濱州醫(yī)學(xué)院檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)濱州醫(yī)學(xué)院檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高學(xué)校管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于濱州醫(yī)學(xué)院各部門、各單位以及全體教職工和學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。3.高效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。（四）管理體制學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的集中管理。各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。二、檔案的種類與歸檔范圍（一）黨群類檔案1.黨務(wù)工作檔案包括學(xué)校黨委及各基層黨組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、入黨材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分決定等。2.宣傳工作檔案包括學(xué)校宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)、宣傳報(bào)道、理論學(xué)習(xí)材料、思想政治教育活動(dòng)材料等。3.組織工作檔案包括干部任免、調(diào)配、考核、培訓(xùn)、工資福利、人事檔案等方面的材料。4.統(tǒng)戰(zhàn)工作檔案包括學(xué)校統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)戰(zhàn)對(duì)象信息、統(tǒng)戰(zhàn)活動(dòng)材料等。5.紀(jì)檢監(jiān)察工作檔案包括學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察工作計(jì)劃、總結(jié)、違紀(jì)案件查處材料、廉政建設(shè)材料等。（二）行政類檔案1.學(xué)校行政工作檔案包括學(xué)校行政工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、校歷、大事記等。2.教學(xué)行政工作檔案包括教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)改革方案、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控材料、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)成果等方面的材料。3.科研行政工作檔案包括科研工作計(jì)劃、總結(jié)、科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題材料、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)術(shù)交流等方面的材料。4.人事行政工作檔案包括教職工招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利、退休等方面的材料。5.財(cái)務(wù)行政工作檔案包括學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等方面的材料。6.后勤行政工作檔案包括學(xué)校后勤保障工作計(jì)劃、總結(jié)、房產(chǎn)管理、物資采購(gòu)、維修改造、水電暖供應(yīng)、醫(yī)療衛(wèi)生、校園綠化美化等方面的材料。（三）學(xué)生類檔案1.學(xué)生學(xué)籍檔案包括學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)登記表等。2.學(xué)生黨團(tuán)組織檔案包括學(xué)生入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)、黨團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)移材料等。3.學(xué)生獎(jiǎng)懲檔案包括學(xué)生獲得的各級(jí)各類表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分決定等材料。4.學(xué)生就業(yè)檔案包括學(xué)生就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、派遣證等材料。（四）教學(xué)類檔案1.教學(xué)文件包括教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、講稿、課件等。2.教學(xué)過(guò)程材料包括課堂教學(xué)記錄、實(shí)驗(yàn)教學(xué)記錄、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)記錄、課程考核材料等。3.教學(xué)研究與改革材料包括教學(xué)研究項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題材料，教學(xué)改革成果等。4.教學(xué)評(píng)估材料包括學(xué)校內(nèi)部教學(xué)評(píng)估、外部教學(xué)評(píng)估的相關(guān)材料。（五）科研類檔案1.科研項(xiàng)目檔案包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、任務(wù)書、開(kāi)題報(bào)告、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、論文著作、成果鑒定材料、專利申請(qǐng)材料等。2.科研機(jī)構(gòu)檔案包括科研機(jī)構(gòu)的成立、變更、撤銷材料，科研機(jī)構(gòu)的人員組成、科研活動(dòng)記錄等。3.學(xué)術(shù)交流檔案包括學(xué)校組織或參加的學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)訪問(wèn)等活動(dòng)的相關(guān)材料。（六）基建類檔案1.基建項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.基建項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件。3.基建項(xiàng)目施工文件包括工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.基建項(xiàng)目監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程審計(jì)報(bào)告、工程檔案驗(yàn)收意見(jiàn)等。（七）設(shè)備類檔案1.設(shè)備購(gòu)置文件包括設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收記錄等。2.設(shè)備安裝調(diào)試文件包括設(shè)備安裝調(diào)試方案、安裝調(diào)試記錄、設(shè)備試運(yùn)行記錄等。3.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)文件包括設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等。4.設(shè)備報(bào)廢文件包括設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、審批文件、報(bào)廢設(shè)備清單等。（八）聲像類檔案1.照片檔案包括學(xué)校重大活動(dòng)、重要會(huì)議、校園風(fēng)貌、教學(xué)科研成果等方面的照片。2.錄音檔案包括學(xué)校重要講話、報(bào)告、講座、會(huì)議等的錄音資料。3.錄像檔案包括學(xué)校重大活動(dòng)、教學(xué)科研成果展示、校園文化建設(shè)等方面的錄像資料。（九）電子檔案1.學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件包括學(xué)校各類公文、通知、報(bào)表、數(shù)據(jù)等。2.教學(xué)、科研、管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件包括教學(xué)平臺(tái)產(chǎn)生的教學(xué)資源、科研管理系統(tǒng)產(chǎn)生的科研項(xiàng)目信息、人事管理系統(tǒng)產(chǎn)生的教職工信息等。3.數(shù)字化檔案包括對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的電子檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案歸檔范圍，及時(shí)收集本部門、本單位形成的各類檔案，并定期向綜合檔案室移交。2.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。3.對(duì)重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)實(shí)行一事一檔，及時(shí)收集整理。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（三）整理方法1.黨群類、行政類檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.教學(xué)類、科研類檔案按照項(xiàng)目、課題等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷，編制卷內(nèi)目錄。3.學(xué)生類檔案按照學(xué)生個(gè)人進(jìn)行整理，建立學(xué)生檔案袋，編制檔案清單。4.基建類、設(shè)備類檔案按照項(xiàng)目、設(shè)備型號(hào)等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷或設(shè)備檔案卷，編制卷內(nèi)目錄。5.聲像類檔案按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。6.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，編制電子檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（三）檔案的存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和鑒定。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案的保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、泄密、損壞等事故的發(fā)生。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，不得損害國(guó)家利益和學(xué)校利益。2.服務(wù)優(yōu)先原則檔案管理部門應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.規(guī)范利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，確保檔案的安全和完整。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部人員學(xué)校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱本部門、本單位形成的檔案以及與本人工作相關(guān)的其他檔案。2.校外單位和個(gè)人校外單位和個(gè)人因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門同意后，方可查閱。（三）利用方式1.查閱查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍攝檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人以及相關(guān)部門的專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面、客觀、準(zhǔn)確的評(píng)估。（三）鑒定程序1.綜合檔案室對(duì)到期檔案進(jìn)行初步整理，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)綜合檔案室提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保銷毀檔案與銷毀清冊(cè)一致。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，上報(bào)學(xué)校相關(guān)部門和上級(jí)檔案管理部門。