招標(biāo)工作歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)工作的規(guī)范化管理，確保招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)記錄、合同等相關(guān)資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有招標(biāo)項(xiàng)目的歸檔管理工作，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購(gòu)、服務(wù)外包等各類招標(biāo)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔資料應(yīng)如實(shí)反映招標(biāo)工作的全過(guò)程，確保資料真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋招標(biāo)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進(jìn)行歸檔，保證資料的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的歸檔資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、歸檔范圍與內(nèi)容（一）招標(biāo)前期文件1.招標(biāo)申請(qǐng)表：記錄招標(biāo)項(xiàng)目的基本信息、申請(qǐng)理由、預(yù)算金額等。2.項(xiàng)目審批文件：如立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告批復(fù)等。3.招標(biāo)文件編制計(jì)劃：明確招標(biāo)文件的編制進(jìn)度安排。4.資格預(yù)審文件（如有）：包括資格預(yù)審公告、資格預(yù)審文件、資格預(yù)審結(jié)果等。（二）招標(biāo)文件1.招標(biāo)公告：發(fā)布在指定媒體上的招標(biāo)信息。2.招標(biāo)文件：包含招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等核心內(nèi)容。3.招標(biāo)文件澄清與修改文件：對(duì)招標(biāo)文件的補(bǔ)充、修正內(nèi)容。（三）投標(biāo)文件1.投標(biāo)邀請(qǐng)函：向潛在投標(biāo)人發(fā)出的邀請(qǐng)文件。2.投標(biāo)文件：包括商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)、價(jià)格標(biāo)等部分，反映投標(biāo)人的響應(yīng)情況。3.投標(biāo)文件澄清與說(shuō)明文件（如有）：投標(biāo)人對(duì)投標(biāo)文件的補(bǔ)充說(shuō)明。（四）開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件1.開(kāi)標(biāo)記錄：記錄開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)等開(kāi)標(biāo)情況。2.評(píng)標(biāo)委員會(huì)組成文件：明確評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單。3.評(píng)標(biāo)報(bào)告：詳細(xì)記錄評(píng)標(biāo)過(guò)程、評(píng)標(biāo)結(jié)果及推薦中標(biāo)候選人的理由。4.評(píng)標(biāo)過(guò)程中的相關(guān)文件：如評(píng)標(biāo)打分表、評(píng)委意見(jiàn)、質(zhì)疑與答復(fù)等。（五）定標(biāo)與合同文件1.定標(biāo)文件：包括定標(biāo)決策記錄、中標(biāo)通知書等。2.合同文件：中標(biāo)人與招標(biāo)人簽訂的合同文本，以及合同談判過(guò)程中的相關(guān)記錄。3.合同變更文件：對(duì)合同進(jìn)行變更的相關(guān)協(xié)議、文件。（六）其他相關(guān)文件1.招標(biāo)活動(dòng)中的往來(lái)函件：如招標(biāo)人致投標(biāo)人的函、投標(biāo)人的詢問(wèn)函及招標(biāo)人的答復(fù)函等。2.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)相關(guān)文件（如有委托）：包括代理合同、代理工作記錄等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件（如有）：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書等。三、歸檔流程（一）文件收集1.招標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)在招標(biāo)活動(dòng)過(guò)程中及時(shí)收集各類文件資料，確保文件的完整性。2.對(duì)于來(lái)自投標(biāo)人、評(píng)標(biāo)委員會(huì)等外部單位的文件，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記和整理。（二）文件整理1.按照歸檔范圍和內(nèi)容要求，對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編制文件目錄，以便于查找和管理。3.去除文件中的無(wú)關(guān)材料，如重復(fù)頁(yè)、空白頁(yè)等，確保文件內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。（三）文件審核1.整理后的文件由招標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)于重要文件或存在疑問(wèn)的文件，提交相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核把關(guān)。（四）文件裝訂與存儲(chǔ)1.審核通過(guò)的文件按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保文件牢固、整齊。2.裝訂后的文件存儲(chǔ)在專門的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。（五）歸檔登記1.建立歸檔文件登記表，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間、保管期限等信息。2.歸檔登記應(yīng)確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，便于對(duì)歸檔文件進(jìn)行跟蹤和管理。四、歸檔文件的保管期限（一）短期保管保管期限為15年的文件，主要包括一般性的招標(biāo)項(xiàng)目文件、臨時(shí)性的往來(lái)函件等。（二）中期保管保管期限為510年的文件，如部分物資采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等。（三）長(zhǎng)期保管保管期限為10年以上的文件，涉及公司重大項(xiàng)目的招標(biāo)資料、合同文件等重要檔案。具體保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。五、歸檔文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱歸檔文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出或進(jìn)行涂改、損壞等行為。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱歸檔文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，按時(shí)歸還。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人員應(yīng)對(duì)文件的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。六、歸檔文件的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)歸檔文件中的敏感信息予以保密。2.對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施。3.在文件查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒，防止信息泄露。（二）安全管理1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全保存。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止設(shè)備故障導(dǎo)致文件損壞或丟失。3.建立檔案?jìng)浞葜贫?，?duì)重要文件進(jìn)行定期備份，并存放在不同的存儲(chǔ)地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)管理部門定期對(duì)招標(biāo)工作歸檔管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，歸檔流程的執(zhí)行情況，文件的保管與安全情況等。（二）考核機(jī)制1.建立招標(biāo)工作歸檔管理考核指標(biāo)體系，對(duì)各部門和相關(guān)人員的歸檔管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果與部門和