招標(biāo)資料存儲管理辦法一、總則（一）目的為加強公司招標(biāo)資料的存儲管理，確保招標(biāo)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高招標(biāo)工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有招標(biāo)項目資料的存儲管理，包括但不限于招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、合同文件等相關(guān)資料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保招標(biāo)資料存儲管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、完整地收集和保存招標(biāo)過程中的各類資料，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：保證資料內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免虛假或錯誤信息。4.安全性原則：采取有效措施保障招標(biāo)資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。5.便利性原則：存儲管理方式應(yīng)便于資料的查詢、檢索和使用，提高工作效率。二、職責(zé)分工（一）招標(biāo)部門1.負(fù)責(zé)組織招標(biāo)項目的實施，確保招標(biāo)資料的及時收集、整理和提交。2.對招標(biāo)資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核，并按照本辦法規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。3.在招標(biāo)項目結(jié)束后，將整理好的招標(biāo)資料移交至存儲管理部門。（二）存儲管理部門1.負(fù)責(zé)制定招標(biāo)資料存儲管理制度和流程，明確存儲管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.接收招標(biāo)部門移交的招標(biāo)資料，對資料進(jìn)行分類、編號、存儲，并建立詳細(xì)的檔案目錄。3.定期對存儲的招標(biāo)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的安全和完整。4.為公司內(nèi)部各部門提供招標(biāo)資料的查詢、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。（三）其他部門1.配合招標(biāo)部門完成招標(biāo)項目相關(guān)資料的提供和協(xié)助工作。2.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向存儲管理部門查詢、借閱招標(biāo)資料。三、招標(biāo)資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按招標(biāo)項目類別分類：分為工程建設(shè)類、貨物采購類、服務(wù)類等。2.按招標(biāo)階段分類：分為招標(biāo)前期資料、招標(biāo)過程資料、招標(biāo)后期資料。3.按資料性質(zhì)分類：分為文件類、表格類、圖紙類、音像類等。（二）編號規(guī)則1.采用“年份+項目類別代碼+項目編號+資料類別代碼+順序號”的編號方式。2.年份：取招標(biāo)項目發(fā)生年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。3.項目類別代碼：工程建設(shè)類用“GC”表示，貨物采購類用“HW”表示，服務(wù)類用“FW”表示等。4.項目編號：按照公司內(nèi)部項目編號規(guī)則編制。5.資料類別代碼：文件類用“WJ”表示，表格類用“BG”表示，圖紙類用“TZ”表示，音像類用“YX”表示等。6.順序號：按照資料在該類別中的排列順序依次編號，從001開始。例如，2023年工程建設(shè)類第5個項目的第3份文件資料編號為：23GC05WJ003。四、招標(biāo)資料的收集與整理（一）收集要求1.招標(biāo)部門應(yīng)在招標(biāo)項目啟動時，明確資料收集的范圍、內(nèi)容和要求，并及時通知相關(guān)部門和人員。2.各相關(guān)部門和人員應(yīng)按照要求，按時、準(zhǔn)確地提供招標(biāo)所需的各類資料，確保資料的完整性。3.招標(biāo)過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄、表格等資料，應(yīng)及時進(jìn)行收集，不得拖延或遺漏。（二）整理要求1.招標(biāo)部門對收集到的招標(biāo)資料進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效的資料，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份資料進(jìn)行編號，填寫資料清單，注明資料名稱、編號、來源、日期等信息。3.對資料中的文字內(nèi)容進(jìn)行校對，確保準(zhǔn)確無誤；對圖紙、圖表等進(jìn)行清晰標(biāo)注，保證其可讀性。4.將整理好的招標(biāo)資料按照順序排列，形成完整的資料卷宗。五、招標(biāo)資料的存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)招標(biāo)資料，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案盒進(jìn)行分類存放，并在檔案盒上標(biāo)明項目名稱、編號、資料類別等信息。2.電子存儲：將招標(biāo)資料進(jìn)行電子掃描或數(shù)字化處理，存儲在公司指定的電子存儲系統(tǒng)中。電子存儲應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行文件夾和文件名的命名，確保便于查詢和管理。3.異地備份：為防止自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е抡袠?biāo)資料丟失，應(yīng)對重要的招標(biāo)資料進(jìn)行異地備份。異地備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性。（二）存儲環(huán)境要求1.紙質(zhì)資料存儲場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。2.電子存儲設(shè)備應(yīng)配備不間斷電源（UPS），防止突然斷電造成數(shù)據(jù)丟失；定期對存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和清理，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定。（三）存儲期限1.一般招標(biāo)項目資料的存儲期限為自招標(biāo)項目結(jié)束之日起[X]年。2.涉及重大項目、重要合同或有特殊要求的招標(biāo)資料，存儲期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)或合同約定執(zhí)行，但不得少于[X]年。六、招標(biāo)資料的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢招標(biāo)資料時，應(yīng)填寫《招標(biāo)資料查詢申請表》，注明查詢項目名稱、編號、查詢內(nèi)容、查詢目的等信息。2.存儲管理部門收到查詢申請后，對申請進(jìn)行審核，審核通過后按照申請人要求提供相應(yīng)的招標(biāo)資料，并做好查詢記錄。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出或進(jìn)行復(fù)制、拍照等行為。如有特殊需要，需另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)。（二）借閱1.因工作需要借閱招標(biāo)資料的，應(yīng)填寫《招標(biāo)資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱項目名稱、編號、借閱資料內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等信息。2.借閱申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至存儲管理部門。存儲管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，將資料交予借閱人，并做好借閱記錄。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向存儲管理部門申請并說明原因。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的招標(biāo)資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失資料。如發(fā)生資料丟失或損壞，應(yīng)及時向存儲管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)按時歸還所借資料。存儲管理部門應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)要求借閱人進(jìn)行修復(fù)或賠償。七、招標(biāo)資料的保密與安全管理（一）保密措施1.參與招標(biāo)工作的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對招標(biāo)資料的內(nèi)容予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在招標(biāo)資料的存儲、查詢、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制訪問權(quán)限、加密存儲等，防止資料泄露。3.對涉及商業(yè)秘密、敏感信息的招標(biāo)資料，應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)注和管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。（二）安全管理1.加強對招標(biāo)資料存儲場所的安全防范，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入存儲區(qū)域。2.定期對存儲的招標(biāo)資料進(jìn)行安全檢查，檢查資料的完整性、存儲設(shè)備的運行狀況等，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.制定應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件時，能夠迅速采取措施，保護(hù)招標(biāo)資料的安全，并及時進(jìn)行恢復(fù)和重建工作。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對招標(biāo)資料存儲管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保本辦法的有效執(zhí)行。2.招標(biāo)部門和存儲管理部門應(yīng)定期對本部門負(fù)責(zé)的招標(biāo)資料存儲管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）檢查內(nèi)容1.招標(biāo)資料的收集、整理、存儲、查詢、借閱等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定的流程和要求。2.招標(biāo)資料的分類、編號是否準(zhǔn)確、規(guī)范，檔案目錄是否完整、清晰。3.招標(biāo)資料的存儲環(huán)境是否符合要求，存儲設(shè)備是否正常運行。4.招標(biāo)資料的保密與安全措施是否落實到位，有無資料泄露或安全事故發(fā)生。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定具體的整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。整改完成后，應(yīng)向檢查部門提交整改報告。3.對違反本辦法規(guī)定，造成招標(biāo)資料丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重