招標文件運營管理辦法一、總則（一）目的為加強公司招標文件運營管理，規(guī)范招標文件編制、審核、發(fā)布、存檔等流程，提高招標文件質(zhì)量，確保公司招標活動合法合規(guī)、公平公正、高效有序進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)各類項目的招標文件運營管理工作，包括但不限于工程建設、物資采購、服務外包等項目。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及相關政策要求，確保招標文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有潛在投標人一視同仁，不得設置不合理條件限制或排斥潛在投標人，保證招標過程公平公正。3.科學合理原則：招標文件的編制應科學合理，明確招標要求、技術規(guī)格、評標標準等內(nèi)容，確保能夠充分滿足項目需求。4.嚴謹規(guī)范原則：各項流程和環(huán)節(jié)應嚴謹規(guī)范，做到文件格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、邏輯清晰，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義性條款。二、職責分工（一）招標部門1.負責提出招標需求，明確項目技術規(guī)格、服務要求、商務條款等內(nèi)容。2.組織編制招標文件，確保文件內(nèi)容準確反映招標需求，并按照規(guī)定流程進行審核、修改和完善。3.負責招標文件的發(fā)布工作，及時將招標文件發(fā)送給潛在投標人，并記錄發(fā)布情況。4.收集、整理潛在投標人對招標文件的疑問和異議，組織相關部門進行答疑和澄清，并及時將答復意見反饋給潛在投標人。5.負責與招標人、評標專家等相關方溝通協(xié)調(diào)，解答關于招標文件的問題，確保招標活動順利進行。（二）法務部門1.參與招標文件的審核工作，從法律角度對文件內(nèi)容進行審查，確保文件符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。2.協(xié)助處理招標文件編制、發(fā)布、答疑等過程中涉及的法律問題，提供專業(yè)法律意見和建議。3.對招標活動中出現(xiàn)的法律糾紛進行處理，維護公司合法權益。（三）技術部門1.根據(jù)招標項目的技術需求，提供技術規(guī)格、技術參數(shù)等方面的專業(yè)意見和建議，確保招標文件的技術要求科學合理、準確可行。2.協(xié)助招標部門對潛在投標人的技術方案進行評審，提供技術支持和專業(yè)判斷。（四）財務部門1.對招標文件中的商務條款，如報價要求、付款方式、結算辦法等進行審核，確保財務條款合理合規(guī)，符合公司財務管理制度。2.協(xié)助評估招標項目的預算和成本，為招標文件編制提供財務方面的參考依據(jù)。（五）檔案管理部門負責招標文件的存檔工作，按照檔案管理規(guī)定對招標文件進行分類、整理、歸檔和保管，確保文件資料的完整性和可追溯性。三、招標文件編制（一）編制準備1.招標部門應在編制招標文件前，充分了解項目需求，收集相關資料，包括項目背景、技術要求、預算情況、以往類似項目經(jīng)驗等，為招標文件編制提供充分依據(jù)。2.組織相關部門和人員召開項目啟動會，明確各部門職責分工，協(xié)調(diào)工作進度，確保招標文件編制工作順利進行。（二）文件內(nèi)容1.封面：應包含招標項目名稱、招標編號、招標人名稱、招標日期等信息。2.目錄：清晰列出招標文件各章節(jié)內(nèi)容的標題和頁碼，便于查閱。3.招標公告（適用于公開招標）或投標邀請書（適用于邀請招標）：應明確招標項目的基本情況、招標范圍、投標人資格要求、獲取招標文件的方式和時間、投標截止時間和開標時間及地點等內(nèi)容。4.投標人須知：包括總則、招標文件、投標文件、投標、開標、評標、合同授予等內(nèi)容，對招標活動的各個環(huán)節(jié)進行詳細規(guī)定，告知投標人應遵循的程序和要求。5.評標辦法：明確評標標準和方法，包括商務評審、技術評審、價格評審等方面的具體內(nèi)容和分值設置，確保評標過程公平公正、科學合理。6.合同條款及格式：包括通用合同條款和專用合同條款，明確雙方的權利義務、合同價款及支付方式、工程質(zhì)量、工期、違約責任等主要條款，為簽訂合同提供依據(jù)。7.技術規(guī)格、參數(shù)及要求：詳細描述招標項目的技術規(guī)格、技術參數(shù)、性能指標、服務要求等內(nèi)容，確保投標人能夠準確理解項目需求。8.投標文件格式：規(guī)定投標文件應包含的內(nèi)容、格式要求，如投標函、法定代表人身份證明、授權委托書、投標報價表、技術規(guī)格偏離表、商務條款偏離表等，便于投標人編制投標文件。9.附件：如營業(yè)執(zhí)照副本復印件、資質(zhì)證書復印件、業(yè)績證明材料、售后服務承諾等，要求投標人提供的相關證明文件。（三）編制要求1.語言表達應準確、清晰、簡潔，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。2.各項條款應明確具體，具有可操作性，不得出現(xiàn)前后矛盾或相互沖突的內(nèi)容。3.技術規(guī)格和要求應科學合理，既要滿足項目實際需求，又要具有一定的通用性和兼容性，便于潛在投標人提供符合要求的產(chǎn)品或服務。4.評標標準應客觀公正，能夠全面、準確地評價投標人的綜合實力和投標文件的響應程度，避免設置傾向性或歧視性條款。5.合同條款應符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權利義務，保障公司合法權益，同時要考慮合同的可履行性和風險防范。（四）審核與修改1.招標文件初稿編制完成后，招標部門應組織內(nèi)部審核，由法務部門、技術部門、財務部門等相關人員對文件內(nèi)容進行審核，提出修改意見和建議。2.招標部門根據(jù)審核意見對招標文件進行修改完善，確保文件內(nèi)容符合各方要求。對于重大問題或存在爭議的條款，應組織相關部門進行專題討論，形成一致意見。3.修改后的招標文件應再次進行審核，審核通過后方可進入發(fā)布環(huán)節(jié)。四、招標文件發(fā)布（一）發(fā)布渠道1.根據(jù)招標項目的性質(zhì)和要求，選擇合適的發(fā)布渠道，如公司官網(wǎng)、政府采購平臺、招標投標公共服務平臺等。2.在發(fā)布招標文件時，應確保發(fā)布渠道的合法性、權威性和有效性，保證潛在投標人能夠及時、準確地獲取招標文件。（二）發(fā)布時間1.招標文件應在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)布，確保潛在投標人有足夠的時間準備投標文件。公開招標項目的招標公告應至少在投標截止時間前[X]日發(fā)布；邀請招標項目的投標邀請書應至少在投標截止時間前[X]日發(fā)出。2.如因特殊情況需要變更招標文件發(fā)布時間的，應提前通知已獲取招標文件的潛在投標人，并在規(guī)定的媒體上發(fā)布變更公告。（三）發(fā)布記錄1.招標部門應記錄招標文件的發(fā)布時間、發(fā)布渠道、獲取招標文件的潛在投標人名單等信息，形成發(fā)布記錄臺賬。2.發(fā)布記錄臺賬應妥善保存，以備查詢和追溯。五、招標文件答疑與澄清（一）疑問提出1.潛在投標人對招標文件有疑問的，應在規(guī)定的時間內(nèi)以書面形式向招標部門提出。疑問應明確具體，不得含混不清或故意刁難。2.招標部門應及時受理潛在投標人的疑問，并做好記錄。記錄內(nèi)容應包括疑問提出的時間、潛在投標人名稱、疑問內(nèi)容等。（二）答疑與澄清1.招標部門收到潛在投標人的疑問后，應及時組織相關部門進行研究分析，并在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復。對于涉及技術、商務等關鍵問題的疑問，應組織相關專家進行論證，確保答復意見準確、合理。2.如招標文件存在需要澄清或修改的內(nèi)容，招標部門應在規(guī)定的時間內(nèi)以書面形式通知所有已獲取招標文件的潛在投標人，并發(fā)布澄清公告。澄清或修改的內(nèi)容作為招標文件的組成部分，與原招標文件具有同等法律效力。3.答疑和澄清文件應按照招標文件的編制要求進行編制和審核，并及時發(fā)送給潛在投標人。（三）時間限制1.潛在投標人提出疑問的截止時間應在投標截止時間前[X]日；招標部門對疑問的答復時間應在收到疑問后的[X]日內(nèi)；招標文件的澄清或修改應在投標截止時間前[X]日發(fā)出。2.如遇特殊情況需要延長上述時間限制的，應提前告知潛在投標人，并說明理由。六、開標與評標（一）開標1.招標部門應按照招標文件規(guī)定的時間、地點組織開標會議。開標會議應由招標人或其委托的招標代理機構主持，邀請所有投標人代表參加。2.開標時，應首先宣布開標紀律，然后由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封情況，經(jīng)確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標報價、投標保證金等主要內(nèi)容。3.開標過程應記錄在案，并存檔備查。記錄內(nèi)容包括開標時間、地點、主持人、唱標內(nèi)容、投標人代表簽字等。（二）評標1.評標由招標人依法組建的評標委員會負責。評標委員會成員應從評標專家?guī)熘须S機抽取，并嚴格遵守評標紀律和職業(yè)道德。2.評標委員會應按照招標文件規(guī)定的評標辦法和標準，對投標文件進行評審。評審過程中，評標委員會成員應獨立評審，不得相互串通或受外界干擾。3.評標委員會在評審過程中發(fā)現(xiàn)投標文件存在疑問或需要投標人作出澄清的，應書面通知投標人進行澄清。投標人的澄清文件應作為投標文件的組成部分，但不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。4.評標委員會完成評審后，應向招標人提交評標報告，推薦中標候選人名單。評標報告應包括評標基本情況和數(shù)據(jù)表、評標委員會成員名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、否決投標情況說明、評標標準、評標方法或者評標因素一覽表、經(jīng)評審的價格或者評分比較一覽表、經(jīng)評審的投標人排序、推薦的中標候選人名單與簽訂合同前要處理的事宜、澄清、說明、補正事項紀要等內(nèi)容。七、合同簽訂（一）中標通知1.招標人根據(jù)評標委員會推薦的中標候選人名單，確定中標人，并向中標人發(fā)出中標通知書。2.中標通知書應明確中標項目名稱、中標金額、中標工期等主要內(nèi)容，并告知中標人在規(guī)定的時間內(nèi)與招標人簽訂合同。（二）合同簽訂1.中標人應在收到中標通知書后的規(guī)定時間內(nèi)，與招標人簽訂合同。合同簽訂應按照招標文件和中標人的投標文件內(nèi)容進行，不得擅自變更合同條款。2.招標部門應協(xié)助招標人做好合同簽訂工作，確保合同簽訂過程合法合規(guī)、手續(xù)齊全。合同簽訂后，應及時將合同副本送檔案管理部門存檔。八、存檔管理（一）歸檔范圍1.招標文件編制過程中形成的各類文件資料，包括招標需求文件、招標文件初稿、審核意見、修改記錄、發(fā)布記錄等。2.招標文件答疑與澄清過程中形成的文件資料，包括疑問函、答復意見、澄清公告等。3.開標與評標過程中形成的文件資料，包括開標記錄、評標報告、投標文件等。4.合同簽訂過程中形成的文件資料，包括中標通知書、合同文本等。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定，對上述文件資料進行分類、整理、歸檔和保管。歸檔文件應齊全完整、真實有效，字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應按照年度、項目類別等進行分類編號，便于查詢和檢索。同時，應建立電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。（三）保管期限招標文件及相關文件資料的保管期限應按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對于涉及重要項目或具有長期保存價值的文件資料，應適當延長保管期限。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對招標文件運營管理工作進行審計監(jiān)督，檢查招標文件編制、審核、發(fā)布、存檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程和要求，是否存在違規(guī)操作行為。2.對于審計監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出