扶貧檔案日常管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮扶貧檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在扶貧工作中形成的各類(lèi)檔案的日常管理，包括但不限于扶貧項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中產(chǎn)生的文件、資料、圖表、聲像等材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，嚴(yán)禁弄虛作假。3.分類(lèi)科學(xué)原則按照扶貧工作的不同階段、類(lèi)別和載體形式，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴(yán)格遵守保密制度。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)有關(guān)扶貧工作的政策文件、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃計(jì)劃等。2.公司/組織制定的扶貧工作制度、方案、措施等。3.扶貧項(xiàng)目申報(bào)材料，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、項(xiàng)目預(yù)算等。4.扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件資料，如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目資金使用憑證等。5.扶貧項(xiàng)目驗(yàn)收材料，包括項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收結(jié)論等。6.扶貧對(duì)象的基本信息、幫扶記錄、脫貧成效等資料。7.扶貧工作中的會(huì)議記錄、調(diào)研材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。8.其他與扶貧工作相關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等材料。（二）收集要求1.各部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門(mén)和項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類(lèi)按照扶貧工作的階段和類(lèi)別，將檔案分為綜合類(lèi)、項(xiàng)目類(lèi)、對(duì)象類(lèi)等。綜合類(lèi)包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議記錄等；項(xiàng)目類(lèi)包括項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的文件材料；對(duì)象類(lèi)包括扶貧對(duì)象的基本信息、幫扶記錄等。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。三、檔案的保管與利用（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限1.扶貧檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括上級(jí)有關(guān)扶貧工作的重要文件、公司/組織制定的扶貧工作制度、扶貧項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括扶貧項(xiàng)目申報(bào)材料、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件資料、扶貧對(duì)象的基本信息等，保管期限為10年30年。4.短期保管的檔案包括扶貧工作中的一般性文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限為5年以下。（三）利用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。3.外單位人員因工作需要查閱扶貧檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有檔案管理部門(mén)人員陪同。4.檔案一般不對(duì)外借閱，確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。5.利用檔案時(shí)，如需復(fù)印、拍照、摘錄等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播。四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和相關(guān)專(zhuān)家組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)一式兩份，一份隨檔案銷(xiāo)毀，一份留存檔案管理部門(mén)備查。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)將銷(xiāo)毀情況記錄在案，留存?zhèn)洳?。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定本部門(mén)的檔案管理工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)扶貧檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。2.按照檔案利用規(guī)定，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作。5.協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，負(fù)責(zé)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》的編制和保管。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對(duì)扶貧檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀等情況。2.監(jiān)督檢查可采取自查、互查、抽查等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立扶貧檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理工作制度的執(zhí)行情況、檔案的完整率和準(zhǔn)確率、檔案的利用效果等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)