.紙質(zhì)文件：對于需要正式印發(fā)的文件，由行政部門按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行打印、裝訂，并加蓋公司公章后，分發(fā)給相關(guān)部門和人員。2.電子文件：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)布電子文件。發(fā)布電子文件時，應(yīng)確保文件的完整性和可讀性，并明確文件的接收范圍和使用要求。發(fā)布范圍1.行政文件：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定發(fā)布范圍，一般包括公司全體員工、相關(guān)部門或特定人員。2.業(yè)務(wù)文件：按照業(yè)務(wù)流程和工作需要，將文件發(fā)送給相關(guān)業(yè)務(wù)部門、合作單位或個人。3.會議文件：會議文件主要發(fā)送給參會人員及與會議內(nèi)容相關(guān)的部門和人員。4.外來文件：根據(jù)外來文件的要求和公司實際情況，確定文件的傳閱范圍和處理方式。發(fā)布記錄行政部門應(yīng)建立文件發(fā)布記錄臺賬，詳細記錄文件的名稱、文號、發(fā)布日期、發(fā)布范圍、發(fā)放份數(shù)等信息。文件發(fā)布記錄臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。文件使用使用要求1.各部門和人員應(yīng)嚴格按照文件規(guī)定的要求和程序使用文件，不得擅自修改、截留、銷毀文件。2.文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要進一步解釋說明的，應(yīng)及時與文件起草部門或行政部門聯(lián)系。3.涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行保管和使用，防止文件泄露。使用流程1.需要查閱文件的部門或人員，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，提交給行政部門。2.行政部門對《文件查閱申請表》進行審核后，根據(jù)文件的密級和查閱范圍，決定是否批準查閱申請。對于批準查閱的申請，行政部門應(yīng)指定專人負責提供文件，并做好查閱記錄。3.文件查閱人員應(yīng)在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱地點。查閱完畢后，應(yīng)及時將文件歸還行政部門，并在查閱記錄上簽字確認。文件修訂修訂原因1.國家法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，導(dǎo)致公司文件需要相應(yīng)修訂。2.公司業(yè)務(wù)發(fā)展、組織架構(gòu)調(diào)整、管理要求變化等原因，需要對文件進行修訂。3.文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題或漏洞，需要進行修訂完善。修訂流程1.提出修訂申請：文件起草部門或相關(guān)部門根據(jù)文件修訂原因，填寫《文件修訂申請表》，詳細說明修訂的內(nèi)容、理由、修訂后的文件要點等信息，提交給行政部門。2.審核修訂申請：行政部門對《文件修訂申請表》進行審核，審核通過后，組織相關(guān)部門和人員對文件進行修訂。3.修訂文件：修訂人員按照審核意見對文件進行修訂，形成修訂稿。修訂稿完成后，應(yīng)按照文件起草、審核、批準的流程進行操作，確保修訂后的文件符合要求。4.發(fā)布修訂文件：修訂后的文件經(jīng)批準后，按照文件發(fā)布的方式和范圍進行發(fā)布。同時，行政部門應(yīng)及時更新公司文件管理系統(tǒng)中的文件信息，確保文件的一致性和有效性。文件廢止廢止原因1.文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標準已廢止或修訂，導(dǎo)致文件失去效力。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整、組織架構(gòu)變更等原因，文件已不再適用。3.文件內(nèi)容存在嚴重錯誤或與公司實際情況不符，需要廢止。廢止流程1.提出廢止申請：文件起草部門或相關(guān)部門根據(jù)文件廢止原因，填寫《文件廢止申請表》，詳細說明廢止文件的名稱、文號、廢止理由等信息，提交給行政部門。2.審核廢止申請：行政部門對《文件廢止申請表》進行審核，審核通過后，發(fā)布文件廢止通知。3.清理廢止文件：行政部門負責對廢止文件進行清理，確保廢止文件不再被使用或流轉(zhuǎn)。對于涉及公司機密的廢止文件，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進行銷毀處理。文件歸檔歸檔范圍1.公司發(fā)布的各類行政文件、業(yè)務(wù)文件、會議文件等。2.公司收到的上級主管部門文件、政府部門文件、合作單位文件等。3.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的重要記錄、報表、合同、協(xié)議等文件資料。歸檔要求1.分類整理：按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。2.編號編目：對歸檔文件進行編號，并編制詳細的目錄，注明文件的名稱、文號、日期、來源、保管期限等信息，便于查閱和管理。3.裝訂成冊：對紙質(zhì)歸檔文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于長期保存。4.電子歸檔：對于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。歸檔流程1.文件收集：各部門應(yīng)定期將本部門形成的文件資料進行收集整理，確保文件的齊全完整。