掛靠項目采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司掛靠項目的采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的順利進行，提高采購效率，降低采購成本，保證項目質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有掛靠項目的采購活動，包括但不限于工程物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公正公平原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的競爭原則，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等的機會參與采購活動。3.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，優(yōu)化采購方案，實現(xiàn)成本效益最大化。4.誠實守信原則：采購方和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定，確保采購活動的順利進行。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)成立掛靠項目采購決策小組，由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、項目負責人、財務(wù)人員等組成。負責對重大采購事項進行決策，包括采購方式的確定、供應(yīng)商的選擇、采購預(yù)算的審批等。（二）采購執(zhí)行部門指定專門的采購部門或人員負責掛靠項目的采購執(zhí)行工作。其主要職責包括：1.根據(jù)項目需求制定采購計劃，明確采購物資、設(shè)備、服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.組織實施采購活動，包括發(fā)布采購信息、邀請供應(yīng)商報價、進行商務(wù)談判、簽訂采購合同等。3.對采購過程進行跟蹤和管理，確保采購物資、設(shè)備、服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.負責采購文件的整理、歸檔和保管工作。（三）其他相關(guān)部門職責1.項目部門：負責提供項目需求信息，協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商的考察和選擇，參與采購合同的評審，對采購物資、設(shè)備、服務(wù)的質(zhì)量進行驗收。2.財務(wù)部門：負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，對采購成本進行核算和控制。3.質(zhì)量部門：負責對采購物資、設(shè)備、服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保符合項目要求。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)項目進度計劃和實際需求，提前編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資、設(shè)備、服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交項目部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。審核通過后，報采購決策小組審批。（二）采購計劃的調(diào)整1.在采購執(zhí)行過程中，如因項目需求變更、設(shè)計調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃的，采購部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，并說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和影響。2.調(diào)整申請經(jīng)項目部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核后，報采購決策小組審批。審批通過后，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，并通知相關(guān)供應(yīng)商。四、采購方式選擇（一）公開招標1.對于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項目，應(yīng)采用公開招標的方式進行采購。2.公開招標應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的規(guī)定進行，發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商投標，組織開標、評標、定標等活動。（二）邀請招標1.對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占項目合同金額的比例過大的項目，可以采用邀請招標的方式進行采購。2.邀請招標應(yīng)向不少于三家具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，并按照公開招標的程序進行開標、評標、定標等活動。（三）競爭性談判1.對于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目，可以采用競爭性談判的方式進行采購。2.競爭性談判應(yīng)成立談判小組，與不少于三家供應(yīng)商進行談判，在談判中應(yīng)明確談判程序、談判內(nèi)容、談判標準等，最終確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目，可以采用單一來源采購的方式進行采購。2.單一來源采購應(yīng)與供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格、交貨時間、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并簽訂采購合同。（五）詢價1.對于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的項目，可以采用詢價的方式進行采購。2.詢價應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，采購人根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)根據(jù)采購項目的要求和特點，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)考察和評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并報采購決策小組審批。（二）供應(yīng)商的考核與評價1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進行考核與評價?？己伺c評價結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中。2.根據(jù)考核與評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商的動態(tài)管理1.采購部門應(yīng)及時更新供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等進行動態(tài)管理。2.對于因各種原因不再符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時從合格供應(yīng)商名單中刪除，并停止與其合作。六、采購合同管理（一）采購合同的簽訂1.采購部門應(yīng)在確定成交供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資、設(shè)備、服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交項目部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行評審。評審?fù)ㄟ^后，報采購決策小組審批。（二）采購合同的履行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時向供應(yīng)商支付貨款。同時，應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保采購物資、設(shè)備、服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)采購物資、設(shè)備、服務(wù)。如因特殊原因需要變更交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求等內(nèi)容的，應(yīng)提前通知采購部門，并協(xié)商一致。（三）采購合同的變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因項目需求變更、設(shè)計調(diào)整等原因需要變更采購合同的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、價格調(diào)整、交貨時間等事項。2.如因不可抗力、供應(yīng)商違約等原因需要解除采購合同的，采購部門應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并追究供應(yīng)商的違約責任。（四）采購合同的檔案管理1.采購部門應(yīng)建立采購合同檔案管理制度，對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等過程中的文件資料進行整理、歸檔和保管。2.采購合同檔案應(yīng)包括采購合同文本、評審記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、付款憑證、驗收報告等資料。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別與評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，簽訂詳細的采購合同，明確違約責任，要求供應(yīng)商提供履約保證金等。2.對于質(zhì)量問題風(fēng)險，應(yīng)加強對采購物資、設(shè)備、服務(wù)的質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對不合格產(chǎn)品及時進行處理。3.對于價格波動風(fēng)險，應(yīng)加強市場調(diào)研和價格分析，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，采用套期保值等方式進行風(fēng)險防范。4.對于法律糾紛風(fēng)險，應(yīng)加強對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和理解，確保采購活動合法合規(guī)，在簽訂采購合同前進行法律審查，遇到法律糾紛及時咨詢專業(yè)律師。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應(yīng)建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督制度，加強對采購活動的全過程監(jiān)督。采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進展情況，接受公司內(nèi)部審計部門的審計和監(jiān)督。2.內(nèi)部監(jiān)督的內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇、供應(yīng)商的管理、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等方面。（二）外部