公證業(yè)務(wù)團隊管理辦法一、總則（一）目的為加強本公證業(yè)務(wù)團隊的規(guī)范化管理，提高團隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，確保公證工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公證業(yè)務(wù)團隊的全體成員，包括公證員、公證助理、行政人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公證行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，確保公證業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。2.質(zhì)量至上原則：始終將公證質(zhì)量放在首位，建立健全質(zhì)量控制體系，保障每一項公證業(yè)務(wù)的真實性、合法性和有效性。3.團隊協(xié)作原則：強調(diào)團隊成員之間的協(xié)作配合，形成高效的工作機制，共同完成各項公證任務(wù)。4.激勵發(fā)展原則：建立科學(xué)合理的激勵機制，鼓勵團隊成員不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新，提升自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，促進團隊整體發(fā)展。二、團隊組織架構(gòu)（一）團隊領(lǐng)導(dǎo)1.團隊負責人：全面負責團隊的管理工作，制定團隊發(fā)展戰(zhàn)略和工作計劃，協(xié)調(diào)團隊內(nèi)外關(guān)系，確保團隊各項工作順利開展。2.職責主持團隊日常工作會議，傳達上級指示和要求，部署工作任務(wù)。組織制定和完善團隊內(nèi)部管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。負責團隊成員的工作安排、績效考核和培訓(xùn)發(fā)展，合理調(diào)配資源。與相關(guān)部門、機構(gòu)保持溝通協(xié)調(diào)，拓展業(yè)務(wù)渠道，維護團隊形象和聲譽。（二）公證業(yè)務(wù)小組1.根據(jù)業(yè)務(wù)類型和工作量，將團隊成員劃分為若干個公證業(yè)務(wù)小組，每個小組設(shè)組長一名。2.小組組長職責負責組織本小組的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和討論，提高小組成員的業(yè)務(wù)水平。分配小組內(nèi)的工作任務(wù)，監(jiān)督工作進度和質(zhì)量，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。收集小組成員的工作反饋和建議，向團隊負責人匯報，促進團隊管理的不斷優(yōu)化。（三）行政支持崗位1.設(shè)立行政人員崗位，負責團隊的行政事務(wù)支持，包括文件管理、檔案整理、辦公用品采購、后勤保障等工作。2.行政人員職責協(xié)助團隊負責人做好日常行政事務(wù)的安排和協(xié)調(diào)工作。負責各類文件、資料的收發(fā)、登記、歸檔和保管，確保文件資料的完整性和安全性。按照規(guī)定采購辦公用品，做好辦公設(shè)備的維護和管理，保障團隊工作的正常運轉(zhuǎn)。負責團隊的后勤保障工作，如會議室安排、車輛調(diào)度等，為業(yè)務(wù)開展提供便利條件。三、人員招聘與培訓(xùn)（一）人員招聘1.招聘原則德才兼?zhèn)湓瓌t：注重招聘人員的品德修養(yǎng)和專業(yè)能力，選拔綜合素質(zhì)高的人才加入團隊。公開公平公正原則：通過公開招聘信息、公平競爭選拔、公正評價錄用等程序，確保招聘過程透明、公正。崗位適配原則：根據(jù)團隊業(yè)務(wù)發(fā)展需求，招聘與崗位要求相匹配的人員，確保人盡其才。2.招聘流程發(fā)布招聘信息：根據(jù)團隊崗位空缺情況，制定招聘計劃，在相關(guān)招聘網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)論壇等平臺發(fā)布招聘信息，明確招聘崗位、職責、要求、薪資待遇等內(nèi)容。簡歷篩選：對收到的簡歷進行初步篩選，挑選出符合基本條件的候選人進入面試環(huán)節(jié)。面試：組織面試，包括專業(yè)面試和綜合面試。專業(yè)面試主要考察候選人的專業(yè)知識和技能水平；綜合面試側(cè)重于考察候選人的溝通能力、團隊協(xié)作能力、應(yīng)變能力、職業(yè)素養(yǎng)等綜合素質(zhì)。背景調(diào)查：對通過面試的候選人進行背景調(diào)查，核實其學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職業(yè)資格等信息的真實性。錄用決策：根據(jù)面試和背景調(diào)查結(jié)果，綜合評估候選人的整體情況，確定擬錄用人員名單，報團隊負責人審批。入職手續(xù)辦理：通知擬錄用人員辦理入職手續(xù)，簽訂勞動合同，發(fā)放工作證件、辦公用品等，組織新員工入職培訓(xùn)。（二）人員培訓(xùn)1.培訓(xùn)目標提升團隊成員的專業(yè)知識和技能水平，使其能夠熟練掌握和運用公證業(yè)務(wù)相關(guān)法律法規(guī)、政策標準和業(yè)務(wù)流程。培養(yǎng)團隊成員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，增強其責任感、使命感和服務(wù)意識。促進團隊成員的創(chuàng)新能力和團隊協(xié)作能力，提高團隊整體業(yè)務(wù)水平和工作效率。2.培訓(xùn)內(nèi)容法律法規(guī)培訓(xùn)：定期組織學(xué)習(xí)國家法律法規(guī)及公證行業(yè)相關(guān)政策文件，確保團隊成員準確把握法律規(guī)定和政策導(dǎo)向。業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，開展各類公證業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，包括公證業(yè)務(wù)流程、文書制作、證據(jù)審查、風險防范等內(nèi)容，不斷更新團隊成員的業(yè)務(wù)知識體系。職業(yè)道德培訓(xùn)：加強職業(yè)道德教育，培養(yǎng)團隊成員誠實守信、廉潔自律、客觀公正的職業(yè)操守，樹立良好的職業(yè)形象。技能提升培訓(xùn)：根據(jù)團隊發(fā)展需求和成員實際情況，開展計算機應(yīng)用、語言表達、溝通技巧、團隊協(xié)作等方面的技能培訓(xùn)，提高團隊成員的綜合素質(zhì)和工作能力。3.培訓(xùn)方式內(nèi)部培訓(xùn)：由團隊內(nèi)部經(jīng)驗豐富的公證員、業(yè)務(wù)骨干擔任培訓(xùn)講師，定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，分享業(yè)務(wù)經(jīng)驗和工作心得。外部培訓(xùn)：選派團隊成員參加行業(yè)組織的各類培訓(xùn)課程、研討會、講座等活動，及時了解行業(yè)最新動態(tài)和前沿知識，拓寬視野，提升業(yè)務(wù)水平。在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，為團隊成員提供豐富的在線學(xué)習(xí)資源，鼓勵成員自主學(xué)習(xí)，不斷提升自身能力。實踐鍛煉：通過實際辦理公證業(yè)務(wù)，讓團隊成員在實踐中積累經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)能力。同時，定期組織業(yè)務(wù)案例研討和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化工作方法和流程。四、業(yè)務(wù)流程管理（一）業(yè)務(wù)受理1.接待當事人：熱情、耐心地接待前來咨詢和申請公證的當事人，了解其需求，解答疑問，提供專業(yè)的法律建議和指導(dǎo)。2.受理審查：對當事人提交的公證申請材料進行認真審查，核實材料的真實性、合法性和完整性。如發(fā)現(xiàn)材料不全或不符合要求，及時告知當事人補充或更正。3.受理登記：對符合受理條件的公證申請進行登記，記錄申請人基本信息、申請事項、受理時間等內(nèi)容，建立業(yè)務(wù)受理臺賬，便于跟蹤管理。（二）調(diào)查核實1.根據(jù)公證事項的具體情況，制定詳細的調(diào)查核實方案，明確調(diào)查內(nèi)容、方法、步驟和人員分工。2.調(diào)查人員通過詢問當事人、證人，查閱相關(guān)檔案資料、文件，實地走訪、查看等方式，對公證事項涉及的事實、證據(jù)等進行全面、深入的調(diào)查核實，確保公證事項的真實性和合法性。3.在調(diào)查核實過程中，調(diào)查人員應(yīng)制作詳細的調(diào)查筆錄，收集相關(guān)證據(jù)材料，并對證據(jù)的真實性、合法性和關(guān)聯(lián)性進行審查判斷。（三）文件起草與審核1.根據(jù)公證事項的性質(zhì)和要求，由承辦公證員起草公證文書初稿，確保文書內(nèi)容準確、完整、規(guī)范，符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的規(guī)定。2.公證文書初稿完成后，由小組組長進行初步審核，重點審核文書內(nèi)容是否準確反映調(diào)查核實情況，格式是否規(guī)范，語言表達是否清晰等。審核通過后，提交團隊負責人進行最終審核。3.團隊負責人對公證文書進行全面審核，從法律風險、業(yè)務(wù)規(guī)范、社會影響等多個角度進行綜合考量，提出修改意見和建議。承辦公證員根據(jù)審核意見對文書進行修改完善，確保公證文書質(zhì)量。（四）審批簽發(fā)1.公證文書經(jīng)審核修改無誤后，按照團隊內(nèi)部審批流程進行審批簽發(fā)。一般公證事項由團隊負責人審批簽發(fā)；重大、復(fù)雜公證事項需報上級主管部門審批簽發(fā)。2.審批簽發(fā)人應(yīng)對公證文書的內(nèi)容、質(zhì)量、風險等進行嚴格把關(guān)，簽署審批意見，確保公證文書合法有效。（五）出證與送達1.經(jīng)審批簽發(fā)后的公證文書，由專人負責編號、打印、蓋章等出證工作，確保公證文書的制作質(zhì)量和效率。2.按照當事人約定的方式或法律法規(guī)規(guī)定的方式，及時將公證文書送達當事人。送達過程應(yīng)做好記錄，留存相關(guān)證據(jù)，確保送達程序合法合規(guī)。（六）卷宗歸檔1.公證業(yè)務(wù)辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時整理業(yè)務(wù)卷宗，將公證申請材料、調(diào)查核實材料、公證文書等相關(guān)資料按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，確保卷宗內(nèi)容完整、順序規(guī)范。2.卷宗整理完成后，移交行政人員進行歸檔保管。行政人員應(yīng)按照檔案管理制度，對卷宗進行妥善保管，建立檔案檢索目錄，便于查詢和利用。五、質(zhì)量管理（一）質(zhì)量目標確保每一項公證業(yè)務(wù)符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，真實、合法、有效，無重大質(zhì)量差錯和投訴事件發(fā)生。（二）質(zhì)量控制措施1.建立質(zhì)量檢查制度定期開展質(zhì)量檢查工作，由團隊負責人或指定專人組成質(zhì)量檢查小組，對已辦結(jié)的公證業(yè)務(wù)卷宗進行隨機抽取檢查。質(zhì)量檢查內(nèi)容包括公證程序是否合規(guī)、文書制作是否規(guī)范、證據(jù)審查是否充分、法律適用是否準確等方面。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時記錄并反饋給承辦人員，要求其限期整改。整改完成后進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.實行質(zhì)量責任追究制度明確團隊成員在公證業(yè)務(wù)質(zhì)量方面的責任，對于因工作失誤、違規(guī)操作等原因?qū)е鹿C業(yè)務(wù)出現(xiàn)質(zhì)量問題的，按照相關(guān)規(guī)定追究責任人的責任。質(zhì)量責任追究方式包括批評教育、警告、扣發(fā)績效獎金、暫停執(zhí)業(yè)、解除勞動合同等，視問題嚴重程度而定。3.加強內(nèi)部監(jiān)督與溝通團隊內(nèi)部建立健全監(jiān)督機制，鼓勵成員之間相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒和糾正。定期召開業(yè)務(wù)質(zhì)量分析會議，對質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的共性問題進行深入分析，查找原因，制定改進措施，不斷完善質(zhì)量控制體系。（三）質(zhì)量考核與評價1.制定質(zhì)量考核指標體系，對團隊成員的公證業(yè)務(wù)質(zhì)量進行量化考核?？己酥笜税üC業(yè)務(wù)差錯率、當事人滿意度、投訴率等。2.定期對團隊成員的質(zhì)量考核結(jié)果進行統(tǒng)計分析，將考核結(jié)果與績效獎金分配、晉升晉級、評先評優(yōu)等掛鉤，充分發(fā)揮質(zhì)量考核的激勵約束作用。3.每年對團隊整體公證業(yè)務(wù)質(zhì)量進行綜合評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進方向和措施，不斷提升團隊整體質(zhì)量水平。六、績效考核與激勵機制（一）績效考核1.考核原則客觀公正原則：以事實為依據(jù)，全面、客觀、公正地評價團隊成員的工作表現(xiàn)和業(yè)績。注重實績原則：重點考核團隊成員的工作成果、業(yè)務(wù)能力和工作效率，突出工作實績。激勵發(fā)展原則：通過績效考核，激發(fā)團隊成員的工作積極性和創(chuàng)造性，促進其個人發(fā)展與團隊發(fā)展相統(tǒng)一。2.考核內(nèi)容工作業(yè)績考核：主要考核團隊成員完成公證業(yè)務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、效率等方面的情況，包括公證案件受理數(shù)量、辦結(jié)數(shù)量、業(yè)務(wù)收入、質(zhì)量檢查結(jié)果等指標。工作能力考核：評估團隊成員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、溝通能力、團隊協(xié)作能力、創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)，通過業(yè)務(wù)考試、工作表現(xiàn)評估、培訓(xùn)效果反饋等方式進行考核。工作態(tài)度考核：考察團隊成員的工作責任心、敬業(yè)精神、工作紀律、服務(wù)意識等方面的表現(xiàn)，通過日常工作觀察、同事評價、當事人反饋等途徑進行評價。3.考核周期績效考核分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要對團隊成員當月工作表現(xiàn)進行簡要評價；季度考核在月度考核基礎(chǔ)上進行綜合評估，總結(jié)季度工作情況；年度考核是對團隊成員全年工作的全面評價，作為年度績效獎金發(fā)放、晉升晉級、評先評優(yōu)的主要依據(jù)。（二）激勵機制1.績效獎金分配：根據(jù)績效考核結(jié)果，按照一定比例發(fā)放績效獎金。績效獎金分配向工作業(yè)績突出、質(zhì)量考核優(yōu)秀的團隊成員傾斜，充分體現(xiàn)多勞多得、優(yōu)績優(yōu)酬的分配原則。2.晉升晉級：將績效考核結(jié)果作為團隊成員晉升晉級的重要依據(jù)。對于連續(xù)多年績效考核優(yōu)秀、業(yè)務(wù)能力強、綜合素質(zhì)高的團隊成員，在職務(wù)晉升、職稱評定等方面給予優(yōu)先考慮。3.榮譽表彰：對在工作中表現(xiàn)突出、為團隊做出重要貢獻的團隊成員，給予榮譽表彰，如頒發(fā)優(yōu)秀公證員、業(yè)務(wù)標兵、先進工作者等榮譽稱號，并在團隊內(nèi)部進行宣傳推廣，樹立學(xué)習(xí)榜樣，激發(fā)團隊成員的工作積極性和榮譽感。4.培訓(xùn)與發(fā)展機會：為績效考核優(yōu)秀的團隊成員提供更多的培訓(xùn)與發(fā)展機會，如參加高級別培訓(xùn)課程、學(xué)術(shù)交流活動、國內(nèi)外考察學(xué)習(xí)等，幫助其不斷提升業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，實現(xiàn)個人職業(yè)發(fā)展目標。七、溝通與協(xié)作（一）內(nèi)部溝通1.建立定期會議制度每周召開團隊工作例會，由團隊負責人主持，各業(yè)務(wù)小組組長和成員參加。會議主要匯報上周工作進展情況、存在的問題及解決方案，安排本周工作任務(wù)，加強團隊成員之間的信息交流和工作協(xié)調(diào)。每月召開業(yè)務(wù)分析會，針對當月公證業(yè)務(wù)辦理過程中出現(xiàn)的熱點、難點問題進行深入分析討論，分享經(jīng)驗教訓(xùn)，共同研究解決辦法，不斷提高團隊業(yè)務(wù)水平。2.加強日常溝通交流鼓勵團隊成員之間通過即時通訊工具、電子郵件、內(nèi)部工作群等方式進行日常溝通交流，及時解決工作中遇到的問題，分享工作心得和業(yè)務(wù)信息。團隊負責人定期與團隊成員進行一對一溝通交流，了解其工作、生活情況和思想動態(tài)，關(guān)心成員需求，幫助解決實際困難，增強團隊凝聚力。（二）外部溝通1.與當事人溝通接待當事人時，要熱情、耐心、細致地傾聽其訴求，認真解答疑問，做好溝通解釋工作，確保當事人充分了解公證業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律規(guī)定，積極配合公證工作。在公證業(yè)務(wù)辦理過程中，及時向當事人反饋工作進展情況，如遇問題需要當事人協(xié)助解決的，要保持良好的溝通協(xié)調(diào)，爭取當事人的理解和支持。2.與相關(guān)部門和機構(gòu)溝通加強與司法行政機關(guān)、公證協(xié)會等行業(yè)主管部門和行業(yè)組織的溝通聯(lián)系，及時了解行業(yè)政策法規(guī)變化和工作要求，積極參加行業(yè)會議和活動，匯報團隊工作情況，爭取上級支持和指導(dǎo)。與法院、檢察院、公安機關(guān)、律師事務(wù)所等相關(guān)部門和機構(gòu)建立良好的協(xié)作關(guān)系，加強信息共享和業(yè)務(wù)交流，共同維護公證行業(yè)的良好秩序，保障公證業(yè)務(wù)的順利開展。（三）團隊協(xié)作1.明確職責分工根據(jù)團隊成員的專業(yè)特長和工作能力，明確各崗位、各成員在公證業(yè)務(wù)辦理過程中的職責分工，確保每項工作都有專人負責，避免職責不清、推諉扯皮現(xiàn)象發(fā)生