海南省展會(huì)費(fèi)用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)海南省展會(huì)費(fèi)用管理，規(guī)范展會(huì)費(fèi)用支出行為，提高資金使用效益，保障展會(huì)活動(dòng)順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于海南省范圍內(nèi)由公司/組織主辦、承辦、協(xié)辦或參與的各類展會(huì)活動(dòng)所涉及的費(fèi)用管理。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則展會(huì)費(fèi)用應(yīng)納入年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排支出，確保費(fèi)用支出不超預(yù)算。2.合規(guī)性原則費(fèi)用支出必須符合國家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)制度以及展會(huì)相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)支出。3.效益性原則在保證展會(huì)質(zhì)量和效果的前提下，合理控制費(fèi)用，提高資金使用效益，實(shí)現(xiàn)展會(huì)目標(biāo)與經(jīng)濟(jì)效益的有機(jī)統(tǒng)一。4.真實(shí)性原則費(fèi)用支出應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映展會(huì)活動(dòng)實(shí)際發(fā)生情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。二、展會(huì)費(fèi)用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.展會(huì)主辦部門應(yīng)根據(jù)展會(huì)活動(dòng)計(jì)劃和目標(biāo)，提前編制展會(huì)費(fèi)用預(yù)算草案。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括但不限于場地租賃、展位搭建、展品運(yùn)輸、宣傳推廣、嘉賓接待、工作人員薪酬等各項(xiàng)費(fèi)用。2.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮展會(huì)規(guī)模、檔次、預(yù)計(jì)參展人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容等因素，結(jié)合以往展會(huì)費(fèi)用支出情況，進(jìn)行科學(xué)合理的估算。3.展會(huì)費(fèi)用預(yù)算草案應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。審核通過后的預(yù)算草案報(bào)公司/組織管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.展會(huì)主辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自調(diào)整預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對展會(huì)活動(dòng)的影響，并按原預(yù)算審批程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對展會(huì)費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，可對展會(huì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行調(diào)整：展會(huì)活動(dòng)規(guī)模、內(nèi)容、時(shí)間等發(fā)生重大變化；國家政策法規(guī)、市場價(jià)格等因素發(fā)生重大變化，導(dǎo)致原預(yù)算無法執(zhí)行；其他不可預(yù)見的特殊情況。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的具體內(nèi)容及金額，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，報(bào)公司/組織管理層審批后執(zhí)行。三、展會(huì)費(fèi)用支出管理（一）支出范圍1.場地租賃費(fèi)用：包括展會(huì)場館、會(huì)議室、活動(dòng)場地等的租賃費(fèi)用。2.展位搭建費(fèi)用：包括展位設(shè)計(jì)、搭建材料、人工等費(fèi)用。3.展品運(yùn)輸費(fèi)用：包括展品的包裝、運(yùn)輸、裝卸等費(fèi)用。4.宣傳推廣費(fèi)用：包括廣告投放、宣傳資料制作、媒體合作等費(fèi)用。5.嘉賓接待費(fèi)用：包括嘉賓的交通、住宿、餐飲、禮品等費(fèi)用。6.工作人員薪酬：包括展會(huì)活動(dòng)期間工作人員的工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等費(fèi)用。7.其他費(fèi)用：包括展會(huì)活動(dòng)期間的水電費(fèi)、通訊費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等與展會(huì)活動(dòng)相關(guān)的費(fèi)用。（二）支出審批1.展會(huì)費(fèi)用支出應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，確保每一筆支出都經(jīng)過授權(quán)和審核。2.費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票及相關(guān)憑證，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明費(fèi)用明細(xì)、金額、用途等信息。3.費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性，再報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。4.對于金額較大的費(fèi)用支出（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況確定），應(yīng)實(shí)行集體決策或?qū)ｍ?xiàng)審批制度，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性和必要性。（三）支付管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批通過的費(fèi)用報(bào)銷單及時(shí)辦理支付手續(xù)。支付方式應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等方式，確保支付安全、便捷。2.對于涉及政府采購的展會(huì)費(fèi)用支出，應(yīng)按照政府采購相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，通過政府采購平臺進(jìn)行采購和支付。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全展會(huì)費(fèi)用支付臺賬，詳細(xì)記錄每一筆費(fèi)用的支付時(shí)間、金額、支付對象等信息，以便于查詢和核對。四、展會(huì)費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證要求1.所有展會(huì)費(fèi)用報(bào)銷必須提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)憑證。發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額等。2.對于無法取得發(fā)票的費(fèi)用支出，如小額零星支出等，應(yīng)提供收款憑證，并注明收款單位名稱、地址、聯(lián)系方式、支出項(xiàng)目、金額等信息。收款憑證應(yīng)加蓋收款單位公章或財(cái)務(wù)專用章。3.除發(fā)票外，還應(yīng)提供與費(fèi)用支出相關(guān)的其他證明材料，如合同協(xié)議、審批文件、驗(yàn)收報(bào)告等，以證明費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。（二）報(bào)銷流程1.費(fèi)用報(bào)銷人應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)整理報(bào)銷憑證，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單。費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的格式填寫，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.費(fèi)用報(bào)銷人將填寫好的費(fèi)用報(bào)銷單及相關(guān)憑證提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性和必要性，簽字確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門收到費(fèi)用報(bào)銷單后，應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，費(fèi)用報(bào)銷單填寫是否規(guī)范，報(bào)銷金額是否符合預(yù)算等。審核通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。4.公司/組織管理層審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。對于符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，及時(shí)支付給報(bào)銷人；對于不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，應(yīng)及時(shí)通知報(bào)銷人并說明原因。（三）報(bào)銷期限1.展會(huì)費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行，具體期限由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況確定。一般情況下，費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請。2.對于逾期未報(bào)銷的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。如因特殊原因需要延期報(bào)銷的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明情況，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意后方可延期報(bào)銷。五、展會(huì)費(fèi)用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對展會(huì)費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查展會(huì)費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用支出合規(guī)性、報(bào)銷流程規(guī)范性等方面的情況。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門及時(shí)整改存在的問題，完善展會(huì)費(fèi)用管理制度。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)積極配合財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供展會(huì)費(fèi)用管理相關(guān)資料和信息。2.對于財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等部門提