技術文檔歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司技術文檔的規(guī)范化管理，確保技術文檔的完整性、準確性和可追溯性，提高公司技術管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有與技術活動相關的文檔歸檔管理，包括但不限于產品研發(fā)文檔、技術方案文檔、項目實施文檔、技術標準文檔等。（三）基本原則1.真實性原則：技術文檔應如實反映技術活動的實際情況，確保內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋技術活動全過程所產生的各類文檔，保證文檔體系完整。3.準確性原則：文檔內容準確無誤，數(shù)據(jù)、圖表、文字表述等符合規(guī)范要求。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的文檔格式、編號規(guī)則和分類標準，便于管理和查閱。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密和技術機密的文檔，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、技術文檔分類與編號（一）分類1.產品研發(fā)類產品需求文檔產品設計文檔（包括架構設計、詳細設計等）產品測試文檔（測試計劃、測試用例、測試報告等）產品變更記錄2.技術方案類技術解決方案技術可行性研究報告技術選型文檔3.項目實施類項目計劃文檔（項目立項報告、項目進度計劃等）項目實施過程文檔（項目會議紀要、項目日志、項目問題記錄等）項目驗收文檔（項目驗收申請、驗收報告等）4.技術標準類公司內部技術標準行業(yè)相關技術標準技術規(guī)范文檔（二）編號1.技術文檔編號采用“年份+文檔類別代碼+順序號”的格式。例如：2023PD001，表示2023年的產品研發(fā)類文檔，順序號為001。2.文檔類別代碼如下：PD：產品研發(fā)類TS：技術方案類PI：項目實施類ST：技術標準類三、技術文檔的形成與收集（一）形成要求1.技術文檔應在技術活動開展過程中同步形成，確保文檔與技術工作緊密結合，真實記錄技術活動的各個環(huán)節(jié)。2.文檔撰寫應語言規(guī)范、邏輯清晰、圖表準確，內容完整且具有可追溯性。涉及多個部門協(xié)作的技術文檔，各部門應明確職責，確保文檔內容的一致性和連貫性。（二）收集職責1.項目負責人：負責組織本項目技術文檔的收集工作，確保項目文檔的完整性和準確性。在項目啟動階段，應制定詳細的文檔收集計劃，并明確各階段文檔的提交時間和責任人。2.部門技術主管：對本部門產生的技術文檔進行審核和整理，確保文檔質量符合要求后提交歸檔。同時，負責督促本部門員工及時提交相關技術文檔。3.文檔管理員：協(xié)助項目負責人和部門技術主管進行技術文檔的收集工作，對收集到的文檔進行初步審核和分類，并建立文檔收集清單。四、技術文檔的整理與審核（一）整理1.文檔收集完成后，文檔管理員應按照分類標準對文檔進行整理，去除重復、無效的文檔，并對文檔進行編號、編目。2.對于同一技術活動產生的系列文檔，應按照時間順序和邏輯關系進行排列，確保文檔之間的關聯(lián)性和系統(tǒng)性。3.對文檔中的圖表、數(shù)據(jù)等進行核對和標注，確保其準確性和完整性。對于需要補充或修正的內容，及時反饋給文檔撰寫人進行處理。（二）審核1.部門審核：部門技術主管對本部門提交的技術文檔進行審核，重點審核文檔內容的準確性、完整性、規(guī)范性以及與本部門技術工作的相關性。審核通過后，在文檔上簽字確認。2.跨部門審核：對于涉及多個部門的技術文檔，由項目負責人組織相關部門進行聯(lián)合審核。審核內容包括文檔的整體邏輯、各部門職責分工的合理性以及與項目目標的一致性等。審核通過后，各部門負責人簽字確認。3.最終審核：重要技術文檔或涉及公司核心技術的文檔，需經公司技術總監(jiān)進行最終審核。審核通過后，方可進行歸檔。五、技術文檔的歸檔（一）歸檔流程1.經審核通過的技術文檔，由文檔管理員按照編號順序進行裝訂，并編制文檔目錄。2.將裝訂好的文檔及文檔目錄一同存入公司指定的文檔存儲介質（如硬盤、光盤、紙質檔案等），并建立電子文檔索引和紙質檔案索引，便于查詢和管理。3.在文檔存儲介質上標注文檔類別、編號、名稱、歸檔時間等信息，并按照存儲介質的管理要求進行妥善保管。（二）歸檔期限1.產品研發(fā)類文檔應在產品發(fā)布后[X]個工作日內完成歸檔。2.技術方案類文檔在方案確定并實施后[X]個工作日內歸檔。3.項目實施類文檔應在項目驗收完成后[X]個工作日內歸檔。4.技術標準類文檔在發(fā)布或修訂后[X]個工作日內歸檔。（三）存儲要求1.電子文檔應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。備份存儲介質應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保檔案存放整齊、便于查找。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。3.對于重要且不常使用的技術文檔，可考慮采用縮微膠片等特殊存儲方式進行長期保存。六、技術文檔的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部員工因工作需要查閱技術文檔，應填寫《技術文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的類別、編號、名稱及查閱目的。2.《技術文檔查閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交給文檔管理員。文檔管理員根據(jù)申請內容，在確保不影響文檔安全和保密的前提下，為查閱人員提供相應的文檔。3.查閱人員應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將文檔帶出。查閱過程中，應愛護文檔，不得在文檔上進行涂改、標記等操作。查閱結束后，及時將文檔歸還文檔管理員，并在《技術文檔查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱技術文檔的，應填寫《技術文檔借閱申請表》，詳細說明借閱文檔的類別、編號、名稱、借閱期限及借閱用途。2.《技術文檔借閱申請表》經所在部門負責人、公司技術總監(jiān)簽字同意后，提交給文檔管理員。文檔管理員對借閱申請進行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應按照借閱期限及時歸還所借文檔。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，文檔管理員應及時催還，并按照公司相關規(guī)定進行處理。4.借閱人員在借閱期間應妥善保管所借文檔，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播文檔內容。如因保管不善導致文檔丟失、損壞的，應承擔相應的賠償責任。七、技術文檔的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密的技術文檔，包括但不限于產品設計圖紙、技術配方、工藝文件、客戶信息等。2.公司內部尚未公開的技術研究成果、技術方案以及正在進行中的項目文檔。（二）保密措施1.對涉及保密的技術文檔，應在文檔封面或顯著位置標注“保密”字樣，并按照公司保密制度進行管理。2.文檔管理員應嚴格控制保密文檔的查閱和借閱權限，只有經過授權的人員才能查閱和借閱。查閱和借閱保密文檔時，應在專門的保密登記簿上進行登記，記錄查閱或借閱人員的姓名、部門、時間及文檔內容等信息。3.對于存儲保密文檔的電子設備和存儲介質，應設置訪問密碼，并定期進行安全檢查。在傳輸保密文檔時，應采用加密技術，確保文檔傳輸過程中的安全性。4.員工離職時，應將所保管的保密技術文檔全部歸還公司，并辦理相關的交接手續(xù)。公司應對離職員工進行保密提醒，要求其遵守公司的保密規(guī)定。八、技術文檔的變更與廢止（一）變更1.技術文檔在使用過程中如需變更，應由文檔撰寫人或相關部門提出變更申請，填寫《技術文檔變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及變更后的生效時間。2.《技術文檔變更申請表》經所在部門負責人、公司技術總監(jiān)簽字同意后，提交給文檔管理員。文檔管理員對變更申請進行審核，審核通過后，對相應的技術文檔進行修改，并更新文檔編號、版本號等信息。3.變更后的技術文檔應按照本辦法規(guī)定的審核、歸檔流程進行處理，確保變更后的文檔質量和完整性。同時，文檔管理員應及時通知相關部門和人員，告知文檔變更情況。（二）廢止1.因技術更新、業(yè)務調整等原因，導致部分技術文檔不再適用時，應由相關部門提出廢止申請，填寫《技術文檔廢止申請表》，說明廢止文檔的類別、編號、名稱及廢止原因。2.《技術文檔廢止申請表》經所在部門負責人、公司技術總監(jiān)簽字同意后，提交給文檔管理員。文檔管理員對廢止申請進行審核，審核通過后，將廢止的技術文檔從文檔存儲介質中刪除，并在文檔索引中進行標注。3.對于廢止的重要技術文檔，應進行備份保存，以備后續(xù)查閱和參考。同時，應定期對廢止文檔進行清理，確保文檔存儲介質的空間合理利用。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對技術文檔歸檔管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文檔的收集、整理、審核、歸檔、查閱、借閱、保密等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行。定期檢查每年至少進行[X]次，不定期抽查根據(jù)實際工作需要隨時開展。3.檢查人員應填寫《技術文檔歸檔管理檢查記錄表》，詳細記錄檢查情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合本辦法規(guī)定的情況，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）