公司文件歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件的歸檔管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于文件的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工形成的各類(lèi)文件的歸檔管理。（三）定義1.文件：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.歸檔：指將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件按照規(guī)定的程序和要求收集齊全、整理規(guī)范后，移交檔案部門(mén)保存的過(guò)程。3.檔案：指經(jīng)過(guò)歸檔整理后，集中保存的具有查考利用價(jià)值的文件集合。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全公司的檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。2.齊全完整原則：歸檔文件應(yīng)齊全完整，能夠全面反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.準(zhǔn)確規(guī)范原則：歸檔文件的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，整理格式應(yīng)符合規(guī)范要求。4.便于利用原則：歸檔文件應(yīng)便于查閱和利用，以滿足公司各項(xiàng)工作的需要。二、文件歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)文件1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報(bào)告、批示等文件。5.公司對(duì)外發(fā)文，包括通知、函、報(bào)告、請(qǐng)示等。6.公司收文，包括上級(jí)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)單位發(fā)來(lái)的文件。7.公司人事管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等文件。8.公司財(cái)務(wù)管理文件，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等文件。9.公司行政管理工作中形成的其他文件。（二）業(yè)務(wù)管理類(lèi)文件1.公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件。2.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件。3.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件。4.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件。5.公司業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等文件。6.公司業(yè)務(wù)管理工作中形成的其他文件。（三）黨群工作類(lèi)文件1.公司黨組織建設(shè)文件，包括黨組織設(shè)置、黨員發(fā)展、黨員教育管理等文件。2.公司思想政治工作文件，包括宣傳教育、企業(yè)文化建設(shè)等文件。3.公司工會(huì)工作文件，包括工會(huì)組織建設(shè)、職工權(quán)益維護(hù)、工會(huì)活動(dòng)等文件。4.公司共青團(tuán)工作文件，包括團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員青年活動(dòng)等文件。5.公司黨群工作中形成的其他文件。（四）其他類(lèi)文件1.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等文件。2.公司參加的重要活動(dòng)的相關(guān)文件，包括活動(dòng)方案、總結(jié)、照片、視頻等。3.公司與外部單位的合作協(xié)議、備忘錄等文件。4.公司認(rèn)為具有保存價(jià)值的其他文件。三、文件形成與收集（一）文件形成1.公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工應(yīng)按照各自的職責(zé)和工作流程，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類(lèi)文件。2.文件形成過(guò)程中，應(yīng)確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.電子文件應(yīng)采用規(guī)范的格式和命名方式，確保文件的可讀性和可追溯性。（二）文件收集1.各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，定期對(duì)本部門(mén)形成的文件進(jìn)行清理和收集。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案部門(mén)。3.檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的文件收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保文件收集工作的順利進(jìn)行。四、文件整理（一）分類(lèi)1.歸檔文件應(yīng)按照行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、黨群工作類(lèi)、其他類(lèi)等進(jìn)行分類(lèi)。2.每一類(lèi)文件可根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)一步細(xì)分。（二）編號(hào)1.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。2.編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。3.編號(hào)可采用年度、類(lèi)別、順序號(hào)等組合方式，如“[年度][類(lèi)別][順序號(hào)]”。（三）裝訂1.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。2.裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。3.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或粘貼。（四）編目1.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行編目，編制歸檔文件目錄。2.歸檔文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。3.歸檔文件目錄應(yīng)打印或抄寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨文件裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、文件歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將歸檔文件移交檔案部門(mén)。2.對(duì)于跨年度的文件，應(yīng)在次年的[X]月底前歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.各部門(mén)移交歸檔文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件歸檔移交清單》，詳細(xì)列出移交文件的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.檔案部門(mén)接收歸檔文件時(shí)，應(yīng)按照《文件歸檔移交清單》進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，符合整理規(guī)范要求。2.歸檔文件應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列，不得隨意堆放。3.檔案部門(mén)應(yīng)建立歸檔文件臺(tái)賬，對(duì)歸檔文件的接收、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。六、文件保管（一）保管期限1.歸檔文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文件主要包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司重要的規(guī)章制度、會(huì)議文件、業(yè)務(wù)合同等文件。3.長(zhǎng)期保管的文件主要包括公司一般性的規(guī)章制度、會(huì)議文件、業(yè)務(wù)合同等文件，保管期限為[X]年。4.短期保管的文件主要包括公司臨時(shí)性的文件、一般性的業(yè)務(wù)文件等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)歸檔文件的性質(zhì)、數(shù)量、保管期限等因素，選擇合適的保管方式。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行保管，并按照分類(lèi)編號(hào)順序排列存放。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。4.對(duì)于聲像文件，應(yīng)采用光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立聲像文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)應(yīng)注明聲像文件的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。（三）保管環(huán)境1.檔案部門(mén)應(yīng)提供適宜的保管環(huán)境，確保歸檔文件的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保歸檔文件的安全。七、文件利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱歸檔文件。2.公司外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱歸檔文件。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱歸檔文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》或《文件借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的文件名稱、編號(hào)、日期、用途等信息。2.檔案部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定對(duì)《文件查閱申請(qǐng)表》或《文件借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)歸檔文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損等。5.查閱、借閱人員查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.檔案部門(mén)應(yīng)建立文件利用登記制度，對(duì)文件的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.文件利用登記記錄應(yīng)包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、部門(mén)、文件名稱、編號(hào)、用途、歸還日期等信息。3.文件利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、文件鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的歸檔文件進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.文件鑒定工作應(yīng)由檔案部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件的保管期限、內(nèi)容、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。3.經(jīng)鑒定仍具有保存價(jià)值的文件，應(yīng)重新確定其保管期限；經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的文件，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的文件，檔案部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文件的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.文件銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。4.文件銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。5.檔案部門(mén)應(yīng)建立文件銷(xiāo)毀臺(tái)賬，對(duì)文件的銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.公司檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全公司的文件歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的文件歸檔管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查1.公司應(yīng)定期組織對(duì)文件歸檔管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括文件歸檔范圍、文件形成與收集、文件整理、文件歸檔、文件保管、文件利用、文件鑒定與銷(xiāo)毀等方面。2.