公司會議管理辦法格式一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本管理辦法。本辦法旨在明確公司各類會議的組織、流程、要求等，使會議能夠有效地傳達信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會會議、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞公司目標和工作重點，注重實際效果，精簡議程，提高效率，避免形式主義。2.充分準備原則：會前應(yīng)明確會議主題、目的、議程和參會人員，做好充分的準備工作，確保會議順利進行。3.民主集中原則：會議應(yīng)充分發(fā)揚民主，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議，同時要堅持集中決策，確保會議決議的科學性和有效性。4.嚴格紀律原則：參會人員應(yīng)嚴格遵守會議紀律，按時參會，認真聽取會議內(nèi)容，不得隨意打斷他人發(fā)言，不得在會議期間從事與會議無關(guān)的事情。二、會議分類及組織（一）董事會會議1.會議職責：董事會是公司的最高決策機構(gòu)，負責審議公司重大事項，做出決策。董事會會議由董事長召集和主持，董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。2.參會人員：董事會成員，必要時可邀請高級管理人員、法律顧問等列席會議。3.會議頻率：根據(jù)公司實際情況，定期召開董事會會議，每年至少召開[X]次。如遇重大事項，可臨時召開董事會會議。4.會議通知：董事會秘書負責提前[X]天向董事及列席人員發(fā)出會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、議題等內(nèi)容。5.會議議程：董事會會議議程由董事長確定，一般包括工作報告、議案審議、決策表決等環(huán)節(jié)。（二）經(jīng)理辦公會1.會議職責：經(jīng)理辦公會是公司日常經(jīng)營管理的決策機構(gòu)，負責審議公司經(jīng)營管理中的重要事項，協(xié)調(diào)各部門工作，做出決策。經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副總經(jīng)理召集和主持。2.參會人員：公司領(lǐng)導班子成員，各部門負責人。3.會議頻率：根據(jù)公司實際情況，定期召開經(jīng)理辦公會，每周至少召開[X]次。如遇重大事項，可臨時召開經(jīng)理辦公會。4.會議通知：總經(jīng)理辦公室負責提前[X]天向參會人員發(fā)出會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、議題等內(nèi)容。5.會議議程：經(jīng)理辦公會會議議程由總經(jīng)理確定，一般包括工作報告、工作安排、問題討論、決策表決等環(huán)節(jié)。（三）部門例會1.會議職責：部門例會是各部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)的重要會議，負責總結(jié)部門上周工作，安排本周工作，解決部門內(nèi)部存在的問題。部門例會由部門負責人召集和主持。2.參會人員：部門全體員工。3.會議頻率：根據(jù)公司實際情況，定期召開部門例會，每周至少召開[X]次。4.會議通知：部門負責人負責提前[X]天向部門員工發(fā)出會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、議題等內(nèi)容。5.會議議程：部門例會會議議程由部門負責人確定，一般包括工作總結(jié)、工作安排、問題討論等環(huán)節(jié)。（四）專題會議1.會議職責：專題會議是針對公司某一特定問題或工作事項召開的會議，負責深入研究、討論和解決相關(guān)問題。專題會議由相關(guān)部門負責人或公司領(lǐng)導召集和主持。2.參會人員：根據(jù)會議主題和需要，確定參會人員，一般包括相關(guān)部門負責人、專業(yè)人員等。3.會議頻率：根據(jù)公司實際情況，適時召開專題會議。4.會議通知：召集人負責提前[X]天向參會人員發(fā)出會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、議題等內(nèi)容。5.會議議程：專題會議會議議程由召集人確定，一般包括問題提出、分析討論、解決方案制定等環(huán)節(jié)。（五）臨時會議1.會議職責：臨時會議是因公司突發(fā)情況或緊急工作需要召開的會議，負責及時傳達信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題。臨時會議由公司領(lǐng)導或相關(guān)部門負責人召集和主持。2.參會人員：根據(jù)會議主題和需要，確定參會人員。3.會議通知：召集人負責及時向參會人員發(fā)出會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、議題等內(nèi)容。4.會議議程：臨時會議會議議程由召集人確定，一般根據(jù)緊急事項的性質(zhì)和要求進行安排。三、會議準備（一）確定會議主題和目的會議召集人應(yīng)根據(jù)公司工作需要和實際情況，明確會議主題和目的，確保會議具有針對性和實效性。（二）確定參會人員根據(jù)會議主題和目的，確定參會人員名單。參會人員應(yīng)具備與會議內(nèi)容相關(guān)的專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠充分發(fā)表意見和建議。（三）準備會議資料1.會議議程：明確會議的各項議程，包括議題、討論順序、時間安排等。2.匯報材料：參會人員應(yīng)提前準備好匯報材料，內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點突出，能夠準確反映工作進展情況、存在的問題及解決方案。3.相關(guān)文件：收集與會議議題相關(guān)的文件、資料、數(shù)據(jù)等，供參會人員參考。（四）確定會議時間和地點1.會議時間：根據(jù)參會人員的日程安排，選擇合適的會議時間，避免與其他重要會議或活動沖突。會議時間應(yīng)提前通知參會人員，確保參會人員能夠按時參會。2.會議地點：根據(jù)會議規(guī)模和需要，選擇合適的會議地點。會議地點應(yīng)交通便利、環(huán)境舒適、設(shè)施齊全，能夠滿足會議的各項需求。（五）通知參會人員會議召集人應(yīng)提前[X]天向參會人員發(fā)出會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、議題等內(nèi)容。如遇臨時會議，應(yīng)及時通知參會人員。四、會議流程（一）會議簽到參會人員應(yīng)提前到達會議地點，進行簽到。會議組織者應(yīng)安排專人負責簽到工作，確保參會人員按時簽到。（二）會議開場會議主持人應(yīng)介紹會議主題、目的、議程和參會人員，宣布會議開始。（三）工作報告1.工作進展匯報：相關(guān)部門負責人或工作人員應(yīng)按照會議議程，依次匯報工作進展情況，包括已完成的工作、取得的成績、存在的問題及下一步工作計劃。2.問題分析討論：參會人員應(yīng)針對匯報內(nèi)容進行分析討論，提出意見和建議，共同探討解決問題的方法和措施。（四）議案審議1.議案提出：根據(jù)會議主題和需要，相關(guān)部門或人員提出議案，議案應(yīng)明確議題、內(nèi)容、目的、實施步驟等。2.議案討論：參會人員應(yīng)針對議案進行討論，充分發(fā)表意見和建議，對議案的可行性、合理性進行評估。3.議案表決：會議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，組織參會人員對議案進行表決。表決方式可采用舉手、投票等方式，表決結(jié)果應(yīng)記錄在案。（五）會議決策1.決策形成：根據(jù)議案表決結(jié)果，形成會議決策。會議決策應(yīng)明確決策事項、決策內(nèi)容、責任部門、完成時間等。2.決策傳達：會議主持人應(yīng)及時將會議決策傳達給參會人員，并要求責任部門按照決策要求認真組織實施。（六）會議總結(jié)會議主持人應(yīng)對會議進行總結(jié)，回顧會議主要內(nèi)容，強調(diào)會議決策的重要性和執(zhí)行要求，鼓勵參會人員積極落實會議決策，推動公司工作順利開展。（七）會議結(jié)束會議主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離開會議地點。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.記錄人員：會議組織者應(yīng)安排專人負責會議記錄工作，記錄人員應(yīng)具備較強的文字表達能力和速記能力。2.記錄內(nèi)容：會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議內(nèi)容、討論發(fā)言、表決結(jié)果、會議決策等內(nèi)容。記錄應(yīng)準確、完整、客觀，不得遺漏重要信息。3.記錄要求：記錄人員應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，不得隨意修改或刪減記錄內(nèi)容。會議記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和紙張，記錄完成后應(yīng)及時整理歸檔。（二）會議紀要1.紀要撰寫：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時撰寫會議紀要。會議紀要應(yīng)根據(jù)會議記錄內(nèi)容，提煉會議主要內(nèi)容、決策事項和工作要求，突出重點，簡潔明了。2.紀要審核：會議紀要撰寫完成后，應(yīng)提交會議主持人審核。會議主持人應(yīng)認真審核會議紀要內(nèi)容，確保紀要準確反映會議精神和決策要求。3.紀要發(fā)布：會議紀要審核通過后，應(yīng)及時發(fā)布給參會人員和相關(guān)部門。會議紀要可采用紙質(zhì)版或電子版形式發(fā)布，發(fā)布后應(yīng)要求參會人員和相關(guān)部門認真閱讀，嚴格按照會議紀要要求落實工作。六、會議跟進與落實（一）責任明確會議決策形成后，應(yīng)明確責任部門和責任人，確保決策事項能夠得到有效落實。（二）進度跟蹤責任部門應(yīng)按照會議決策要求，制定詳細的工作計劃，明確工作進度和時間節(jié)點。會議組織者應(yīng)定期對責任部門的工作進展情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。（三）結(jié)果反饋責任部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將工作落實情況反饋給會議組織者。反饋內(nèi)容應(yīng)包括工作完成情況、取得的成效、存在的問題及下一步工作計劃等。會議組織者應(yīng)及時對責任部門的反饋情況進行分析總結(jié)，為后續(xù)工作提供參考。七、會議紀律與要求（一）按時參會參會人員應(yīng)嚴格按照會議通知要求的時間和地點參會，不得遲到、早退或缺席。如因特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代為參會。（二）認真聽講參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、打瞌睡等，不得從事與會議無關(guān)的事情。（三）積極發(fā)言參會人員應(yīng)積極參與會議討論，充分發(fā)表意見和建議，不得保留意見或敷衍了事。發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點突出，不得偏離會議主題。（四）遵守保密規(guī)定參會人員應(yīng)對