辦公耗材設(shè)備管理辦法一、總則（一）目的為加強公司辦公耗材與設(shè)備的管理，規(guī)范采購、使用、維護等流程，提高資產(chǎn)使用效益，降低運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)辦公耗材（如紙張、墨盒、硒鼓等）和辦公設(shè)備（如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等）的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司對辦公耗材與設(shè)備實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配，確保資源的合理利用。2.成本控制原則在滿足辦公需求的前提下，通過科學(xué)管理和合理采購，降低辦公耗材與設(shè)備的采購成本、使用成本和維護成本。3.高效使用原則提高辦公耗材與設(shè)備的使用效率，減少閑置浪費，保障公司各項工作的順利開展。4.規(guī)范操作原則嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范辦公耗材與設(shè)備的采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、使用、維護、報廢等操作流程。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負責(zé)制定辦公耗材與設(shè)備的年度采購計劃，并組織實施采購工作。2.建立辦公耗材與設(shè)備的臺賬，記錄資產(chǎn)的采購、領(lǐng)用、使用、維護、報廢等情況。3.定期對辦公耗材與設(shè)備進行盤點，確保賬實相符。4.負責(zé)辦公耗材與設(shè)備的日常維護和維修管理，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行故障排除。5.對辦公耗材與設(shè)備的使用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正浪費等不合理現(xiàn)象。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，提出辦公耗材與設(shè)備的需求申請。2.負責(zé)本部門辦公耗材與設(shè)備的日常使用和保管，確保資產(chǎn)的安全和完整。3.配合行政部門做好辦公耗材與設(shè)備的盤點工作。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)審核辦公耗材與設(shè)備的采購預(yù)算和費用報銷。2.對辦公耗材與設(shè)備的成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計劃1.各使用部門應(yīng)于每年[具體時間]前，根據(jù)下一年度的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，填寫《辦公耗材設(shè)備需求申請表》，詳細列出所需辦公耗材的品種、規(guī)格、數(shù)量以及辦公設(shè)備的型號、配置、數(shù)量等信息，提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的需求申請進行匯總、分析和審核，結(jié)合庫存情況，編制辦公耗材與設(shè)備的年度采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.年度采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購時間等內(nèi)容，并根據(jù)實際情況進行動態(tài)調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集辦公耗材與設(shè)備供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.選擇至少[X]家合格的供應(yīng)商作為合作伙伴，并與之簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）采購實施1.行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，按照公司采購制度的規(guī)定，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、單一來源采購等。2.對于金額較大的辦公設(shè)備采購項目，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，進行招標采購，確保采購過程的公開、公平、公正。3.在采購過程中，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。4.采購?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時組織驗收工作，確保采購的辦公耗材與設(shè)備符合合同要求和公司使用標準。四、驗收管理（一）驗收標準1.辦公耗材的驗收應(yīng)按照采購合同約定的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等標準進行。2.辦公設(shè)備的驗收應(yīng)依據(jù)產(chǎn)品說明書、行業(yè)標準以及采購合同的要求，檢查設(shè)備的外觀、性能、配置等是否符合規(guī)定。（二）驗收流程1.采購的辦公耗材與設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)及時通知使用部門和相關(guān)人員進行驗收。2.驗收人員應(yīng)仔細核對貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并對設(shè)備進行開機調(diào)試、功能測試等操作，檢查設(shè)備是否正常運行。3.對于驗收合格的辦公耗材與設(shè)備，驗收人員應(yīng)在《辦公耗材設(shè)備驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。五、入庫管理（一）入庫登記1.驗收合格的辦公耗材與設(shè)備，行政部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公耗材設(shè)備入庫單》，詳細記錄資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。2.將入庫單的一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)留存行政部門作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交使用部門作為領(lǐng)用參考。（二）庫存管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公耗材與設(shè)備倉庫，對庫存資產(chǎn)進行分類存放、標識清晰，便于管理和查找。2.建立庫存臺賬，定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。每月末，行政部門應(yīng)編制《辦公耗材設(shè)備庫存盤點表》，對庫存情況進行全面盤點，并將盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對。3.對于庫存數(shù)量低于最低庫存限額的辦公耗材與設(shè)備，行政部門應(yīng)及時提出采購申請，補充庫存。六、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請1.使用部門如需領(lǐng)用辦公耗材與設(shè)備，應(yīng)填寫《辦公耗材設(shè)備領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交給行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況和審批意見，決定是否批準領(lǐng)用申請。如批準，應(yīng)在《辦公耗材設(shè)備領(lǐng)用申請表》上簽字，并通知倉庫管理人員辦理出庫手續(xù)。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.倉庫管理人員根據(jù)行政部門批準的領(lǐng)用申請，按照先進先出的原則，發(fā)放辦公耗材與設(shè)備，并填寫《辦公耗材設(shè)備出庫單》，詳細記錄領(lǐng)用資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期等信息。2.將出庫單的一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)留存?zhèn)}庫作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交使用部門作為領(lǐng)用憑證。七、使用管理（一）使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)教育員工正確使用辦公耗材與設(shè)備，遵守操作規(guī)程，愛護資產(chǎn)，防止損壞和丟失。2.辦公設(shè)備的使用人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)，熟悉設(shè)備的性能和操作方法，嚴禁未經(jīng)授權(quán)擅自操作設(shè)備。3.對于辦公耗材，應(yīng)合理使用，避免浪費。如紙張應(yīng)雙面打印、復(fù)印，墨盒、硒鼓應(yīng)在使用壽命結(jié)束后及時更換等。（二）維護保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)制定辦公耗材與設(shè)備的維護保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)備進行清潔、檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運行。2.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時通知行政部門，行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。3.對于維修后的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)進行驗收，確保設(shè)備恢復(fù)正常使用功能。八、報廢管理（一）報廢鑒定1.辦公耗材與設(shè)備因損壞、老化、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫《辦公耗材設(shè)備報廢申請表》，詳細說明報廢原因、資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、購置時間、使用情況等信息，提交給行政部門。2.行政部門組織相關(guān)人員對申請報廢的資產(chǎn)進行鑒定，確認是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的，應(yīng)簽署鑒定意見。（二）報廢審批1.《辦公耗材設(shè)備報廢申請表》經(jīng)行政部門鑒定后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進行報廢處理。2.對于價值較高的辦公設(shè)備報廢，應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定，進行相關(guān)的審批和備案手續(xù)。（三）報廢處理1.經(jīng)批準報廢的辦公耗材與設(shè)備，行政部門應(yīng)及時組織清理和處置。對于有殘值的資產(chǎn)，應(yīng)進行評估作價，進行變賣或回收處理，變賣收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。2.對報廢資產(chǎn)的處置情況進行記錄，填寫《辦公耗材設(shè)備報廢處置登記表》，包括報廢資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、處置方式、處置時間、處置收入等信息。九、監(jiān)督檢查（一）定期檢查行政部門應(yīng)定期對辦公耗材與設(shè)備的管理情況進行檢查，包括采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、使用、維護、報廢等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）專項檢查根據(jù)公司管理需要或相關(guān)部門要求，可開展辦公耗材與設(shè)備