到貨確認(rèn)印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司到貨確認(rèn)印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在到貨確認(rèn)相關(guān)業(yè)務(wù)中涉及到貨確認(rèn)印章的使用與管理。（三）定義1.到貨確認(rèn)印章：指公司用于證明貨物已實(shí)際到達(dá)并經(jīng)檢驗(yàn)合格的專用印章，具有明確的法律效力。2.印章使用人：指經(jīng)過(guò)公司授權(quán)，有權(quán)使用到貨確認(rèn)印章的部門或個(gè)人。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：印章使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用的必要性和合規(guī)性。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.安全保密原則：加強(qiáng)印章的安全保管，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，嚴(yán)格保密印章使用信息。二、印章的刻制與啟用（一）刻制1.到貨確認(rèn)印章由公司指定的部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制，刻制前需填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱、規(guī)格、用途等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章的質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.印章刻制完成后，由印章保管人填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，附上印章印模，并注明啟用日期、使用范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批同意后，印章正式啟用。印章啟用后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章啟用情況通知相關(guān)部門和人員。三、印章的保管（一）保管人員1.到貨確認(rèn)印章由公司指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.保管人員應(yīng)定期參加公司組織的印章管理培訓(xùn)，熟悉印章管理規(guī)定和使用流程。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要暫時(shí)離開(kāi)保管場(chǎng)所，應(yīng)將印章鎖入保險(xiǎn)柜或保管箱，并妥善保管鑰匙。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)建立印章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。2.印章使用臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬實(shí)相符。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并按規(guī)定申請(qǐng)更換印章。4.印章保管人員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)。四、印章的使用（一）使用范圍到貨確認(rèn)印章僅用于公司與供應(yīng)商、客戶之間的到貨確認(rèn)文件、合同、協(xié)議等相關(guān)業(yè)務(wù)資料上，以證明貨物已實(shí)際到達(dá)并經(jīng)檢驗(yàn)合格。（二）使用流程1.申請(qǐng)使用：使用部門或個(gè)人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用印章的文件名稱、文號(hào)、使用事由、使用日期等信息，并附上相關(guān)的文件資料。2.審核簽字：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核使用印章的必要性和合規(guī)性，如不符合要求，應(yīng)退回申請(qǐng)并說(shuō)明理由。3.印章使用：經(jīng)審批同意后，使用部門或個(gè)人持《印章使用申請(qǐng)表》到印章保管人處領(lǐng)取印章，并在印章使用臺(tái)賬上登記。印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)表上的批準(zhǔn)內(nèi)容使用印章，不得擅自更改使用范圍和用途。4.蓋章要求：蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，印跡完整。印章應(yīng)蓋在文件規(guī)定的位置上，不得壓字、重疊或模糊不清。5.用印后處理：印章使用完畢后，使用部門或個(gè)人應(yīng)及時(shí)將印章歸還印章保管人，并在印章使用臺(tái)賬上注明歸還日期。印章保管人應(yīng)對(duì)歸還的印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施。（三）特殊情況處理1.緊急情況下需使用印章的，使用部門或個(gè)人可通過(guò)電話、郵件等方式向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)臨時(shí)授權(quán)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦《印章使用申請(qǐng)表》審批手續(xù)。2.因業(yè)務(wù)需要在異地使用印章的，使用部門或個(gè)人應(yīng)提前向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，并按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理異地用印手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞、遺失等原因，到貨確認(rèn)印章需要停用的，由印章保管人填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批同意后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章停用情況通知相關(guān)部門和人員，并將停用的印章妥善保管。（二）銷毀1.對(duì)于停用的到貨確認(rèn)印章，由公司指定的部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、規(guī)格、停用原因、銷毀方式等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批同意后，銷毀人員應(yīng)在至少兩名監(jiān)銷人員的監(jiān)督下，采用切割、粉碎等方式對(duì)印章進(jìn)行銷毀，并在《印章銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.印章銷毀后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將《印章銷毀申請(qǐng)表》、《印章銷毀記錄》等相關(guān)資料歸檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)到貨確認(rèn)印章的管理和使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章的保管情況，包括保管場(chǎng)所、保管設(shè)施、保管人員等是否符合要求。2.印章的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。3.印章的停用與銷毀情況，包括停用與銷毀手續(xù)是否齊全、銷毀方式是否合規(guī)等。（三）檢查方式1.定期檢查：內(nèi)部審計(jì)部門每年至少對(duì)到貨確認(rèn)印章的管理和使用情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：內(nèi)部審計(jì)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)到貨確認(rèn)印章的管理和使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用印章的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.對(duì)于因印章保管不善導(dǎo)致印章被盜用、冒用或?yàn)E用的，印章保管人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。